Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформляем банковскую карту для ведения представительских расходов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.
Какие расходы по корпкарте уменьшают налог
Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.
А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.
Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.
Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:
-
только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
-
вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
-
легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.
Можно ли снимать наличку по корпкарте?
Можно. Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.
Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать обратно на счёт деньги, которые не были потрачены.Они будут отражены как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.
Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?
Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, банк обязан сообщить об этом в финмониторинг. Но банк может заинтересоваться и меньшей суммой. Если заподозрят неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.
Какие расходы по корпкарте уменьшают налог
Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.
Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.
А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.
Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.
Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:
- только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
- вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
- легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.
Котик в офис — это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.
Бухгалтерский учет операций по корпоративной карте
В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:
| Дт | Кт | Примечание | |
| 55 | 51 | Пополнение корпоративной карты | Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету |
| 55 | 66 | Использование кредитных средств банка | Для кредитной карты и овердрафта |
| 91 | 55 | Списана оплата услуг или комиссия банка по карте | |
| 71 | 55 |
|
Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк |
| 25, 26, 44, 60, 76 | 71 | Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам | Проводка делается на дату принятия отчета |
| 71 | 57 | Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов |
|
| 57 | 55 | Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника | На дату получения отчета банка |
| 91 | 66 | Начислены проценты за пользование кредитными средствами | Для кредитных карт и овердрафта |
| 66 | 55 | Погашен кредит по кредитной карте | Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте |
Что выбрать: деньги под отчет или оформление карты?
Многие предприятия отказались от «налички», выбрав банковские карты. Конечно, карты защищены от мошенников не на 100%, но имеют целый ряд преимуществ:
- работодателю не нужно выдавать денежные средства из кассы, кассир при этом более защищен, поскольку нет необходимости перевозить деньги из банка, а следовательно, нет рисков, что их украдут злоумышленники;
- не нужно создавать дополнительные документы, например, авансовые отчеты;
- неизрасходованные денежные средства, выданные под отчет, не нужно возвращать в кассу, что, без сомнения, удобно, например, если встреча с контрагентами отложена на неопределенный срок;
- при перечислении денег на карточку в качестве средств, направляемых на представительские цели, облагать сумму НДФЛ нет нужды.
Напомним, по мнению налоговиков, если оправдательные документы на приобретение товара или за оказанную работу (услугу) отсутствуют либо оформлены с нарушением установленных требований, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, облагаются НДФЛ (письма УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487).
Топ-3 лучших предложения по корпоративным картам
1. Модульбанк предлагает бесплатно получить корпоративную карту. Перевыпуск карты, когда ее срок закончится также будет бесплатен. Обслуживание карты на “Оптимальном” тарифе первый год обойдется вам в 0 рублей, затем 300 рублей в год. На “Безлимитном” тарифе обслуживание всегда бесплатно. Снять деньги с карты можно в любом банкомате, проценты за снятие будут только по вашему тарифу в Модульбанке, банкомат выдаст вам средства бесплатно. Есть кэшбэк: 5% за покупки в определенных категориях, 0,5% все остальные покупки. Максимальная сумму кэшбэка по одной карте в месяц – 100000 рублей.
2. Сбербанк имеет дебетовую бизнес-карту. За обслуживание такой карты вы будете платить 250 рублей. Количество бизнес-карт не ограничено. Можете оформить сколько угодно.
| Количество бизнес-карт | Количество карт не ограничено для предприятий малого бизнеса |
| Комиссия за обслуживание бизнес-карты | 250 рублей в месяц |
| Лимит выдачи наличных по бизнес-карте | 170 000 руб./3 000 долл. США/2 600 евро в сутки по каждой бизнес-карте
не более 5 000 000 руб. в течение календарного месяца по бизнес-счёту предприятия (организации) |
| Лимит на внесение наличных по бизнес-карте | без ограничений |
| СМС-информирование | 60 рублей в месяц по каждой карте |
Также можно оформить бизнес-карту, которая имеет кредитный лимит до 1 млн рублей. С этой картой можно осуществлять оплату товаров для бизнеса. Вам будет предоставлена возможность использовать кредит во время льготного периода без процентов. Также банк проводит постоянные акции от партнёров, поэтому пользоваться картой еще более выгодно.
