Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязанности специалиста по закупкам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Мелкие заказчики, как правило, распоряжаются годовым бюджетом не более 10 млн. руб., а их типичным представителем являются муниципальные учреждения. Большая часть и так небольшого бюджета к тому же уходит на коммунальные нужды.
Особенности работы контрактного управляющего в небольшой организации.
С одной стороны, работы для контрактного управляющего немного, только придется повозиться с планами и расчетами объемов закупок, внести в единую электронную систему (Общероссийский сайт – до ввода Единой электронной системы) несколько извещений и контрактов по ним.
Также нужно составлять отчеты об исполнении контрактов. Возможно, что придется самостоятельно решать вопросы с электронными ключами (Электронными цифровыми подписями – ЭЦП). И этим занимается тендерный специалист.
У небольшого объема закупок есть своя обратная сторона — руководству не имеет смысла выделять под эту работу отдельную штатную единицу, поэтому начинают страдать те сотрудники, которые есть под рукой.
Мне известны контрактные управляющие, основная должность которых — завхозы, воспитатели детского сада и т. д.
Можно им только посочуствовать, так как работа контрактного управляющего требует много труда и времени не только на сами процедуры, но и на то, чтобы не отстать от непрерывно выходящих постановлений Правительства, Минэкономразвития и т. д.
Штрафы, которые могут налагаться на должностные лица за нарушения в соответствии с КоАПом, при этом часто кратны их мизерной зарплате, например, в детском саду.
Коротко говоря, даже минимальный объем закупок требует от таких совместителей основательных знаний законодательства, практики его применения и потенциально приводит к такой же ответственности, как и при работе в крупной организации, а оплачивается скудно.
Резюме: Специалист по госзакупкам
Работа в качестве контрактного управляющего в любом случае достаточно сложна, ответственна, требует большого объема специфических знаний, включает выполнение целого ряда рутинных действий.
Контрактный управляющий, работающий в небольшой организации по совместительству получает существенную нагрузку сверх своих основных обязанностей, несет ответственность в соответствии с законодательством, однако имеет сравнительно скромные возможности качественно делать свою работу. Работа при этом оплачивается, как правило, скупо по ряду причин.
Контрактный управляющий, работающий в организации-заказчике среднего масштаба, должен наладить продуктивное взаимодействие со своим руководством и конечными пользователями закупаемых товаров и услуг, иначе их качество и сроки поставки могут стать проблемой.
Работа в крупной организации позволяет обеспечить специализацию сотрудников внутри контрактной службы. Это дает возможность повысить призводительность и качество работы каждого сотрудника и службы в целом.
Для любой организации-заказчика важно обеспечить возможность консультаций с юристом, либо его участие в процессах закупки.
Кто такой специалист по тендерам?
Чтобы принять участие в закупках, нужно много в чем разбираться, владеть определенными знаниями и навыками. В крупных организациях управляет всем процессом специальный человек – тендерный специалист. Эта должность может быть в штате заказчика, поставщика и сторонней организации Руководители ценят хорошего сотрудника, который умеет выигрывать прибыльные контракты.
Профессия специалиста по тендерам вошла в обиход не так давно, но успела приобрести популярность. Резюме человека с опытом будет пользоваться большим спросом, и его охотно возьмут на работу в серьезную организацию. Более того, без сотрудника, обладающего определенными профессиональными знаниями, компания обойтись не может. Вся деятельность организации держится на работе тендерного специалиста, не застаивается на одном месте, а движется вперед.
Специалист по тендерам должен уметь найти закупку, подготовить весь пакет документов и выиграть контракт (для организации поставщика); или организовать и провести торги с целью выбора исполнителя (для организации заказчика); или оказывать комплексную/локальную поддержку по тендерному сопровождению (для сторонней организации)
Необходимость в данной профессии появилась на рынке относительно недавно. Законодатели сначала приняли 94-ФЗ в 2005 году, затем – 44-ФЗ, спустя 7 лет. Эти нормативы упорядочили проведение государственных закупок, постепенно переведя их в электронный формат. Тогда руководители организаций и пришли к пониманию, что для контроля всего хода закупочных процедур нужен специальный человек.
Тендерный специалист должен разбираться в огромном количестве информации. Только 44-ФЗ дает отсылки к более ста пятидесяти положениям и постановлениям. А 223-ФЗ предполагает знания закона «О защите конкуренции», гражданского законодательства, административного кодекса. Поэтому при трудоустройстве в организацию преимущества будут у человека с юридическим образованием, хотя хороший специалист не обязательно должен иметь юридическое образование.
Обязанности тендерного специалиста: что нужно знать и уметь?
