Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения товарной накладной для ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.
Что такое накладная ТОРГ-12
Товарная накладная ТОРГ-12 — первичный документ учета отпуска ТМЦ. Форма и методические указания разработаны Постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132 “ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ”. Хоть документ и принят на государственном уровне, его применения носит рекомендательный характер. Такую поправку приняли 1 января 2013 года. До этого времени использование унифицированной формы было обязательным к применению.
Сейчас предприниматели не обязаны применять установленную форму и могут разрабатывать собственные. Однако на практике так никто не делает. Зачем изобретать велосипед, если все давно придумали за вас? К тому же, форма в целом удобна и содержит все данные, нужные для учета.
Для чего предназначена
Рассматривая на примерах заполненные накладные ТОРГ-12 с обязательными полями для заполнения, следует помнить, что этот документ активно используют две стороны: продающая и покупающая. Продавец с ее помощью контролирует отгрузку товара со склада, а покупатель оформляет приемку. По ТН данного типа поставщик осуществляет списание позиций товара. Документ обычно составляется бухгалтером, кладовщиком или другим лицом, уполномоченным на проведение подобных операций. Грузополучатель, в свою очередь, согласно этой форме фиксирует поступление груза.
Представителей контролирующих органов нередко интересует не только сама бумага, но и прилагающиеся к ней дополнения: сертификаты на изделия, паспорта, различные справки.
Когда вместе с перемещаемым грузом заказчику приходит стандартная бумажная версия накладной, работник, который отвечает за принятие продукции и ее хранение, приступает к проверке. Он внимательно сверяет доставленные товарно-материальные ценности с информацией, указанной в сопроводительной документации. Если все в порядке — расписывается, тем самым подтверждая получение и перенаправляет бумагу в отдел бухгалтерии.
В ситуации, когда компания-покупатель осуществляет приемку согласно электронному варианту ТОРГ-12, процесс выглядит несколько иначе:
- Грузоотправитель формирует документ, ставит на нем ЭП и направляет в бухгалтерию грузополучателя в режиме онлайн.
- Покупатель принимает электронно-цифровую версию.
- Сам же заказчик при помощи компьютерной техники распечатывает форму и удостоверяется в правильности ее составления. После чего отдает ответственному сотруднику с целью сверки позиций и данных в ТН.
- Человек, несущий материальную ответственность за прием поставки, проставляет личную отметку (подпись) по результатам проверки.
Какими могут быть накладные
Любая продажа или покупка продукции сопровождается фиксированием этого факта в первичных учетных документах. Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, формы документов представляет главный бухгалтер, а утверждает руководитель компании. Они же подписывают и заверяют первичку. Если грузоотправитель и продавец — разные организации, то расписывается и ставит печать продавец.
В РФ есть специальные альбомы, утвержденные Госкомстатом, в которых представлены унифицированные, единые для всех учетные документы. В то же время, любая организация может сделать чисто для себя форму товарных накладных и использовать их в своей деятельности, это не противоречит закону.
Например, можно изменить шрифт, поставить свой логотип, сделать проще таблицу. Главное, чтобы не менялась суть документа, отражался факт передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и присутствовали реквизиты организаций. Все должно быть на своих местах: наименование, коды, количество, единицы измерения. Данные, указанные в счета-фактуре и накладной, должны быть идентичны.
В России для фиксирования отпуска ТМЦ субъекты хозяйствования применяют товарные накладные ТОРГ-12, утвержденные Постановлением Государственного статистического комитета от 25.12.1998 №132. Первичные документы компания обязана хранить в бумажном и электронном форматах.
Кроме товарной накладной формы ТОРГ-12, при отправлении товаров применяют и товарно-транспортную накладную (ТТН). В ней есть дополнительный раздел, где указана информация о перевозчике: ФИО водителя, данные транспорта, стоимость услуг.
Должны быть и адреса сторон: кто отправил и кто получил груз. ТТН оформляют в трех экземплярах: одна идет грузоотправителю, вторая — грузополучателю и третья — перевозчику. Нередко перевозчиками выступают нанятые компании.
