Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил ошибки, он может внести необходимую корректировку. При этом у покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.
| Вид отчетности | Отчетный период | Срок сдачи |
|---|---|---|
| Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М) | Декабрь 2022 года | 16.01.2023 (15 января — воскресенье) |
| Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ) и Сведения по страхователю, передаваемые для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта (ОДВ-1) | 2022 год | 01.03.2023 |
| Расчет 4-ФСС (на бумаге) | 2022 год | 20.01.2023 |
| Расчет 4-ФСС (в электронном виде) | 2022 год | 25.01.2023 |
| Подтверждение основного вида деятельности | 2022 год | 17.04.2023 |
Порядок заполнения по строкам
Счет-фактура заполняется по Правилам, которые утверждены постановлением правительства от 26.12.2011 № 1137. Там нужно указать:
-
Порядковый номер и дату составления — строка 1. Документы нумеруются по порядку, по возрастанию. Храниться они должны в хронологическом порядке — по дате выставления или по дате получения. Срок хранения счетов-фактур и накладных — не менее четырех лет с даты последней записи.
-
Сведения о продавце — строки 2, 2а и 2б. Название, адрес, ИНН и КПП продающей стороны. Адрес указываются в счете-фактуре по ЕГРЮЛ, подробно, без сокращений, которые допустимы в учредительных документах. Нарушение этого правила может стать основанием для лишения вычета.
-
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе — строки 3 и 4. Указывается только при продаже товаров. При реализации услуг или выполнении работ ставится прочерк. Если продавец и есть отправитель груза — в этой строке пишется «Он же».
-
Сведения об оплате — строка 5. Заполняется при продаже в счет ранее полученной предоплаты. Там указывают номер и дату платежно-расчетного документа. Если предоплаты не было, ставится прочерк.
-
Информация о документе об отгрузке — строка 5а. Там указываются номер и дата документа об отгрузке товаров, на основании которого составлен счет-фактура. Это могут быть товарная накладная, акт оказанных услуг, УПД и т.д.
-
Сведения о покупателе — строки 6, 6а и 6б. Продавец должен указать полное или сокращенное наименование покупателя по учредительным документам, адрес покупателя, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, или место жительства предпринимателя, а также ИНН и КПП покупателя.
-
Валюта и ее код — строка 7. Счет-фактура выставляется в той денежной единице, в которой выражены цены и расчеты по договору.
-
Сведение о госзаказах — строка 8. Заполняется при работе с госзаказами. В противном случае ставится прочерк или строка оставляется пустой.
-
Сведения о товаре. В табличной части нужно указать наименование товара или описание работ, услуг, переданных прав. При вывозе товаров в страны ЕАЭС в графе 1 (а) счета-фактуры указывайте код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.
В графах 2 и 2а указываются единицы измерения отгруженной продукции. Это код и определенное условное обозначение согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения. Но проставлять единицы измерения необходимо, только если их можно определить. Когда указывать нечего, например, при реализации услуг, ставятся прочерки. Графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» и графу 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» заполняются только по иностранным товарам.
-
Цена и стоимость товара. В графе 4 ставится цена за единицу измерения без учета налога. Указывается в том случае, когда возможно ее указать, иначе ставится прочерк. В графе 5 указывается стоимость товаров, работ, услуг без учета налога.
-
Ставка и сумма налога. В графе 7 отмечается размер налоговой ставки, в графе 8 — сумма налога в рублях и копейках, полная, без округления, в графе 9 — стоимость всего количества или объема товара с учетом суммы налога.
-
РНПТ (регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости). Заполняется в графе 11 по импортным товарам из списка. Либо там указывается регистрационный номер таможенной декларации для прочих товаров.
В одном документе можно указать сведения как по прослеживаемым, так и не по прослеживаемым товарам. В графе 12 и 12а указывают единицу измерения товара. Она определяется по ОКЕИ. В графе 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости.
Кто сдает журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур
Посредники, освобожденные от уплаты НДС, но при этом в целях предпринимательской деятельности выставляющие и получающие счета-фактуры, обязаны заполнять и сдавать ежеквартально специальную форму журнала учета. При этом не имеет значение налоговая система, по которой работают данные лица.
К данной категории посредников относятся:
- лица, работающие по договорам комиссии (комиссионеры согласно п. 1 ст. 990 ГК РФ);
- лица, работающие агентским договорам (агенты согласно п. 1 ст. 1005 ГК РФ);
- лица, работающие по договорам транспортной экспедиции (экспедиторы, привлекающие сторонних лиц и не участвующие сами в перевозках согласно п. 1 ст. 801, 805 ГК РФ);
- застройщики, привлекающие подрядчиков, при этом сами в строительстве не участвующие (ст. 740 ГК РФ);
- некоторые посредники — налоговые агенты.
