Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое дефектная ведомость?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Составляйте техническую документацию на фирменном бланке и закрепленной в учетной политике форме. Подготовьте несколько экземпляров — по одному для заказчика, технадзора (если он привлекался), разработчика сметы и других сторон.
Дефектная ведомость на ремонт помещения
Когда есть необходимость в ее составлении
Дефектную ведомость на ремонт помещений составляют для обоснования расходов для проведения ремонтных работ. В ней специалист устанавливает и перечисляет дефекты, которые нужно устранить, учитывает необходимые для этого расходные материалы и объемы работ, а также может привести рекомендации и другую дополнительную информацию.
Для чего нужна дефектная ведомость на ремонт помещений
Главная функция данного документа – обосновывающая. На основании данных, внесенных в «дефектовку», «оправдываются» материальные расходы и их целесообразность с точки зрения налоговой инспекции.
Кто вправе составить
Дефектную ведомость на ремонт помещений составляет специальная комиссия, созданная по инициативе руководства, в которую входят:
- бухгалтер;
- специалист по оборудованию;
- специалист по ремонтным работам.
В результате должна получиться полная объективная картина грядущего фронта работ.
Что отображается в ведомости
Все данные, вносимые в ведомость, можно разделить на три группы:
- информация о самом помещении (наименование, расположение и т.п.);
- перечисление обнаруженных дефектов и причины, вызвавшие неисправности;
- перечень необходимых видов ремонтных работ.
Инструкция по заполнению дефектного акта
- В начале документа указывается дата и номер приказа по утверждению формы дефектного акта, принятой в данной конкретной организации.
- Затем вписываются сведения о предприятии: его название с указанием организационно-правовой формы, а также структурное подразделение или отдел, в котором проводится проверка техники и оборудования на предмет выявления дефектов.
- Далее вносятся фамилия, имя, отчество руководителя организации, с чьей санкции проводится инвентаризация имущества, а также ставится дата проверки и печать (печать ставить необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как и индивидуальные предприниматели могут в принципе ее не использовать).
- Ниже вписывают название документа, а также его номер по внутреннему документообороту. Затем опять же ставится дата составления документа и вносится адрес, по которому находится объект, подвергающийся проверке.
- Следующим шагом вписывается дата и номер приказа, которой послужил основанием для работы экспертной комиссии, а также ее состав. Сотрудников, вошедших в комиссию, нужно указывать с полным наименованием должности, фамилии, имени и отчества.
Как составить дефектную ведомость
После понимания того, что это такое — дефектная ведомость, возникают логичные вопросы: как сделать дефектную ведомость, в каких случаях составляется дефектная ведомость, для чего нужна дефектная ведомость и кто составляет дефектную ведомость. Ниже данные вопросы будут освещены более подробно.
Как было отмечено выше, при составлении дефектной ведомости нужно опираться на требования договора строительства или же можно ориентироваться на существующие в открытом доступе образцы, если скачать образец дефектной ведомости в строительстве. Чаще всего можно скачать образец дефектной ведомости в строительстве в Excel, однако существует возможность скачать бланк дефектной ведомости и в других табличных и текстовых форматах, что поможет в корректном оформлении дефектной ведомости.
Также часто возникает сомнение по поводу того, как правильно: дефектная или дефектовочная ведомость. Вообще, существует несколько вариантов названия документов на дефектные работы: дефектный акт, дефектная ведомость, дефектовочная ведомость, дефекта, дефектовка и т.п. Таким образом, дефектовочная ведомость — это то же самое, что и дефектная ведомость, и бланк дефектовочной ведомости аналогичен бланкам дефектных ведомостей. Общепринятым признан термин «дефектная ведомость», однако если необходим образец дефектовочной ведомости в строительстве, то можно осуществить поиск и в таком виде. Однако ответом на вопрос «Дефектная ведомость или дефектовочная ведомость — как правильно» будет то, что корректнее говорить «дефектная ведомость».