Учет расходов по корпоративной карте: что можно и нужно оплачивать
Для того, чтобы иметь возможность правильно учесть расходы по карте для снижения налоговой базы, они должны быть совершены в интересах бизнеса и в рамках его деятельности.
Так что учет расходов по корпоративным картам имеет свои особенности. Покупать все подряд нельзя – покупки, которые объективно не вписываются в сферу деятельности компании или не отвечают ее интересам, налоговая не будет засчитывать.
Например, ателье может закупать ткань, и это логично, но покупку, например, еды, обосновать с точки зрения выгоды для бизнеса будет труднее, хотя шанс все равно есть – может быть закупка проходила в рамках подготовки к переговорам с партнерами. Но тут придется потрудиться.
При этом есть ряд статей затрат, которые обосновать будет очень легко. Оплата корпоративной картой стандартных вещей, вроде офисной мебели, канцтоваров и, конечно, командировок. Деловые поездки очевидным образом развивают бизнес, так что здесь не будет проблем. Поэтому очень удобно использовать корпоративные карты для оплаты бронирований на сервисах вроде OneTwoTrip Business – это позволяет серьезно ускорить процесс организации командировки.
Что важно: использовать корпоративную карточку можно и за границей. В этом случае банк сам пересчитает средства по внутреннему курсу в рублях
В российской валюте будет отражаться и все расчеты, в том числе по зарубежным операциям.
Получаем корпоративную карту
Корпоративные карты выпускаются к банковскому счету, предназначенному только для совершения операций с корпоративными картами (далее — карточный счет). К одному карточному счету может быть выдано несколько корпоративных карт. Операции по карточному счету отражаются на счете 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет». При зачислении на него денег:
(если) выпущены расчетные карты, то перечисление денег с расчетного счета на карточный отражается по дебету счета 55 в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета»;
(если) выпущены кредитные карты, то зачисление кредита на карточный счет отражается по дебету счета 55 и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».
При погашении задолженности и процентов по кредитным картам делается проводка по дебету счета 66 и кредиту счета 51.
Внимание!Блокировка одной карты не означает блокировки всего карточного счета. Так как счет, к которому открывается карта, по сути, является обычным банковским счетом , о его открытии (закрытии) необходимо сообщать в ИФНС и во внебюджетные фонды
Так как счет, к которому открывается карта, по сути, является обычным банковским счетом , о его открытии (закрытии) необходимо сообщать в ИФНС и во внебюджетные фонды .
Если же вы забыли это сделать, то в суде от штрафа за несообщение сведений об открытии счета можно и отбиться, если в договоре с банком будет написано, что счет предназначен для зачисления денег только от самой организации, а не от третьих лиц. Тогда карточный счет не будет соответствовать понятию «счет» в том смысле, который в него вкладывает Налоговый кодекс .
Расходы на открытие и обслуживание карты в бухгалтерском учете учитываются как прочие расходы , а в налоговом — как внереализационные .
Сама же банковская карта не представляет никакой ценности. Поэтому она не является денежным документом в том смысле, в каком этот термин упоминается в Плане счетов бухгалтерского учета. Поэтому ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете стоимость карты никак не отражается.
О чем нужно помнить, оформляя расходы по корпоративной карте
Чтобы учесть траты сотрудника с корпоративной карты (далее будем сокращать — КК), одной банковской выписки по ней недостаточно.
Пока деньги на карте, пусть и выданной сотруднику, они продолжают оставаться деньгами компании. В тот момент, когда сотрудник произвел оплату чего-либо картой или снял наличные – деньги становятся подотчетными суммами, выданными работнику.
В бухучете это отразится так:
ДТ 55 КТ 51 – зачислены деньги на КК (обычно, если учет ведется в программе, используется счет 55.04)
ДТ 71 КТ 55 – потрачены (сняты) деньги с КК
Сама карта как физический объект по балансовым счетам не проводится. Ее учитывают за балансом, обычно на счете 002, где фиксируется и информация об ответственном лице – сотруднике, которому выдана карта.