Вопрос N 3. Какие документы следует оформлять «упрощенцам», добровольно выставляющим счета-фактуры
Об «упрощенцах», добровольно выписывающих счета-фактуры при реализации и начисляющих НДС, не говорится ни в Налоговом кодексе РФ, ни в Постановлении N 1137. Оно и понятно, потому как термина «добровольная уплата НДС» для «упрощенцев» в налоговом законодательстве не содержится.
На заметку. Как вести журнал учета счетов-фактур
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур состоит из двух частей: ч. 1 «Выставленные счета-фактуры» и ч. 2 «Полученные счета-фактуры» (п. 1 Приложения 3 к Постановлению N 1137). При ведении журнала используют Коды видов операций по перечню, утвержденному Приказом ФНС России от 14.02.2012 N ММВ-7-3/83@.
Документ можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Бумажный вариант журнала заверяет руководитель (уполномоченное им лицо) не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом. Перед этим журнал следует прошнуровать, пронумеровать и скрепить печатью. Если журнал ведут в электронном виде, его заверяют электронной подписью руководителя (уполномоченного им лица) (п. 13 Приложения 3 к Постановлению N 1137).
Порядок ведения книги покупок и регистрации счетов-фактур
Регистрация полученных налогоплательщиком счетов-фактур в книге покупок является обязательной процедурой. Это вытекает из п. 7 Постановления N 914:
«Покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке».
Иначе говоря, в том случае, если налогоплательщик не зарегистрировал полученный счет-фактуру в книге покупок, он может потерять свое право на вычет. В качестве доказательства приведем Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 26 апреля 2005 г. N А19-1994/04-30-41-Ф02-1763/05-С1. При рассмотрении дела суд сделал вывод, что, так как в нарушение своих обязанностей налогоплательщик не зарегистрировал «спорный» счет-фактуру в книге покупок, он фактически утратил свое право на вычет в данном налоговом периоде.
Так как формирование данного налогового регистра связано с получением вычетов по «входному» налогу, то исходя из этого можно сделать вывод, что регистрация налогоплательщиком НДС полученных счетов-фактур в книге покупок производится в тот момент, когда все условия, требуемые НК РФ для предоставления вычета, выполняются.
Напомним, что в соответствии с требованиями НК РФ такими условиями являются:
- использование приобретенных товаров (работ, услуг), имущественных прав для операций, подлежащих налогообложению;
- имущество (работы, услуги), имущественные права приняты на учет;
- наличие счета-фактуры, оформленного в надлежащем порядке.
Кто должен вести журнал учета счетов-фактур
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур ведется в целях контроля за движением НДС у организаций и ИП, не обязанных сдавать декларации по НДС. К таким относятся юрлица и ИП, не являющиеся плательщиком налога (например, упрощенцы), а также получившие освобождение от его уплаты. В журнале отражаются сведения, по которым налоговые инспекторы могут сопоставить входящий и исходящий НДС, а также отследить правомерность принятия его к вычету.
До 2016 года этот регистр вели все организации, работающие с налогом на добавленную стоимость. Впоследствии такое требование отменили, потому что аналогичная информация вносилась в книги покупок и продаж. Однако компании, занимающиеся посреднической деятельностью до сих пор обязаны вести такой журнал. При этом применяемая налоговая система посредника в этом вопросе роли не играет — общережимники и упрощенцы ведут журнал на общих основаниях.
На заметку! Посредническая деятельность — это совершение сделок по продаже или приобретению товаров (работ, услуг) в интересах других лиц. Для этого посредник заключает договоры типа агентского, комиссионного, экспедиторского и т. д.
Исправление журнала после сдачи
Ситуация: должен ли посредник – неплательщик НДС сдать в инспекцию исправленный журнал учета счетов-фактур? После сдачи первоначального журнала организация обнаружила в нем ошибки.
Обязанность подавать в инспекцию исправленный журнал налоговым законодательством не предусмотрена. Но уточненный журнал лучше все же сдать.
Посредники должны представлять в инспекцию журнал с зарегистрированными в нем счетами-фактурами, которые они выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Эти сведения нужны налоговой инспекции для контроля за полнотой уплаты НДС организациями, которые работают через посредников.
На основании этих журналов инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например комитентами, при продаже товаров, тем суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.
Таким образом, если посредник обнаружил после подачи в инспекцию ошибки в журнале учета счетов-фактур, в него нужно внести исправления и представить в инспекцию исправленный документ. Для исправления аннулируйте неверную запись в журнале, то есть отразите ошибочный счет-фактуру со знаком минус. В следующей строке журнала отразите верную запись.
Такой порядок в устных разъяснениях подтверждают представители ФНС России и Минфина России.
