Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка о закупке канцтоваров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перевод служебных записок на закупку в электронный вид – это не страшно. Страшно, когда они не контролируются или вовсе теряются. Учёт и обработка записок в электронном виде исключает состояние неизвестности, в котором могут находиться документы. Работа со служебной запиской на закупку посредством 1С:Документооборота обеспечит уверенность в том, что ответственный получит документ и он будет своевременно обработан даже при отсутствии ответственного в офисе. А ознакомление сотрудника с состоянием его записки позволит больше не тревожить коллег из финансового отдела.
Отношения сторон при временной передаче имущества в безвозмездное пользование регулируются ст. 689 ГК РФ «Договор безвозмездного пользования». В кодексе не прописана обязанность составлять такого рода документ, однако его наличие позволит определить дату фактического перехода имущества в пользование, и зафиксировать его состояние на момент передачи. Стороны договора называются ссудодатель и ссудополучатель.
Договор безвозмездного пользования подразумевает обязанности ссудополучателя содержать имущество в надлежащем состоянии, поэтому акт приема передачи позволит определить добросовестность принимающей стороны по отношению к переданному.
Служебная записка на закупку
В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. д. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров.
Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года. В таком случае подается отдельная служебная записка с обоснованием причины внеплановой закупки. Основанием для замены компьютерной техники может стать:
- устаревание оборудования;
- поломка какой-либо из составных частей техники;
- необходимость в дополнительном компьютере.
Служебная записка на закупку
В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. д. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров.
Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года. В таком случае подается отдельная служебная записка с обоснованием причины внеплановой закупки. Основанием для замены компьютерной техники может стать:
Аргументировать такую причину для покупки новой техники можно малой производительностью или мощностью устройства, невозможностью установки на него нужного для работы программного обеспечения. К незапланированной замене компьютерной техники приводят различные поломки устройства или низкое качество его составных частей. В этой ситуации обосновать покупку нового компьютера можно заключением технических специалистов о невозможности или нецелесообразности его дальнейшего ремонта.
Кроме того, структурному подразделению может понадобиться дополнительная техника из-за расширения штата сотрудников, например, в случае приема нового работника. Иногда для снижения затрат компании не устанавливают дополнительное рабочее место для работника, принятого на испытательный срок, а предлагают ему пользоваться одной машиной с кем-либо из коллег. Многие новички временно решают эту проблему использованием личного ноутбука. По окончании срока стажировки или испытания человеку предоставляют отдельное рабочее место, для которого необходим дополнительный компьютер.
Шаг 4. Составляем документацию о проведении закупки
Документация о проведении процедуры — это пакет документов, описывающих порядок проведения закупки, объект, требования к участникам. В числе документов, которые должны содержаться в этом пакете, присутствует и проект будущего контракта. В документации заказчик указывает, что процедура проводится с применением национального режима, и на обязанность участников документально подтвердить их соответствие требованиям этого режима. Например, в случае проведения электронного аукциона допустимо требовать от участников к заявке на участие приложить документы, подтверждающие, что продукция, которую они намерены поставлять по контракту, происходит из России.
В качестве документов, подтверждающих происхождение товара, используются:
- акт экспертизы, проведенной Торгово-промышленной палатой;
- заключение Минпромторга о том, что продукция произведена на территории России;
- сертификат о происхождении товара по форме СТ-1.
Шаг 6. Заключаем контракт
После того как заказчик определил победителя закупки, с ним заключается контракт. С проектом контракта участник мог ознакомиться еще на этапе ознакомления с закупочной документации, но перед подписанием он вправе подать правки и заявить о необходимости оформления протокола разногласий.
Контракт составляется в соответствии с требованиями, установленным статьей 34 Федерального закона № 44-ФЗ, и содержать:
- предмет соглашения — что закупается, к контракту необходимо приложить техническое задание, описывающее закупаемую мебель;
- цену контракта;
- срок поставки и срок оплаты;
- раздел об ответственности сторон в случае неисполнения ими условий соглашения;
- раздел об обеспечения контракта;
- перечень обстоятельств непреодолимой силы.
Полиграфическая продукция, предназначенная для перепродажи
При перепродаже полиграфической продукции организация признает доход от обычных видов деятельности в размере продажной стоимости такого товара (п. п. 5, 6, 6.1, 12 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н). Одновременно фактическая себестоимость этого товара относится на себестоимость продаж текущего отчетного периода (п. п. 5, 7, 9, 16, 18, 19 ПБУ 10/99).