Как заполняется товарная накладная
В строке грузоотправителя указывают наименование компании (разрешается полное или краткое), юр. адрес, номера телефонов, расчетный счет и БИК. Напротив графы ОКПО ставят вид деятельности из классификатора предприятий. Строки для грузополучателя заполняются аналогичным образом.
Необходимо указать единицы измерения (например, кг), вид упаковки (например, ящик), массу брутто (вес товара), массу нетто (вес вместе с тарой). Затем написать общую сумму и общую стоимость всего товара. Нужно просто писать все, что просит ваша накладная.
Согласно требованиям МНС, дата заполнения должна совпадать с датой отгрузки. Данные в накладной должны соответствовать с данными, указанными в счет-фактуре. Если есть ошибка, ее можно исправить, но нужно указать при этом дату и поставить подпись. Можно дополнить этот документ, но упростить нельзя.
Кроме бумажного варианта, с успехом практикуется электронный, под ним ставится квалифицированная подпись. Должны быть два файла, один из которых отправляется по почте второй стороне. Обе накладные заполняются и подписываются электронными подписями. Преимущества такого документа неоспоримы: он не помнется и навсегда останется в доступе.
Закон разрешает использовать универсальный передаточный документ (УПД), который может заменить два: счет-фактуру и товарную накладную. Можно также сделать свой вариант, в котором добавить в счет-фактуру графы, аналогичные тем, что уже есть в документе. В «Статус» нужно поставить цифру 1.
Порядок хранения и учета любых накладных утверждается руководителем организации. Главное — чтобы на складе был товарный отчет с данными о себестоимости и отгрузке продукции. Все документы бухгалтерского и налогового учета должны находиться в специальной папке и быть готовы к проверке..
На первичных документах основаны бухгалтерские операции любой компании, поэтому нарушения в оформлении этих бумаг могут привести к налоговым санкциям, штрафам, пеням и так далее. Поэтому желательно всю первичку хранить в течение пяти лет со времени ее применения.
Основное назначение бланка ТТН — в документальном закреплении процесса грузоперевозки. В неё вносится информация об отправленном грузе и используемом для этого транспортном средстве. ТТН подтверждает, что товар везётся на законных основаниях транспортом продавца или нанятого сторонами перевозчика.
Товарно-транспортную накладную нельзя использовать в качестве первичного документа в бухгалтерском учёте, для этого используют другой документ — транспортную накладную (ТРН).
Оформление ТТН может понадобиться в двух случаях:
- когда товар перевозится грузоотправителем и доставка оплачивается отдельно;
- когда товар перевозится транспортной компанией.
Что собой представляет
Любой компании для осуществления деятельности, основанной на товарно-материальном обороте, необходимы соответствующие бумаги первичного учета. Утверждение такой документации, как правило, производится представителями руководящего состава.
Еще в далеких 90-х Росстатом было принято постановление под номером 132, в котором содержался полный перечень учетных документов, включая двенадцатую форму (другое ее название ОКУД 0330212). Использую такие ТН с целью контроля передачи ТМЦ между продающей и покупающей сторонами. Формируют, как и хранят, не только в напечатанном виде, но и более привычном современному миру — электронном.
Несмотря на то что способ оформления данной бумаги был определен законодательством (на государственном уровне решено ее унифицировать), обязательным к исполнению она не является. С начала 2013 года компании и предприниматели вправе составлять собственные версии. При их формировании, соответственно, необходимо придерживаться определенных требований. Однако организации нечасто прибегают к самостоятельной разработке, так как имеющаяся форма очень удобна в работе и включает в себя все необходимые сведения.
Как заполняется унифицированная форма
Давайте рассмотрим, как заполнить товарную накладную. В первую очередь заполняется шапка бланка, которая расположена в самом верху. Данная форма заполняется в двух экземплярах, где первый предназначен для продавца, а второй для покупателя. Порядковый номер заполняемого акта должен полностью соответствовать нумерации документации. Далее следует указать дату заключения сделки.
После этого заполняется раздел, посвященный отправителю груза. Здесь указываются реквизиты организации, которая осуществляет продажу товара. При отсутствии посредников, занимающихся грузоперевозкой, продавец выступает в роли «поставщика». Следует отметить, что при наличии третьих лиц в виде транспортной компании, в данной графе обозначаются их реквизиты.
