Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Если аванс выдан в рублях

2. Какие существуют особенности командировок за рубеж?

3. Порядок возмещения командировочных расходов

4. Главное — перевести на русский язык

5. Валютный авансовый отчет, если выдана корпоративная карточка

6. Предварительный расчет

7. Нюансы учета командировочных расходов

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);

билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);

наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;

700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;

10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.

30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

Если аванс выдан в рублях

Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;
по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).

Какие существуют особенности командировок за рубеж?

Список необходимых документов и их оформление стандартный, за исключением добавления нескольких новых пунктов. К примеру, к ним относится загранпаспорт, специальное командировочное удостоверение на иностранном языке, виза. Все это влечет дополнительные расходы, которые также будут возмещены сотруднику:

расходы на оформление визы, паспорта и других документов, необходимых для выезда;
сборы в аэропорту, консульские сборы;
плата за багаж;
документы для командировки за границу, подтверждающие право въезда транспортного средства (личного, служебного или арендованного);
медицинская страховка;
комиссия за обмен валюты;
прочие обязательные платежи.

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);

билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);

наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;

700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;

10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.

30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Дата	Дебет	Кредит	Сумма БУ	Сумма НУ	Наименование операции	Документы (отчеты) в 1С
Дт	Кт
Перечисление подотчетной суммы в евро на карту сотрудника
03 июня	71.21		520	520	Выдача подотчетному лицу	Списание с расчетного счета — Перечисление подотчетному лицу
39 520	39 520
Авансовый отчет сотрудника о командировке в евро
10 июня	44.02	71.21	530	530	530	Учет командировочных расходов	Авансовый отчет — вкладка Прочее
40 300	40 300	40 300
Перечисление перерасхода в евро на карту сотрудника
10 июня		71.21	10	10	Выдача подотчетному лицу	Списание с расчетного счета — Перечисление подотчетному лицу
780	780
Исчисление НДФЛ и страховых взносов со сверхнормативных суточных
30 июня	70	68.01	1 462	1 462	Удержание НДФЛ	Начисление зарплаты
44.02	69.01	289,07	289,07	Начисление ФСС
44.02	69.03.1	508,37	508,37	Начисление ФФОМС
44.02	69.02.7	2 192,96	2 192,96	Начисление ПФР

Порядок возмещения командировочных расходов

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

расходы на проезд;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
иные обязательные платежи и сборы.

Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:

при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;
даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;
при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);
при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы с приложением подтверждающих расходы документов (п. 26 Положения о командировках).

Прилагающиеся к авансовому отчету оправдательные документы о расходах, связанных с командировкой, должны иметь перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и штатный работник организации (письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

Главное — перевести на русский язык

Документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Это требование установлено в п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Расшифровку иностранного текста оформляют на отдельном листе, в котором чередуются отдельные строки исходного документа и их перевод.

В Письме от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66 Минфин России разъяснил, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, владеющими иностранным языком. Компания вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык.

Как мы уже упоминали, аванс на загранкомандировку можно выдать в рублях. Тогда в авансовом отчете реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строку 1а лицевой стороны и графы 6 и 8 оборотной стороны) не заполняют. Такой порядок предусмотрен Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет». Но в оправдательных документах по расходам в иностранном государстве фигурируют суммы в иностранной валюте, и работодатель может назначить суточные в валюте. Тогда необходимую для поездки валюту командированный приобретет в обменном пункте от своего имени. Как же завершить расчеты с работником по подотчетной сумме?

Формально эта ситуация подпадает под действие ПБУ 3/2006. Ведь в связи с представлением авансового отчета у организации по существу возникают активы и обязательства, выраженные в иностранной валюте, но подлежащие оплате в рублях. В этом случае п. 5 ПБУ 3/2006 допускает применение курса, установленного соглашением сторон. По нашему мнению, это означает, что организация вправе принять во внимание документы о конвертации валюты, выданные работнику в обменных пунктах. Такая позиция не противоречит гражданско-правовой норме о возможности применения условных денежных единиц при денежных расчетах (п. 2 ст. 317 ГК РФ). Данное решение следует отразить в приказе, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку. Можно использовать следующую формулировку: «При выдаче аванса на заграничную командировку в рублях расчеты с командированным работником в валюте ведутся по курсам обменных пунктов, осуществивших конвертацию валюты». Особенность таких расчетов состоит в том, что на момент выдачи рублевого аванса курс пересчета не определен в принципе.

Пример 2. При направлении в загранкомандировку в Финляндию арт-директор ООО «Теория музыки» О.Т. Скрипкин получил аванс в сумме 14 200 руб. За эти деньги он приобрел в обменном пункте 400 евро (14 200 руб. : 35,50 руб/евро) на расходы, предстоящие в зарубежной поездке. Согласно приказу генерального директора ООО «Теория музыки» И.В. Трубача суточные выдаются в расчете 50 евро за каждый день командировки. Соответственно, на три дня О.Т. Скрипкину причитается 150 евро. Документально подтвержденные расходы на гостиницу в Хельсинки составили 200 евро. По возвращении О.Т. Скрипкин обменял неизрасходованные 50 евро (400 евро — 150 евро — 200 евро) на 1750 руб. (50 евро x 35,00 руб/евро) для возврата в кассу. Документы о своих валютообменных операциях он приложил к авансовому отчету. Как в этой ситуации оформить авансовый отчет?