Таким образом, с траты денег для работника и бухгалтерии все только начинается. Потому что далее нужно закрыть дебиторку по счету 71 и постараться учесть траты с пользой для дела – в уменьшение налога прибыль или УСН, если это возможно. Есть и еще один важный налоговый момент. О нем далее.
Итак, чтобы закрыть долг перед компанией, сотрудник должен предоставить авансовый отчет по подотчетным суммам и приложить к нему документы, подтверждающие его расходы и их целевую направленность на нужды компании.
Только после этого бухгалтер может со спокойной душой сделать проводки:
ДТ 20 (26, 44, 91, прочие счета учета расходов) КТ 71
Напоминаем, что по таким документам как чеки ККТ, БСО, но без счета-фактуры, нельзя поставить к вычету НДС, даже если он выделен в документе отдельной строкой.
Так же такой НДС нельзя учесть в составе расходов, уменьшающих налог на прибыль.
А как быть, если авансового отчета и документов нет? Или если траты с корпоративной карты не связаны с нуждами компании?
Какие документы нужно предоставить для обоснования расходов по корпоративной карте
Вы можете прийти в любой из магазинов и произвести оплату бизнес-картой. Деньги спишутся со счета, а вы заберете товар. Главное, не забыть при этом попросить у продавца все необходимые документы.
В магазине вы можете получить:
- товарную накладную;
- счет-фактуру;
- кассовый или товарный чек;
- акт об оказании услуг;
- приходный кассовый ордер.
Если вы сотрудничаете с поставщиков и заключили договор, он также может служить закрывающим документом.
Он должен содержать все обязательные реквизиты, которыми являются:
- наименование самого документа;
- номер документа;
- порядковые номера товарных позиций;
- дата (должна совпадать с датой совершения операции);
- наименование поставщика (должна быть указана организационно-правовая форма и наименование);
ИНН поставщика; - перечень предоставленных услуг либо проданных товаров (по наименованию, количеству, стоимости за каждую единицу товара);
- расшифровку подписи продавца либо менеджера (в обязательном порядке должна быть указана должность, ФИО, подпись ответственного лица, отпустившего товар и принявшего оплату);
- печать организации при ее наличии.
Если эти документы будут отсутствовать, то денежные средства, которые были списаны по корпоративной карте (независимо от цели), будут облагаться налогами. Если расход экономически обоснован, вы можете спокойно проводить операции.
В случае отсутствия документов в течение месяца на последнее число этого месяца бухгалтер должен начислить налоги. То есть на сумму произведенных расходов можно начислить 13% НДФЛ и 31% страховых взносов за сотрудников, за которыми числятся расходы.
Если документы предоставлены позже, налоги можно пересчитать. Сумма страховых взносов и НДФЛ, которые перечислены в бюджет, уйдет из учета, а физически перечисленные деньги останутся в качестве предоплаты, либо вы сможете в дальнейшем вернуть их себе на расчетный счет. Это нужно для соблюдения хронологии учета. При проверке инспекторы отследят этот недочет.
Кто должен отчитываться за операции по корпоративным картам
Все юридические лица вне зависимости от организационно-правовой формы (ООО, АО, ЗАО, ПАО) в обязательном порядке должны отчитываться за денежные средства, потраченные с корпоративные карты. Также они должны быть готовы уплатить налоги, если сумма не вернется на расчетный счет, либо на нее не будут предоставлены закрывающие документы.
ИП могут свободнее распоряжаться корпоративной картой, поскольку это деньги, находящиеся на его расчетном счету, которые он может тратить на свое усмотрение. Как вы знаете, индивидуальный предприниматель является физическим лицом и может выводить деньги со счета без проблем. Если бизнесмен рассчитался бизнес-картой, ему не нужно отчитываться за эти расходы независимо от системы налогообложения (ОСНО, УСН, ЕНВД, ПСН).
