Особенности составления служебного задания на командировку

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности составления служебного задания на командировку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для правильного оформления документации по командировочным расходам очень важным является обоснование командировки, правильно поставленная цель рабочей поездки сотрудника. Ее указывают в письменном распоряжении работодателя. Это распоряжение позволяет направить сотрудника на выполнение служебного задания с целью получения предприятием прибыли. За время пребывания в служебной поездке поставленное задание должно быть выполнено. Это требование указано в ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением правительства №749 от 13.10.2008.
Обоснование зависит от видов деятельности, которыми занимается компания. В ТК РФ и подзаконных актах не указано, с какой целью едут в командировку, на практике это решает руководитель, задание формируется исходя из потребностей предприятия: оформление документации, представительство, выступление, проверочные и контролирующие мероприятия, исследовательская работа, проведение экспериментальных работ и т. д.

Командированный работник не выполнил обозначенное в приказе задание

Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:

• почему не удалось выполнить служебное задание,
• каков результат поездки,
• чем состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для фирмы.

При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.

Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?

К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:

1. Для того чтобы командировочные расходы можно было принять к налоговому учету, производственная необходимость перемещения сотрудника в другой город или страну должна быть очевидной. Так, например, затраты, связанные с поездкой на корпоративное торжество или церемонию вручения награды, нельзя включить в расходы для снижения прибыли.
2. Цели и задачи командировки должны соответствовать должностным обязанностям работника.
3. Срок и маршрут «путешествия» не могут противоречить его причине. Например, если сотрудника отправили в служебную поездку с целью участия в выставке, он обязан отбыть в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.

Как правильно составить цель командировки – процессуальное оформление

Так как с 2015 года порядок направления работников в командировку был существенно упрощен, единственными обязательными документарными подтверждениями в данном случае являются приказ работодателя и подтверждение его получения сотрудником. Однако также, если это предусмотрено локальными нормативными актами, может составляться и дополнительная документация, например – служебное задание для командировки или отдельное командировочное удостоверение сотрудника.

Как служебное задание, так и командировочное удостоверение могут составляться по унифицированным формам Т-10а и Т-9 соответственно. Однако применение данных форм не является обязательным для работодателей – они могут разработать и собственные примеры означенной кадровой документации.

Примеры цели командировки директора, водителя, бухгалтера и иных сотрудников

Чтобы лучше понять, как правильно составить цель командировки, легче всего рассмотреть примеры составления целей для разных категорий трудящихся. Выглядеть они могут следующим образом:

Пример постановки цели командировки директора: принять участие в переговорах по заключению договора на поставку продукции с представителем компании «Вектор» в городе Москва 01.10.2018.

Неправильная постановка цели – заключить договор с представителем партнёров. В данном случае цель не имеет конкретных указаний на дату и место проведения переговоров. Кроме этого, она предполагает обязательное заключение договора, когда на практике переговоры могут закончиться и отказом от его подписания.

Пример цели командировки водителя: обеспечивать с 10.00 до 20.00 передвижение гражданина Иванова в пределах г. Санкт-Петербург в период с 11.01.19 по 25.01.19 на служебном автомобиле ВАЗ-2114, номера Е1913СН.

Неправильный пример постановки цели командировки: обеспечить передвижение клиента. Как и в прошлой ситуации – здесь нет конкретики как по личности клиента, так и по срокам работы сотрудника и конкретному автомобилю.

Пример цели командировки бухгалтера: обеспечить проведение финансового аудита филиала №4 компании «Вектор» в городе Саратов с оформлением бланков организации по форме №14-85.

Неправильный пример: провести финансовый аудит в саратовском филиале.

Пример цели командировки юриста: принять участие в качестве представителя организации «Вектор» в судебном заседании по делу №88-12-23 01.05.2019 в арбитражном суде г. Саратов.

Неправильный пример: получить позитивное решение суда в пользу компании в судебном заседании в г. Саратов.

По возвращении из командировки работник обязан передать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:

• копия приказа о направлении в командировку;
• копия приказа о продлении (изменении/отмене) командировки;
• проездные документы: электронный билет или авиабилет с приложением посадочных талонов, ж/д билет и другие;
• счет (акт и счет-фактура) гостиницы или договор аренды при найме жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (кассовый чек, квитанция ПКО, выписка с карты и другие);
• документ, подтверждающий заправку авто (в случае аренды автомобиля или отправления работника в командировку на автомобиле компании) – чек АЗС;
• квитанции о возврате билетов, штрафы за отмену бронирования билета, найма жилого помещения (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
• копия товарно-транспортной накладной, товарной накладной или акта о перемещении – при перевозке товарно-материальных ценностей;
• другие документы, подтверждающие расходы во время служебной командировки;
• копия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы – при командировании за пределы РФ (кроме случаев, когда в соответствии с действующим порядком пересечение госграницы РФ происходит по внутреннему паспорту без проставления отметки в загранпаспорте).