Специалист в штате, отвечающий за закупки, несет и определенную ответственность. От его грамотных и профессиональных действий будет зависеть заработок и развитие организации. Итак, функционал тендерного специалиста:
- следить за информацией и обновлениями на электронных площадках, в Единой информационной системе, СМИ;
- подбирать закупки, исходя из деятельности для своей компании, определять целесообразность участия;
- организовывать и контролировать все этапы участия в закупках;
- работать с заявками на соответствие требованиям, чтобы их не отклоняли;
- консультировать по оформлению всех бумаг для участия в торгах;
- уметь зарегистрировать компанию в ЕИС для дальнейшей аккредитации на электронных торговых площадках;
- следить за нововведениями и изменениями в области контрактного законодательства;
- контролировать ход торгов;
- вести переговоры со второй стороной не только устно и письменно, но и дистанционно в интернете.
Мы перечислили не весь перечень обязанностей специалиста по тендерам. Но уже по этому списку понятно, что на сотрудника возложена вся работа по сопровождению тендера от начала и до конца. От поиска закупок до полного контроля всего процесса.
Специалист по тендерам действует в рамках своей должностной инструкции, которую ему выдает руководство при приеме на работу, а также согласно распоряжениям руководства. Все свои действия сотрудник должен согласовывать с начальством до полного их одобрения.
Если же человек отвечает за работу тендерного отдела организации поставщика, то к вышеназванным обязанностям добавляются еще несколько:
- оформление необходимых для участия документов;
- формирование предложения согласно требованиям заказчика;
- расчет минимального порога допустимой цены для торгов;
- соблюдение условий и сроков участия в закупке.
Тендерный специалист – это многогранный человек, он должен обладать навыками юриста, экономиста, бухгалтера, делопроизводителя, менеджера. Если человек совмещает в себе все эти умения, то руководитель будет держаться за него всеми силами, ведь от него зависит финансовое благополучие компании.
Что делают специалисты по тендерам и чем занимаются?
Обязанности на примере одной из вакансий:
- Сбор и анализ информации о предстоящих тендерах, аукционах, конкурсах;
- Мониторинг интернет-сайтов с целью выявления потенциально интересных для компании тендеров: госзакуп, mp, самрук, недропользователей, mitwork, ets итд
- Непосредственное участие в тендерах, аукционах, конкурсах (подача документов для участия — заявка на участие, составление конкурсной/тендерной документации (заявка, обоснование цены и т.д.);
- Формирование полного пакета тендерной документации (в бумажном и электронном виде);
- Отслеживание итогов закупок, тендеров, конкурсов;
- Анализ полученных результатов выигранных и проигранных тендеров;
- Полное сопровождение тендера до подписания договора;
- Ведение базы по тендерам и крупным проектам;
- Сбор и подготовка документов для заключения договоров
- Сопровождение исполнения договоров: крепление Актов, накладных, платежных поручений и т.д.
Должностная инструкция специалиста по закупкам разрабатывается в зависимости от того, чьи интересы такой работник представляет: заказчика или организацию-участника торгов.
Подготовка и участие в торгах — вот чем занимается тендерный отдел потенциального поставщика. Должностные обязанности тендер-менеджера со стороны участника требуют наличия у сотрудника навыков поиска возможностей для участия в заказах. Если трудовой договор со специалистом тендерного отдела заключен организацией, участвующей в закупках, спектр необходимых умений и навыков выглядит так:
- мониторинг проводимых процедур;
- подбор оптимальных конкурсов для участия;
- комплектование требующегося пакета документов;
- оценка сформированного пакета на предмет соответствия установленным заказчиком требованиям;
- контроль сроков выполняемых участником конкурса процедур.
Получается, что в должностные обязанности менеджера по тендерам входит:
- мониторинг тенденций, которые складываются на специальных торговых площадках;
- обнаружение предложений по торгам, которые подходят для участия организации;
- определение целесообразности участия предприятия в конкурсе;
- формирование заявки для участия предприятия в конкурсных процедурах;
- контроль правильности оценки стоимости предметов заказа;
- контроль формирования сметы по заказу;
- разработка проекта спецификации по существенным условиям тендера;
- ведение переговоров с исполнителем для решения возникающих в ходе тендера вопросов;
- регистрация на специальных сайтах, являющихся торговыми площадками.
Компетенции специалиста по тендерам
Перед компаниями встала задача найти людей, способных участвовать в закупках. Сфера торгов очень объемна. Чтобы чувствовать себя как рыба в воде нужно изучить большое количества положений законов и постановлений Правительства РФ. Например, в 44-ФЗ указано более 100 положений и несколько десятков постановлений, не считая приказов и разъяснений. Сюда можно добавить положения 223-ФЗ, закона «О защите конкуренции», Гражданского кодекса и КоАП.