Кто составляет дефектную ведомость и кто подписывает дефектную ведомость
Составление дефектной ведомости — процесс трудоемкий и требующий внимания не только непосредственно к дефектным работам, но и к соблюдению всех норм и правил безопасности. В связи с этим в составлении дефектных ведомостей можно проследить несколько ступеней. Как правило, регламент по составлению данного типа документов является частью контракта на строительство, как и конкретное указание всех ответственных лиц и инстанций. Поэтому в каждом отдельном случае эти данные могут отличаться. Однако можно выявить и некоторые закономерности в решении данного вопроса.
Прежде всего, основные данные для составления ведомости дефектов должны быть собраны и проанализированы начальниками строительного участка, мастерами строительно-монтажных работ и производителями работ со стороны подрядной организации, осуществляющей строительство объекта. Все эти данные должны быть предоставлены для утверждения куратору объекта, главному инженеру, инженеру ПТО и прочим ответственным лицам Заказчика/Застройщика. Также полученные данные должны быть заверены подписями и печатями всех участников строительства. После, на основании подписанной дефектной ведомости будет составлена дефектная смета. Скачать образец дефектной ведомости с приблизительным списком лиц, чья подпись необходима в данном типе документации, также возможно на специализированных Интернет-ресурсах.
Приведем образец описания дефектов на замену сантехники для учреждения.
| № п/п | Наименование работ | Единица измерения | Количество |
|---|---|---|---|
| 1 | Снятие кранов водоразборных или туалетных | 100 шт. арматуры | 0,01 |
| 2 | Демонтаж умывальников и раковин | 100 приборов | 0,01 |
| 3 | Установка умывальников одиночных с подводкой холодной воды | 10 компл. | 0,1 |
| 4 | Раковина с пьедесталом | шт. | 1 |
| 5 | Сифон гофрированный | шт. | 1 |
| 6 | Кран для раковины | шт. | 1 |
| 7 | Прокладка трубопроводов водоснабжения из напорных полиэтиленовых труб наружным диаметром 20 мм | 100 м | 0,06 |
| 8 | Трубы полиэтиленовые ПЭ63, SDR11, диаметр 20 мм | м | 6 |
| 9 | Фасонные и соединительные части к пвх-трубопроводам Ду 20 мм | шт. | 4 |
| 10 | Прокладка трубопроводов канализации из полиэтиленовых труб высокой плотности диаметром 50 мм | 100 м | 0,015 |
| 11 | Трубы полиэтиленовые ПЭ63, SDR11, диаметр 50 мм | м | 1,5 |
| 12 | Фасонные и соединительные части к пвх-трубопроводам Ду 50 мм | шт. | 2 |
Структура оформления дефектной ведомости
В составлении данного документа следует проявить внимательность и скрупулезность обеим сторонам, участвующих в процессе. Чем подробнее и конкретнее будут раскрыты все нюансы, тем меньше недоразумений и споров возникнет в процессе работ и по их завершении.
Как правило, структура заключения дефектной ведомости включает в себя следующую информацию:
- непосредственно название документа и реальная дата его оформления;
- реквизиты и наименование предприятия, которое составило ведомость;
- координаты объекта и его название;
- место обнаружение дефекта и его определение;
- рекомендации по устранению выявленной причины и советы по проведению хозяйственных мер;
- сроки выполнения работ;
- список персон, ответственных за исполнение, с подписью каждого
В случае возникновения дополнительных причин и новых претензий, может составляться дополнительная дефектная ведомость, в которой указываются появившиеся вновь обстоятельства.
Для чего нужна дефектная ведомость
Крупные предприятия время от времени осуществляют специализированные осмотры для определения состояния оборудования, числящегося на балансе компании. С этой целью управленец публикует распоряжение, на основании которого создается отдельная комиссия, состоящая, как минимум, из 2-х субъектов. Сотрудники, входящие в состав комиссии, должны иметь соответствующую квалификацию и навыки, чтобы смочь выявить подлинную причину дефекта, а также составить уместные рекомендации относительно того, как следует исправлять поломку.