Индивидуальный предприниматель отчитывается только за прибыль. Его траты налоговую практически не интересуют (если, конечно, они не противоречат законодательству РФ). Таким образом, если вы ИП, то можете оплачивать обеды в кафе, переводить деньги друзьям и близким, оплачивать ЖКХ, покупать продукты питания, снимать наличные на собственные нужды. Контроля со стороны налоговой, а также каких-либо претензий, не последует.
Если предприниматель снял деньги с корпоративной карты, в учете можно отразить отразить, как снятие личных средств предпринимателя, которые получены в результате коммерческой деятельности. Здесь нужно обратить внимание на то, что если у вас система налогообложения, например, УСН и объект «доходы минус расходы», либо ОСНО, то денежные средства, которые не подтверждены документами, не уменьшат вашу налогооблагаемую базу. То есть они не попадут в расходную часть и, соответственно,не уменьшат сам налог. Если вы на это готовы, то можете без проблем тратить деньги на личные нужды. может купить продукты и это просто будет.
Обратите внимание, что эта преференция не распространяется на персонал ИП. Если предприниматель выдал деньги сотруднику, то последний должен отчитаться за них и предоставить закрывающие документы.
Оформление корпоративной карточки
Итак, если ваше предприятие нуждается в пластиковом платежном инструменте, то вы без труда можете открыть его в коммерческом банке. В качестве эмитента стоит выбрать ту кредитно-финансовую организацию, где у вас открыт расчетный счет. Кстати, стоит сразу определить круг должностных лиц, которые получат платежный пластик, то есть те сотрудники компании, в должностные обязанности которых связаны с расходными операциями. Например, карта, как правило, нужна директору и его заместителю, главному бухгалтеру и прочим должностным лицам.
Итак, в первую очередь, чтобы получить пластик нужно обратиться в банк и написать заявление на выпуск карточки. Кстати, для корпоративных клиентов банк предлагает несколько продуктов, в том числе и различные виды пластиковых карт. Прежде чем сделать правильный выбор нужно внимательно изучить тарифы на обслуживание, способы пополнения счета, лимиты, процентные ставки для кредиток, условия конвертации валюты, срок действия и другие нюансы.
Кстати, если представитель правления предприятия выпускает несколько карт, привязанных к одному счету, то ему нужно собрать данные всех сотрудников, которые в будущем будут использовать пластик. То есть в банк нужно предоставить паспортные данные сотрудников.
Обратите внимание, что не позднее чем через 7 дней после получения пластика нужно сообщить об открытии счета в налоговую инспекцию.
Последствия для работодателя
Если бы работник представил авансовый отчет по расходам, оплаченным корпоративной картой, соответствующие суммы можно было бы учесть в составе расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового ответа.
А есть ли у налогоплательщика налога на прибыль возможность учесть сумму списанного или прощенного долга подотчетника в составе убытков в целях налогообложения?
Это зависит от оснований для освобождения работника от возврата потраченных средств:
- Долг прощен – полученный убыток не может быть учтен при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
- Задолженность признана безнадежной – она включается в состав внереализационных убытков соответствующего периода. Здесь важно помнить, что основания для признания задолженности безнадежной в контексте налогового законодательства определены ст. 266 НК РФ: по ней либо истек срок исковой давности, либо долг невозможно взыскать, что подтверждено постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства. За счет резерва по сомнительным долгам рассматриваемую задолженность списать нельзя, поскольку он формируется на иные цели.
- Суд отказал во взыскании долга с работника – такая задолженность не является безнадежной в соответствии со ст. 266 НК РФ и не может быть учтена в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
Страховые взносы, начисленные на списанный долг работника как на его доход, можно учесть в расходах в целях налогообложения прибыли в любом случае.
Корпоративная карта — разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать различные виды расходов (командировочные, представительские и т. д.), непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.
Средства на корпоративной карте – деньги организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.
Порядок использования корпоративных карт и сроки и порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно в локальных актах.
Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов (в том числе в заграничных командировках).
Все расходы по корпоративной карте должны быть подтверждены документально.
Если не отчитаться за средства, потраченные с корпоративной карты, то эти суммы признаются доходом сотрудника, облагаются страховыми взносами и из них необходимо удержать НДФЛ.