Как исправить журнал
Чтобы исправить ошибку в журнале, аннулируйте ошибочный счет-фактуру. То есть отразите со знаком минус стоимость товаров (работ, услуг) и сумму налога (показатели по графам 14 и 15 журнала). Затем зарегистрируйте правильный счет-фактуру со знаком плюс.
Например, посредник покупает товары для заказчика. Бухгалтер компании посредника обнаружил, что в журнале учета за III квартал указаны неверные реквизиты счета-фактуры, поступившего от продавца товаров. Указаны следующие реквизиты (неверные): № 1250 от 26 октября 2016 г. А правильные реквизиты счета-фактуры – № 1350 от 26 октября 2016 г. Журнал уже сдан в налоговую инспекцию. Чтобы исправить ошибку, бухгалтер сделал следующее:
- в части 1 журнала аннулировал неверную запись, отразив суммовые показатели со знаком минус. В следующей строке указал те же данные, что и в аннулированной строке, исправив только графу 12. В ней бухгалтер исправил номер счета-фактуры. Стоимостные показатели этой строки бухгалтер указал со знаком плюс;
- в части 2 журнала аннулировал неверную запись, отразив суммовые показатели со знаком минус. В следующей строке указал те же данные, что и в аннулированной строке, исправив только графу 4. В ней бухгалтер исправил номер счета-фактуры. Стоимостные показатели этой строки бухгалтер указал со знаком плюс.
Вести журнал учета счетов-фактур можно как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 1 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Однако сдавать журнал в инспекцию в качестве налоговой отчетности можно только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Поэтому посредникам, которые не являются плательщиками НДС и не признаются налоговыми агентами, целесообразно сразу вести журналы учета счетов-фактур в электронном формате (утвержден приказом ФНС России от 4 марта 2020 г. № ММВ-7-6/93).
Остальные организации (плательщики НДС или налоговые агенты) могут вести журналы учета на бумаге. Но данные из этих журналов им все равно придется переносить в декларации по НДС, которые можно передавать в инспекции только в электронном виде через спецоператоров (п. 5–5.1 ст. 174 НК РФ).
Вести журнал в электронной форме теперь должны будут застройщики, заказчики, выполняющие функции застройщика, а также экспедиторы-посредники. При этом любому посреднику (застройщику) запрещено регистрировать в журнале счет-фактуру, выставленный на сумму посреднического вознаграждения (п. п. 1(1), 1(2) Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, …, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее – Правила ведения журнала учета).
Не придется вести журнал учета только комиссионерам и агентам, которые реализуют на территории РФ товары (работы, услуги):
-
покупателю, не являющемуся налогоплательщиком НДС или освобожденному от уплаты НДС, если стороны в письменной форме договорились не составлять счета-фактуры (подп. «а» п. 1(3) Правил ведения журнала учета);
-
по поручению комитента (принципала) – иностранного лица, не состоящего на учете в налоговой инспекции в качестве налогоплательщика (подп. «б» п. 1(3) Правил ведения журнала учета).
Как исправлять ошибки
Правила внесения изменений в журнал учета, исправления в нем ошибок приведены в новой редакции пункта 12 Правил ведения журнала учета.
Новая редакция пункта 12 правил ведения журнала содержит инструкцию относительно того, как вносить изменения в журнал, в том числе после завершения налогового периода. Запись, которая нуждается в исправлении, зачеркивать не надо. Вместо этого следует сделать две новые записи в том же периоде. Первая — это «исходная», то есть неправильная запись, с отрицательным значением. Вторая — это исправленная запись с положительным значением.
При удалении из журнала ошибочно сделанной записи зачеркивание тоже не применяется. В этом случае достаточно внести в этот же период точно такую же запись, но с отрицательным значением.
Если указанные выше исправления совершены в том или ином периоде после того, как декларация по НДС за этот период уже сдана, посредник должен представить «уточненку».
Предназначение журнала полученных и выставленных счетов-фактур
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — журнал) – это налоговый регистр, введенный в практику налогового учета постановлением Правительства России № 1137, принятым 26.12.2011. До 2015 года все фирмы и ИП просто фиксировали в нем выданные контрагентам и полученные от партнеров счета-фактуры.
Структура журнала с 2011 года не изменилась и по-прежнему включает 2 части: в первой фиксируются выставленные документы, во второй — полученные. Но кардинально поменялись правила работы с журналом. Они следующие:
- ведите журнал, только если относитесь к категории посредников, обязанных это делать;
- оформляйте его и представляйте в налоговую инспекцию ежеквартально;
- вести журнал желательно в электронной форме – в таком виде он передается налоговикам (хотя оформление на бумаге не запрещено);
- записывайте счета-фактуры в хронологическом порядке (по дате их получения или выставления);
- заполняя строки и графы журнала (или корректируя их) сверяйтесь с правилами, описанными в приложении 3 к постановлению № 1137;
- внимательно проверяйте коды операций
- после окончания каждого квартала заверяйте журнал подписью руководителя (или уполномоченного работника), страницы бумажного журнала пронумеруйте и прошнуруйте (если ведете его на бумаге);
- ежеквартально передавайте журнал (заверенный УКЭП) налоговикам по электронным каналам связи;
- храните журналы как минимум 4 года с даты последней записи в каждом из них.