В большинстве случаев в состав комиссии входят сотрудники технического подразделения, бухгалтера, а также работники того отдела, в котором содержался поврежденный объект.
Комиссия проводит визуальный осмотр. В большинстве ситуаций такого поверхностного осмотра достаточно. Дополнительные экспертизы, глубокие проверки и привлечение сторонних специалистов для составления дефектной ведомости не требуется. Подобные действия уместно совершать только в исключительных случаях, характеризующихся особой сложностью.
Правила составления дефектной ведомости
В настоящий момент не существует единого унифицированного бланка рассматриваемого документа, который обязательно должен использоваться компаниями в практической деятельности. Образец дефектной ведомости должен храниться в каждом отделе. Подразумевается, что в компаниях должны самостоятельно разрабатывать шаблон ведомости, куда будут включаться такие необходимые сведения:
- наименование предприятия;
- номер и дата формирования ведомости;
- все параметры, характерные для повреждённого объекта.
К указанным параметрам, в частности, относится название объекта, которое должно соответствовать записи на балансе предприятия, обнаруженные дефекты с отметкой о причине поломки. Указание причины повреждения относится к обязанностям субъекта, обслуживающего объект. Также в ведомости необходимо отразить способы устранения неполадки, что относится к компетенции работника ремонтного отдела. Рекомендуется оформлять параметры объекта в форме таблицы.
В случае необходимости, в ведомости требуется отметить ссылки на сторонние материалы, например, фото поломки, базовые реквизиты дефектного акта и проч.
Неточности, отмеченные в дефектной ведомости, правомерно исправлять, перечеркнув их, и сверху отметив верные данные. Такое исправление должно визироваться подписью ответственного субъекта с датой корректировки. Тем не менее, если это возможно, настоятельно рекомендуется составить новый документ без ошибок.
Так, рассматриваемая бумага может оформляться на стандартном листе А4, либо на фирменном бланке. Также не имеет значения – оформляется документ от руки, либо же на компьютере. Ведомость уместно формировать в нескольких экземплярах – сообразно количеству заинтересованных лиц. Все оригиналы документа должны быть визированы всеми членами комиссии, а также управленцем.
При этом дефектная ведомость может не содержать печать, так как данная необходимость была отменена еще в 2016г. Тем не менее, если в своей повседневной деятельности предприятия используют штамп, его также необходимо проставить.
После того, как срок действия ведомости завершится, она должна передаваться в архив компании, где будет храниться в соответствии с законодательством или локальными нормативами.
Пошаговая инструкция создания дефектной ведомости:
- В верхнем левом или правом углу в нескольких строках указывается общая информация о директоре компании. Следует отметить его должность, ФИО, а также название предприятия.
- Посередине листа прописывается наименование формируемой бумаги, указывается ее регистрационный номер в соответствии с внутренним документооборотом, а также фиксируется город, где ведомость была составлена.
- Затем идет основная часть документа. Именно в данном блоке должна раскрываться информация о поврежденном объекте. Рекомендуется составить таблицу. В первый столбец, как правило, вносят порядковый номер, во второй – выявленные дефекты, в третий – способы их устранения, а в четвертом – конкретизируются сроки, когда неполадки должны быть устранены.
- В завершение дефектная ведомость (каждый из ее оригинальных экземпляров) должен быть подписан всеми участниками процедуры.
Дефектовка автомобиля
Случившееся ДТП, в качестве оценки повреждений и нанесенного ущерба, предполагает выполнение следующей последовательности действий при обращении за страховкой:
- Вызов сотрудника ГИБДД, который оформляет справку и указывает в ней видимые повреждения автомобиля.
- Обращение в страховую фирму с соответствующим заявлением.
- Обращение к автомобильному эксперту. Специалист проведет точную оценку повреждений с помощью современных электронных систем и документально зафиксирует их в акте осмотра, с указанием калькуляции нужных затрат и способом устранения внешних и скрытых внутренних дефектов: сварка, рихтовка, замена запчастей, окраска.