Решение. О.Т. Скрипкин обязан вернуть в кассу организации именно 1750 руб. Ведь все остальные рубли использованы в командировке по назначению, определенному работодателем. Датой признания расходов на командировку будет день утверждения авансового отчета. При расчете между работником и работодателем по соглашению между ними используются «договорные» курсы обмена валют. Сам же работодатель валютных операций не осуществляет. Поэтому в форму N АО-1 нужно внести записи:

суточные — 5325,00 руб. (150 евро x 35,50 руб/евро);
гостиница — 7100,00 руб. (200 евро x 35,50 руб/евро);
корректировка расходов в связи с обратной конвертацией валюты — увеличение на 25 руб. [50 евро x (35,50 руб/евро — 35,0 руб/евро)];
итого расходов — 12 450 руб. (5325 руб. + 7100 руб. + 25 руб.);
к возврату — 1750 руб. (14 200 руб. — 12 450 руб.).

Отметим, что потери на обратный обмен валюты (25 руб.) не являются ни курсовой разницей в соответствии с определением, содержащимся в п. 3 ПБУ 3/2006, ни суммовой разницей с точки зрения налогового законодательства (п. 11.1 ст. 250 и пп. 5.1 п. 1 ст. 265 НК РФ). Но в бухгалтерском учете эту сумму допустимо списать как прочие расходы, поскольку их перечень открыт (п. 11 ПБУ 10/99). А в налоговом учете данный расход можно включить в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, согласно пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Согласно трудовому кодексу России, работодатель обязан выплачивать суточные за каждый день командировки. Чтобы верно рассчитать суточные нужно следовать простым правилам:

Суточные по «зарубежной» ставке нужно рассчитывать по принципу прибытия – деньги нужно выплатить по ставке для той страны, где сотрудник окажется в конце дня.
Во избежание необходимости уплаты НДФЛ размер суточных для зарубежных поездок не должен превышать 2500 рублей.
Для разных стран размер суточных может быть разным, платить нужно исходя из того, где сотрудник будет после завершения пути в конкретный день.

Валютный авансовый отчет, если выдана корпоративная карточка

На авансовый отчет возложены две задачи: произвести расчеты с работником и отразить командировочные расходы в учете. При этом для выполнения каждой из этих задач применяются разные правила валютных пересчетов. Зависят эти правила в том числе от способа выдачи и валюты аванса, валюты установленных размеров командировочных расходов и валюты фактически произведенных расходов.

Перечисление аванса на корпоративную карту набирает популярность: во-первых, безналичные расчеты удобны, во-вторых, в отношении расходов по найму можно ориентироваться на фактические траты работника без соблюдения ряда ограничений Положения N 176.

Разберемся, как при таком способе выдачи аванса верно произвести валютные пересчеты, а также для удобства внедрить их в форму авансового отчета. В итоге предложим оптимальный образец заполнения авансового отчета с пошаговыми пояснениями.

Ситуация. Производственная организация ООО «Злато» (г. Гомель) направляет в командировку по вопросу заключения договора на поставку сырья заместителя директора Чикунова Ивана Александровича (приказ N 154 от 09.09.2019).

При расчете налога на прибыль сумму командировочных расходов учитывайте следующим образом. Если сотрудник может документально подтвердить факт покупки валюты, то расходы учтите в сумме фактически понесенных затрат на командировку по курсу валюты, указанному в справке о покупке валюты. Если сотрудник не может представить справку о покупке валюты, в целях налогообложения учитывайте фактически понесенные сотрудником командировочные расходы по курсу на дату утверждения авансового отчета. И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 15 июня 2011 г. № 03-03-06/1/347 и ФНС России от 21 марта 2011 г. № КЕ-4-3/4408.

Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:

За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.

Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:

ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
ТК РФ;
НК РФ;
Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).

Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.

Предварительный расчет

Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.

В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.

СОВЕТ

Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.

Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.

Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Нюансы учета командировочных расходов

Все траты компании на оплату командировочных включаются в состав расходов и тем самым уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и НДС. В прочие доходы относят положительную курсовую разницу, которая обязательно появится вследствие изменения котировок валют, а отрицательную включают в состав прочих издержек.

Согласно НК РФ предусмотрено отображение курсовых разниц в составе внереализационных доходов или расходов. Оплаченная банку комиссия учитывается так же в прочих и внереализационных расходах.
Механизм выдачи валюты для командировки

Разберемся для начала на что требуется валюта работнику за границей:

оформить заграничный паспорт при его отсутствии и визу при необходимости;
проезд;
проживание;
медицинская и автостраховка;
консульский и туристический сбор и прочие суточные расходы.

На основании расходного кассового ордера выдаются в пользование работника суточные согласно коллективному договору. Сумма к выдаче состоит из расходов, понесенных до пересечения границы как внутренняя командировка, и после ее пересечения как заграничная. Если компания оформила банковскую карту на свое имя, то возможно отправить сотруднику на нее средства.

Когда работник возвращается из загранкомандировки он должен отчитаться по понесенным затратам с оформлением авансового отчета и приложением к нему всех подтверждающих документов. В случае перерасхода валюты она выдается по РКО после утверждения руководителем и подтверждения чеками и прочими бумагами.