Основные правила оформления журнала действуют с момента вступления в силу постановления № 1137 и с тех пор не изменились. Единственная поправка 2019 года была внесна в них в связи с заменой ставки НДС 18% на ставку 20%.
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в 2020-2021 годах
Журнал регистрации счетов-фактур — это отчетный документ, являющийся методом контроля по НДС, заполняемый и предоставляемый в ФНС предприятиями (предпринимателями), ведущими посредническую деятельность, которые при заключении договоров (контрактов) с третьими лицами в интересах своего комитента (принципала, доверителя) выступают от своего имени. При этом система налогообложения, применяемая компанией-посредником, значения не имеет.
К перечню предприятий, которым не избежать обязательства по заполнению и подаче журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, также причисляются: субъекты, занимающиеся транспортным экспедированием и определяющие налоговую базу как доходы, получаемые в виде вознаграждения по данной деятельности; а также предприятия, выступающие в роли застройщика.
Важно! Журнал учета хранится в течение не менее 5 лет с даты последней записи.
Заверение журнала учета счетов-фактур
|
ФОРМА ЖУРНАЛА |
ПОРЯДОК ПОДПИСАНИЯ |
| На бумажном носителе | Подписывают до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, – руководитель организации (уполномоченное им лицо) или ИП (уполномоченное им лицо).
Журнал также прошнуровывают, страницы пронумеровывают. |
| За налоговый период в электронном виде | Подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), ИП – при передаче журнала в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ |
Кому и в какие сроки нужно сдавать журнал в ИФНС
Подавать журнал учета выданных и полученных счетов-фактур для проверки в налоговую инспекцию приходится фирмам-посредникам, осуществляющим деятельность в интересах третьих лиц, с которыми они сотрудничают на основе агентского, комиссионного, транспортно-экспедиционного договоров, а также при выполнении функций застройщика (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
Экспедиторы сдают журнал, если считают оплату по договору доходом и учитывают его при определении налоговой базы по налогу на прибыль или НДФЛ, если речь идет о предпринимателе. А при применении спецрежимов, доход учитывался в составе единого налога на УСН или ЕСХН.
На заметку! Если покупатель не является плательщиком НДС, то стороны могут оформить соглашение, в рамках которого счета-фактуры при сделках выдаваться не будут. Такие действия можно считать правомерными на основе разъяснений Минфина России (письмо от 31.10.16 № 03-11-11/63683).
Срок подачи журнала в налоговую — до 20-го числа следующего месяца по завершении отчетного квартала. К примеру, за 3 квартал 2022 года форму нужно было сдать до 20 октября 2022 года. Журнал подается в налоговую только электронным путем — через специального оператора или на сайте ФНС, заверенный электронной подписью (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
Срок хранения счетов-фактур, Журнала и Книг
Раньше покупатели вели Журнал учета полученных от продавцов счетов-фактур, в котором они хранились, а продавцы вели Журнал учета выставленных счетов-фактур, где хранили их вторые экземпляры. При этом в старом Постановлении № 914 указан срок хранения Книги покупок и Книги продаж, предназначенных для регистрации счетов-фактур, который составлял 5 лет с даты последней записи (п.п. 15, 27 Постановлении № 914). Соответственно, и срок хранения счетов-фактур должен был быть таким же.
Но данный порядок не соответствовал требованиям подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, где установлена обязанность налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов в течение 4 лет.
С вступлением в силу Постановления № 1137 это противоречие устранено. Книгу продаж (Книгу покупок), составленную как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также дополнительные листы к ней следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 Правил ведения книги продаж, п. 24 Правил ведения Книги покупок Постановления № 1137). Соответственно, и счета-фактуры, зарегистрированные в Книге, подлежат хранению в течение такого же срока.
Причем счета-фактуры, подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры, должны храниться в хронологическом порядке по мере их выставления/получения за соответствующий налоговый период.
Обратите внимание: в Постановлении № 1137 все сроки хранения указаны только для Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также Книги покупок и Книги продаж – не менее 4 лет с даты последней записи. На этом основании мы и делаем вывод, что счета-фактуры должны иметь этот же срок хранения. Хотя напрямую Постановление № 1137 о надлежащем сроке хранения счетов-фактур не говорит! Зато есть прямое указание о правилах учета и хранении (также в течение 4 лет) документов, не регистрируемых в Журнале учета, таких, как таможенная декларация, заявление о ввозе товара и об уплате косвенных налогов и т.д.