- Владелец авто должен потребовать от мастера автосервисаАкт осмотра ТС (транспортного средства) с указанием требуемого устранения дефектов, расценочного прайса, и заказать сам процесс дефектовки.
Очень важно иметь на руках официальный документ о полученных повреждениях в ходе ДТП. При спорах со страховой компанией данный документ может потребоваться в суде.
Что такое дефектная ведомость
Дефектная ведомость часто составляется в произвольном порядке, на бланке организации либо в печатном или рукописном виде. Составление данного документа можно выразить в следующих положениях:
- Сама по себе дефектная ведомость – это бухгалтерский документ, на основании которого рассматриваются претензии о бракованной продукции;
- После сверки первичных документов, в дефектной ведомости указывается вся информация, которая касается времени и места проведения работ, реквизиты лиц, предъявивших претензию и тех, кому она предъявлена. Заключение скрепляется печатью и подписями сторон;
- Первичная документация заверяется начальником предприятия или главным бухгалтером. Заполнение документа обязательно производиться без зачеркиваний, помарок и исправлений.
Примерный перечень работ
При составлении дефектной ведомости стоит придерживаться формулировок работ, которые прописаны в справочниках ТЕР и ФЕР. В таком случае облегчается работа с данным документом, и упрощается составление сметы. К сожалению, дефектные ведомости зачастую составляют мастера или прорабы, а не сметчики, и первым чаще всего не знакомы номенклатуры работ, так как их принято считать при ценообразовании.
Примеры дефектовок в произвольной форме:
- Выравнивание стены — 30 кв.м.
- Переклеивание обоев — 30 кв.м.
- Снятие плитки — 10 кв.м.
- Заливка пола — 25 кв.м.
- Укладка плитки — 10 кв.м.
- Замена унитаза — 1 шт.
- Покраска стен – 25 кв.м.
Задачей сметчика будет расшифровка данных дефектной ведомости и приведение их в подходящую к смете форму. Чаще всего сметчику придется делать уточнения:
- по толщине смеси при выравнивании стен;
- определение состава смеси;
- моделей и марок, устанавливаемого оборудования;
- наличие арматуры к ним;
- толщину заливаемого пола;
- вид обоев;
- и другая нужная в смете информация;
Особенности заполнения
- Обязательное техническое обследование помещения, нуждающегося в проведении ремонтных работ. При отсутствии собственных сотрудников, обладающих необходимыми знаниями, стоит привлечь стороннюю организацию, специализирующуюся на данной деятельности.
- В процессе документирования дефектов рекомендуется применять различные дефектовки.
- Отображаемые в ведомости данные должны содержать не только информацию по списку работ для устранения дефекта, а также данные о материалах для выполнения этих ремонтных работ и обязательно указать марки, модели и их типы.
- Во избежание составления неправильной сметы по дефектной ведомости для этой работы должны быть привлечены специалисты в данной сфере, в этом случае составление сметы пройдет без ошибок и дальнейших связанных с ней проблем.
- Качество составленной дефектной ведомости (в формате сравнивания со сметами), позволяет выявить недобросовестного подрядчика, который припишет ненужные операции для ремонтных работ, соответственно обойдутся дороже.
- Данный документ лучше прочих определяет общую картину по состоянию ремонтных работ и их масштабности, которые напрямую связаны с расходами организации.
- Придерживайтесь табличного оформления ведомости, так повышается наглядность данных. Первый столбец пусть обозначает непосредственно название дефекта, второй — выражение повреждений в объемах, третий — работы по устранению и их полный перечень, последний столбик — сроки устранения.
После составления дефектного акта
На основании данного документа члены комиссии выносят решение о проведении восстановительных работ, перечисляют их перечень, а также указывают сметную стоимость, после чего оборудование или техника подвергаются ремонту. Если кто-либо не согласен с выводами экспертной комиссии, он вправе обжаловать данное решение в судебном порядке.
СПРАВКА! Возможен текущий ремонт по плану управляющей компании или по инициативе собственников жилья. Документация в двух случаях различна.