Возможно, и не было бы необходимости нам разбирать подобные вопросы, однако наш законодатель по своему обыкновению пишет различного рода разъяснения к нормативным документам тогда, когда у налогоплательщиков начинают возникать вопросы или же совершаются ошибки. Касаемо нашей темы, надо отдать должное, Законодатель дал разъяснения уже давно, за что ему выражаем отдельную благодарность. Но несмотря на это наша повседневная деловая жизнь полнится неоднозначными и нетиповыми ситуациями, что другой раз их просто невозможно «приписать» к какой-то определенной статье или же постановлению. Возможно еще и поэтому в нашей стране так много юридических фирм, оказывающих консультационные услуги физическим и юридическим лицам. Жаль, но перспектив к изменению сложившегося порядка вещей не наблюдается по крайней мере в ближайшее время. Что ж, будем разбираться с каждым отдельно взятым вопросом по мере их поступления.

Благодарим за внимание, дорогие коллеги, и до новых встреч!

Как указать цель командировки в приказе: образец

Такой точки зрения придерживаются многие эксперты в области трудового права. Стоит отметить, что она небезосновательна. В частности, согласно статье 168.1 ТК РФ, руководитель организации имеет право самостоятельно определять, какая из должностей в его компании будет предполагать «разъездной» характер.

Цель командировки — примеры ее формулирования мы рассмотрим в статье — как правило, отражается в служебном задании, которое может послужить и формой для составления краткого отчета сотрудника о поездке.

Заработная плата за время пребывания в командировке рассчитывается путем умножения среднедневной заработной платы работника на количество рабочих дней командировки (в том числе дней пребывания в пути).

В качестве формы, на основе которой может составляться отчет, фирма вправе утвердить и унифицированный документ № Т-10а.

При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.

По статье 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Тогда поездки на большее расстояние будут считаться командировкой. В итоге вы будете легко управлять рабочими поездками, сможете отвечать на возможные вопросы и сомнения сотрудников, а значит, сделаете трудовые отношения в компании открытыми и прозрачными.

На втором этапе с учетом обоснования руководитель компании принимает решение о командировании работника, руководствуясь следующими принципами:

• цели командирования должны носить производственный характер;
• командирование руководителя и работников одного отдела, а также командирование 2-х и более работников одного отдела должно быть целесообразно и экономически обоснованно с точки зрения производственной необходимости.

Взывая к финансовой справедливости, люди просят признать их поездки командировками и компенсировать дополнительные расходы. Не добившись этого, человек обращается в суд. Как завершится дело — большой вопрос, но сама ситуация отнимет много времени.

Это требование указано в ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением правительства №749 от 13.10.2008.

В соответствии с постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749 в редакции от 16.10.2014 работодателям, направлявшим сотрудников в командировки, предписывалось обязывать сотрудников, которые возвращались из командировок, составлять в течение 3 дней отчет о проведенной работе. Отчет составлялся по унифицированной форме № Т-10а.

Цель командировки — что это такое и где указывается

Для правильного оформления документации по командировочным расходам очень важным аспектом является правильно поставленная цель рабочей поездки сотрудника. Ее указывают в письменном распоряжении работодателя. Данное распоряжение позволяет отправить сотрудника для выполнения служебного задания, направленного на получение предприятием прибыли. За время пребывания в служебной поездке поставленное задание должно быть выполнено. Это требование прописано в ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Задание формируется исходя из деловых потребностей предприятия.

Важно отметить, что правильная формулировка цели позволяет избежать лишних рисков в случае, если цель командировки не достигнута. Например, формулировка «для подписания договора с компанией «Рога и копыта»» звучит однозначно, а формулировка «оценить возможность сотрудничества с компанией «Рога и копыта»» подразумевает отрицательный результат как один из вариантов достижения цели.

Любых ли сотрудников можно посылать в деловые поездки?

Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. Примеры случаев, когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.

Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:

1. Категорически запрещено «снаряжать в дорогу» беременных женщин и несовершеннолетних работников (кроме кадров, занятых в сфере творчества).
2. Сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. На момент отправления уже должен быть заключен договор найма, оформленный в соответствии с действующими законами.
3. Есть категории граждан, которые имеют право отказаться от командировок. Отправлять их в другой город или страну по служебной надобности допустимо только при наличии их письменного согласия.

Они носят различный характер и условно разделяются на универсальные и специальные:

1. Универсальные направлены на развитие бизнеса компании и включают в себя поиск клиентов или привлечение инвесторов, расширение рынка сбыта.
2. Специальные цели могут иметь различный характер и отражать необходимость предприятия в конкретный момент времени, например участие в судебном деле.

Рекомендуется делать формулировку конкретной и включать в нее полную информацию о задании.

Самые распространенные примеры цели командировки в приказе:

• участие представителя компании в переговорах (обязательно указывается контрагент) по вопросам (указывается предмет переговоров);
• представительство в судебном заседании арбитражного суда (полное наименование суда) по делу (номер дела);
• проведение инспекции филиала (адрес филиала).

Что, если заявленная цель поездки не достигнута?

Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.

Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.

В частности, очень распространен пример цели командировок — «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.

Оформление командировки директора и необходимые документы

Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.