Существующая система высшего образования не позволяла получить необходимые знания. Люди активно посещали специализированные курсы, занимались самообразованием и учились на своих ошибках.
Со временем к тендерным специалистам сложился ряд требований:
Если говорить про обязанности – их список в должностной инструкции тендерного специалиста может достаточно сильно меняться. Как правило, это связано с ролью тендерных продаж и со структурой этого направления в организации. Например, если сотрудник занимается участием в закупках по совместительству с основной деятельностью, то вряд ли можно от него требовать анализа тендерной деятельности конкурентов.
Важные различия в требованиях заказчика и поставщика
Чтобы правильно составить образец резюме тендерного специалиста, нужно понимать различия в работе и требованиях у заказчика и поставщика. Законодательно определена разница между специалистами по тендерам поставщика и заказчика. В последнем случае специалист обязан иметь определенный уровень образования (ч. 6 ст. 38 44-ФЗ): заказчик включит в состав конкурсной комиссии прошедших профпереподготовку или повышение квалификации работников и специалистов, которые обладают специализированными знаниями по объекту закупки (ч. 5 ст. 39 44-ФЗ).
Почему существует разница? Дело в том, что сторона заказчика создает конкурсную комиссию, в составе которой присутствует специалист, который отвечает требованиям:
Сторона поставщика вправе не озадачиваться такими сложностями и принять на должность специалиста, не имеющего опыта в этой сфере.
Поскольку специалист есть как у заказчика процедур, так и у возможного поставщика, должностные обязанности специалиста по тендерам для резюме зависят от того, чьи интересы представляет специалист. Рассмотрим их в таблице.
Формирование требований, прием заявок, их анализ.
Оценка рентабельности, выбор победителя.
Предоставление сведений об отклоненных предложениях. При отсутствии таковых — аннулирование процедур.
Обеспечение возврата залога.
Документирование процедур по этапам.
Учет заказов и мониторинг расходования средств.
Следить за объявляемыми заказчиком процедурами.
Комплектовать пакет документов в соответствии с установленными требованиями.
Формировать ценовое предложение.
Строго соблюдать сроки и условия участия в конкурсных процедурах.
Востребованность и зарплаты специалистов по тендерам
На сайте поиска работы в данный момент открыто 2 848 вакансий, с каждым месяцем спрос на специалистов по тендерам растет.
Количество вакансий с указанной зарплатой специалиста по тендерам по всей России:
- от 50 000 руб. – 1 340
- от 85 000 руб. – 630
- от 115 000 руб. – 322
- от 150 000 руб. – 208
- от 185 000 руб. – 107
Вакансий с указанным уровнем дохода по Москве:
- от 65 000 руб. – 450
- от 100 000 руб. – 245
- от 130 000 руб. – 138
- от 165 000 руб. – 66
- от 200 000 руб. – 41
Вакансий с указанным уровнем дохода по Санкт-Петербургу:
- от 40 000 руб. – 198
- от 75 000 руб. – 112
- от 105 000 руб. – 43
- от 135 000 руб. – 29
- от 165 000 руб. – 17
Где может работать специалист?
Чтобы не возникало путаницы, следует понимать, что специалист по тендерам может работать на разных уровнях и от этого могут отличаться его должностные обязанности:
- Во-первых, он может работать в организации заказчика. Небольшим предприятиям достаточно иметь в команде одного контрактного управляющего, который будет отвечать за осуществление закупок от начала и до конца. Крупные организации создают отделы по закупкам, состоящие из 3-5 человек, каждый из которых отвечает за свою область компетенций. Также большие организации при проведении торгов формируют закупочные комиссии, члены которых рассматривают поступающие заявки на соответствие требованиям, готовят итоговые протоколы, проводят экспертизу поставок и результатов работы. Законодательство строго регулирует деятельность заказчиков и предъявляет требования к квалификации их сотрудников. Они должны иметь соответствующую подготовку, о которой расскажем ниже;
- Во-вторых, тендерный менеджер может работать со стороны поставщика. Для поставщиков требования к их сотрудникам более лояльные, и они могут брать к себе в команду специалистов на свое усмотрение, независимо от уровня его квалификации. Особое предпочтение отдается кандидатам с высшим образованием в области юриспруденции, экономики, инженерии, а также специалистам, прошедшим специализированные онлайн-курсы и получившим сертификат/удостоверение об окончании обучения;
- В-третьих, специалист по тендерам может работать в одиночку и оказывать помощь бизнесу по участию в госзакупках. Этот вариант подходит тем, кто не хочет зависеть от графика и быть привязанным к офису. Менеджер сам выстраивает удобный для себя режим дня и количество часов на работу. Минус в том, что нужно самостоятельно заявлять о себе (например, развивать сайт, соцсети, задействовать сарафанное радио). При этом клиенты не будут выстраиваться в очередь, нужно будет проделать огромную работу, прежде чем начнут поступать заказы.