Пункт «структурное подразделение» заполняется только в случае необходимости. В разделе «Получатель/Плательщик» отмечаются реквизиты предприятия, выступающего в роли покупателя.
Далее следует указать юридические данные обеих организаций. Здесь следует привести информацию о названии компании, указать руководителя, а также указать адрес и контактный телефон. После того как накладная будет заполнена, она заверяется подписью уполномоченных лиц или непосредственно руководителями обеих организаций.
Товарная накладная — первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности
Кто и где их должен ставить?
Со стороны отправителя груза накладную подписывают:
- В графе «Отпуск груза разрешил» — индивидуальный предприниматель лично или лицо, имеющее право без доверенности действовать от имени юридического лица (как правило, это руководитель организации).
- В графе «Главный (старший) бухгалтер» — лицо, занимающее соответствующую должность или на которое возложены такие обязанности приказом работодателя.
Старший бухгалтер имеет право подписи только при отсутствии главного бухгалтера, когда обязанность по ведению бухгалтерского учета руководитель или предприниматель возложили на себя.
Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)
- Универсальный передаточный документ (УПД)
- В течение 3 - лет с момента государственной ликвидации, налоговики могут вернуться к ликвидированной компании.
- Патентное ведомство России Роспатент: функции, структура и особенности взаимодействия
- Уголовно-процессуальные гарантии: понятие, виды, значение.
- Условный выпуск товаров, в отношении которых применяются меры технического регулирования
- Упрощенная процедура банкротства физических лиц: законопроект 2021 года
- Как правильно заполнить требование по банковской гарантии заказчику в рамках 44-ФЗ?
- В графе «Груз принял» — лицо, непосредственно получившее товар от представителя продавца. Это могут быть, например, работники склада или отдела материально-технического снабжения.
- В графе «Груз получил грузополучатель» — руководитель организации или индивидуальный предприниматель.
Особенности заполнения бумажной накладной
Товарную накладную можно заполнять как в бумажном, так и в электронном виде. Если организация составляет накладную на товары в бумажном формате, то не обязана использовать форму ТОРГ-12. Можно применять самостоятельно разработанный регистр. В бланк можно включать необходимое количество граф в соответствии с потребностями и отраслевой спецификой предприятия. Решение, в какой форме будет формироваться первичная документация, отражающая поставку товаров, принимает руководитель. После разработки и утверждения самостоятельного бланка его нужно закрепить в учетной политике организации.
В собственный бланк товарной накладной включите обязательные реквизиты:
- номер и дату формирования;
- название грузополучателя и его реквизиты;
- наименование грузоотправителя и его реквизиты;
- документ, на основании которого производится отгрузка товаров — контракт, счет, счет-фактура и проч.;
- таблицу, в которой приводится список поставляемых товаров, единица измерения и ценовые характеристики;
- место для подписей ответственных лиц с указанием их должностей;
- место для оттисков печатей сторон в случае их использования организациями.
Что проверить при получении товара
Перед подписанием в момент получения груза документ необходимо внимательно проверить и обратить внимание на ряд важных нюансов, возникающих при заполнении:
- Если ТМЦ принимаются по доверенности, то лицо, принявшее товар, ставит свою подпись с расшифровкой, а также дату и номер доверенности, которая обязательно должна прилагаться к накладной. В таких случаях печать не ставится.
- Если материально ответственное лицо организации, выступающей в роли заказчика, получает продукцию самостоятельно, то ставится подпись, расшифровка и печать в правом нижнем углу.
- Если в обеих организациях печать официально не используется, то документ может быть оформлен и без оттиска.
Верхняя часть товарной накладной ТОРГ-12 (шапка)
- ТОРГ-12 создается в двух экземплярах, один продавцу, а другой – покупателю.
- Номер товарной накладной должен соответствовать нумерации документов, утвержденной в учетной политике организации.