Итак, порядок оформления следующий:

1. Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
2. Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9. В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.
3. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.
4. Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10. Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.
5. Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.
6. Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.
7. После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.
8. По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К авансовому отчету прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.

Командировки с целью приобретения материалов

Директора предприятий, а также сотрудники подразделений, занятых закупками, часто отправляются в командировки для того, чтобы приобретать товары для нужд предприятия.

В этом случае в приказе можно указать любой пример цели командировок из следующих:

• проведение переговоров с ООО «Возможный поставщик 1» и ООО «Возможный поставщик 2», обсуждение условий сотрудничества;
• установление деловых контактов с ООО «Завод», изучение процесса производства и образцов продукции;
• заключение контрактов на приобретение сырья и комплектующих с ООО «Материал» и АО «Детали»;
• согласование условий договора с поставщиком ООО «Производитель».

«Универсальные» формулировки для служебных заданий

В настоящее время опытные аудиторы рекомендуют: если есть сомнения в том, что цель поездки будет достигнута, лучше обозначить ее в приказе общими фразами. При постановке задач разрешено использовать свободные формулировки. Приведем примеры целей командировок, не обязывающих сотрудника подтверждать документально факт выполнения задания:

«Иванов И. И направляется в г. Н-ск для:

• решения производственных вопросов,
• переговоров о возможном сотрудничестве,
• установления деловых контактов,
• исследования рынка на предмет возможности приобретения товара».

Включение отдельных видов затрат в состав командировочных расходов

Рассмотрим отдельные виды расходов в иностранной валюте, связанных с участием в выставках или их посещением. По поводу их включения в состав командировочных расходов встречаются различные мнения специалистов. Эти вопросы актуальны еще и в связи с тем, что некорректно произведенные операции могут привести к нарушениям валютного законодательства и возникновению ответственности, установленной ст.15.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Пример 3. Может ли командированный оплатить нерезиденту (организатору выставки) наличными денежными средствами в иностранной валюте участие российской организации в выставке, проводимой за рубежом, и включить данные расходы в состав командировочных расходов?

Участие российской организации в зарубежной выставке в рекламных целях связано со сдачей в аренду выставочных площадей и оказанием услуг резиденту (юридическому лицу) нерезидентом (организатором выставки). Согласно п.п.1.1, 2.1 Положения о порядке осуществления расчетов между резидентами и нерезидентами по договорам о выполнении работ, оказании услуг или передаче результатов интеллектуальной деятельности (утв. ЦБ РФ от 24.10.2001 N 157-П) расчеты в иностранной валюте между юридическими лицами — резидентами и нерезидентами по договорам о выполнении работ, оказании услуг или передаче результатов интеллектуальной деятельности, предусматривающим расчеты в иностранной валюте, осуществляются в безналичном порядке через счета резидентов в уполномоченных банках. Порядок выдачи под отчет наличной иностранной валюты для оплаты расходов, связанных со служебными командировками за рубеж, установлен Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (утверждено ЦБ РФ 25.06.1997 N 62). Пунктом 3.1 данного Положения запрещается использование средств в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов, на иные цели, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам.

Поэтому в данном случае расходование наличных денежных средств в иностранной валюте (командировочных) для оплаты участия российской организации в выставке, проводимой за рубежом, запрещено валютным законодательством. Российская организация может, например, заключить контракт с нерезидентом на оказание услуг по организации участия в международной выставке с расчетами в безналичном порядке или использовать другие виды расчетов.

Деловые поездки водителей

«Работникам руля» часто приходится выезжать в другие города, с целью перевозки грузов, документов, доставки специалистов к местам работы.

Командировка сотрудника данной категории обычно связана с выполнением таких заданий:

• доставка коммерческого директора ООО «Стандарт» к месту ведения переговоров с ООО «Клиент»,
• получение материалов на складе поставщика, доставка груза на территорию ООО «Наша фирма»,
• ремонт автомобиля, приобретение запчастей,
• техническая диагностика автомобиля в сертифицированном автосервисе.

Кого запрещено отправлять в командировки

Помимо человеческого фактора, вопросов о квалификации и личных способностях кандидатов есть и другой аспект в выборе сотрудника для рабочей командировки. Существуют требования законодательства относительно категорий граждан, которых нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. К ним относят следующие группы лиц:

• несовершеннолетние сотрудники, стажеры, практиканты;
• беременные женщины;
• работники фирмы, трудящиеся по ученическому договору (кроме командирования с целью обучения);
• участники избирательных компаний, кандидаты на политические должности;
• люди, чьи возможности ограничены заболеванием.

Также есть группы лиц, которых можно отправить в командировку только при получении их письменного согласия:

• женщины с маленькими детьми (до трехлетнего возраста);
• родитель-одиночка, воспитывающий ребенка до пяти лет;
• опекуны детей, не достигших совершеннолетия;
• сотрудник, в семье которого есть иждивенец, нуждающийся в постоянном уходе.

Похожие записи:

• Замена паспорта гражданина РФ: когда и как это нужно делать
• Выдача свидетельства о праве на наследство
• Агентский договор — все, что нужно знать