Рекомендации для тех, кто хочет стать тендерным специалистом.
Во-первых, человек, претендующий на должность тендерного специалиста, должен хорошо разбираться в законодательстве в сфере государственных закупок (44-ФЗ) и закупок для отдельных видов юридических лиц (223-ФЗ);
Во-вторых, обязателен опыт работы с тендерам. Работодатели охотно берут к себе сотрудника с опытом от 1-3-х лет. А на должность контрактного управляющего можно рассчитывать, когда профессиональный стаж идет от 5-ти лет (если вы планируете работать со стороны Заказчика);
В-третьих, это умение пользоваться современными технологиями. Поскольку на сегодня все закупки проводятся в электронном виде, то человек должен разбираться в работе необходимых порталов и площадок. Сюда входит умение пользоваться электронной подписью, знание специальных компьютерных программ, как работать на электронных торговых площадках и в ЕИС. Нужно знать, как регистрироваться в ЕИС, какие прикладывать для этого документы. Уметь участвовать в электронных торгах;
В-четвертых, нужно обладать навыками планирования, аналитики, быть коммуникабельным, придерживаться поставленных требований руководства и другими личностными качествами;
В-пятых, знать, как отстаивать интересы своей компании. Например, если незаконно отклонили вашу заявку или грозит внесение в реестр недобросовестных поставщиков. Руководство хочет видеть в своем штате сотрудника, который может снизить все возможные риски и не будет допускать досадных ошибок, влекущих срыв контракта.
В-шестых, постоянно совершенствоваться, повышать уровень своей квалификации, посещая семинары, вебинары, курсы и т.д. Тем более, что сегодня проблем с этим нет.
Тендерный отдел и управление процессом
Руководитель (начальник) тендерного отдела осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений. В различных компаниях тендерная работа и процесс управления может быть организован различными вариантами. Но мы рассмотрим стандартный вариант, когда функции руководства тендерного отдела осуществляет руководитель тендерного отдела.
Руководитель тендерного отдела планирует ход процесса в соответствии с количеством согласованных тендеров, используя следующую информацию:
• информация об объявленных тендерах,
• требования организатора закупки, изложенные в закупочной документации,
• информация о результатах участия в торгах
Руководитель тендерного отдела фиксирует результаты планирования во внутренних документах отдела. На практике планировать подготовку тендеров можно используя Excel. То есть вести таблицу с информацией по заказчику, предмету закупки, начальной (максимальной) цене, цене участника, сроках окончания приема документов, сроках подведения итогах и прочей информацией, которая может быть полезна в работе. Данную таблицу можно использовать для отчетности руководству.
Как альтернатива данному варианту, отчетность можно вести в специализированных сервисах и программах.
Система оплаты и мотивации
Наиболее популярные системы оплаты в области тендеров следующие:
1) оплата за результат
2) фиксированная оплата
В первом случае компания мотивирует сотрудников тендерного отдела на получение результата, т.е. получение новых контрактов для компании. Во втором случае такая мотивация фактически отсутствует.
Возможные вариации системы «Оплата за результат»:
1. Оклад + процент от выигранных тендеров
2. Оклад + фиксированная премия по итогам работы
3. Процент от выигранных тендеров
4. Оплата за каждую допущенную заявку.
Наиболее часто встречающийся вариант оплаты труда для тендерных специалистов в штате – первый и второй, для специалистов на удаленке вариант 3 и 4. Возможны также и вариации, например когда фрилансер готовит только первую часть заявки для аукциона и в случае допуска заявки по первой части получает фиксированную оплату. Вторую часть заявки готовят специалисты заказчика, которые получают оклад и процент от выигранных тендеров или оклад и фиксированную премию.
Несомненный плюс данной системы оплаты труда это мотивация на конечный результат. Заинтересованность и результат при такой системы оплаты труда выше, чем при фиксированной оплате. При условии конечно, что окладная часть не мизерная, а рыночная.
Теперь мы с Вами рассмотрим варианты при фиксированной оплате:
1. Фиксированный оклад
2. Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку
В первом варианте возможны также различные вариации, например когда к окладной части добавляется оплата за переработки. В случаях, когда объем подготовленных тендерных заявок большой и переработок много, то и сумма оплаты переработок может быть также значительной.