- Дата товарной накладной указывается текущая, на момент совершения факта хозяйственной жизни или после его окончания, в соответствии ст. 9 п. 3 ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Графа Грузоотправитель заполняется реквизитами организации-грузоотправителя. На практике данная графа обычно совпадает с графой Поставщик, или указываются реквизиты другой организации, которая является грузоотправителем (например, транспортной компании).
- Графа Структурное подразделение заполняется в случае, если товарно-материальные ценности передаются от обособленного подразделения организации-поставщика.
- Графа Грузополучатель заполняется реквизитам организации грузополучатель. На практике в данная графа совпадает с графой Плательщик, или указываются реквизиты другой организации являющейся грузополучателем.
- Графа Поставщик заполняется реквизитами организации-поставщика, т. е. в данной графе указываются реквизиты организации, продающей товар.
- Графа Плательщик заполняется реквизитами организации-плательщика, т. е. содержит реквизиты организации, которой продается товар.
- В реквизитах Грузоотправителя, Грузополучателя, Поставщика и Плательщика необходимо указать: наименование организации или предпринимателя, адрес, телефон, факс, ИНН, КПП, банковские реквизиты, наименование банка, БИК, кор.сч, р/сч или л/сч.
- Напротив всех реквизитов в конце строки заполняется специальное поле — код ОКПО.
- Вид деятельности по ОКДП на практике не заполняется, поле остаётся пустым.
- В графе Основание обычно указывается «Счет» или «Договор», в конце данной строки в специальных полях номер
и
дата
указываются соответственно номер и дата Счета или Договора. - В графе номер
и
дата
Транспортной накладной указывается её номер и дата соответственно. Данное поле является необязательным, его можно оставить пустым в том случае, если транспортная накладная не создаётся. - Вид операции — на практике не заполняется, поле остаётся пустым.
Документация в организации
В процессе деятельности организации совершают разнообразные операции. Все они должны фиксироваться для разных целей и пользователей. Некоторые документы могут оформляться в свободной форме, некоторые имеют установленный унифицированный образец, к другим применяются определенные требования, но используемый бланк компания может разработать самостоятельно. Так, в зависимости от назначения документов и отражаемой в них информации, выделяют несколько видов:
- Первичные — содержат информацию о факте совершения операции, оформляется в момент ее происхождения или сразу после него.
- Регистры учета — содержат обобщающую информацию о произошедших операциях за определенный период времени.
- Отчетные — в них содержится информация об итогах деятельности на определенную дату, окончательные расчеты по налогам, сборам, прибыли, расходах и других моментах.
В этой статье раскрывается тема первичной документации, а именно, заполнение ТОРГ-12, правила заполнения и другая справочная информация.
Обязательные данные, содержащиеся в ТН
Чтобы бланк ТН считался действительным и имел законную силу, он должен включать в себя перечисленные ниже сведения:
- дату оформления;
- название документации;
- наименование товара;
- количество полученных или переданных вещей;
- их стоимость (поштучно и за весь товар);
- величину начисленного НДС;
- подписи лиц, участвующих в сделке;
- реквизиты сторон.
Если хотя бы один из пунктов, перечисленных выше, отсутствует, ТН считается недействительной. Такой документ не может быть принят бухгалтером или другим должностным лицом, отвечающим за бухучёт.
В каких случаях оформлять накладную обязательно?
Есть несколько правил, которые необходимо соблюдать для того, чтобы не сделать лишних ошибок.
Одно из них связано с объемами товарно-материальных ценностей. Накладная выписывается независимо от величины отгрузки товарно-материальных ценностей. Очень часто бывает так, что покупателем является физическое лицо, которому не нужна ТН (товарная накладная). В данном случае необходимо помнить о том, что вы взаимодействуете с налоговой службой, поэтому вам необходимо списать материалы в расход официально, а значит, документально оформить отгрузку.
Следующее правило касается внешнего оформления документации. Есть несколько способов выписать накладную: можно скачать бланк одной из самых распространенных форм (ТОРГ-12), а можно разработать образец самостоятельно, используя общепринятые правила и порядок оформления подобной документации (главное, не забыть о реквизитах).
Для того чтобы накладная смогла фигурировать в учете, необходимо сделать 2 экземпляра: один для поставщика, другой для покупателя.