Сумма НДС, предъявленная изготовителем полиграфической продукции, принимается к вычету в полном объеме в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры, оформленного в соответствии с требованиями налогового законодательства, после принятия ее на учет и при наличии соответствующих первичных документов (п. 2 ст. 169, пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, Письмо Минфина России от 17.10.2016 N 03-03-06/2/60252).
В бухгалтерском учете производятся следующие записи (Инструкция по применению Плана счетов):
- дебет 41 кредит 60 — принята к учету полиграфическая продукция на основании отгрузочных документов изготовителя и приходного ордера;
- дебет 19 кредит 68 — отражен НДС, предъявленный изготовителем полиграфической продукции, на основании счета-фактуры;
- дебет 68 кредит 19 — принят к вычету НДС на основании счета-фактуры;
- дебет 60 кредит 51 — произведена оплата изготовленной полиграфической продукции на основании выписки банка по расчетному счету;
- дебет 62 кредит 90-1 — признан доход от перепродажи полиграфической продукции на основании товарной накладной;
- дебет 90-2 кредит 68 — начислен НДС со стоимости полиграфической продукции;
- дебет 90-2 кредит 41 — списана фактическая себестоимость полиграфической продукции на основании бухгалтерской справки-расчета.
Визитные карточки, изготовленные организацией для своих сотрудников, учитываются в составе материально-производственных запасов на счете 10 «Материалы». При получении карточек из типографии делается запись по дебету счета 10 в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» либо 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». В момент выдачи сотрудникам визитных карточек расходы на их изготовление списываются в дебет затратных счетов в зависимости от подразделения, в котором работает получающий их сотрудник (например, при выдаче визиток работникам аппарата управления затраты списываются в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»). Суммы НДС, уплаченные изготовителю визитных карточек, организация вправе принять к вычету при условии правильного оформления полученных счетов-фактур. Если признано, что визитные карточки изготавливались в рекламных целях, то НДС принимается к вычету в размере, соответствующем рекламным расходам, учитываемым при определении налогооблагаемой прибыли (п. 7 ст. 171 НК РФ).
И наконец, четвертый вид – это семейные. Они содержат личную информацию, такую как, например как имя и фамилия мужа и жены. При этом имя жены печатается первым (и они еще говорят о равноправии полов, БАРДАК). Используют их в основном при проведении различных мероприятий, праздников, в качестве приглашений, за последние пару лет получили огромную популярность.
15 Окт 2020 yristzvyka 335
Поделитесь записью
- Похожие записи
- Правила эксплуатации жилых домов
- Какие льготы у студента мед университета если он сирота
- Можно ли восстановить паспорт в другом городе
- Квитанция за воду расшифровка
Составляют ли в электронном виде
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.
Объясняем порядок и правила написания служебной записки
По структуре любая служебная записка условно делится на 3 структурных элемента: реквизиты, предмет и подпись обращающегося. В целях соблюдения «чистоты» документооборота на предприятии уделим внимание каждому из них.
Первым делом в правом верхнем углу листа бумаги отметим, от кого и кому подаётся записка. Для этого в дательном падеже прописываем ФИО и должность согласно штатному расписанию конечного адресата, а затем уже в родительном падеже те же сведения о составителе. Чуть ниже указываем дату составления и населённый пункт, в котором территориально расположена организация.
Следующим шагом обратим внимание на основную часть официальной бумаги, в которой обозначается предмет обращения. Здесь следует ёмко, но подробно описать суть. Имеют место ссылки на законодательство, а также на различные акты. Например, акт о нарушении трудовой дисциплины. Как только фабула будет изложена, можно переходить к подписанию.
Характеристики служебных записок
Служебные записки – это документы внутреннего вида. То есть они направляются только в рамках компании. Для коммуникации со внешними пользователями обычно используют фирменные бланки. Служебная записка, в свою очередь, отличается упрощенной формой. В документе должна содержаться просьба, а также основания для этой просьбы. Подпись на нем ставит только составитель.
Записка на закупку канцтоваров обычно составляется материально ответственным лицом. Это может быть секретарь, представитель канцелярии. Канцтовары требуются фирме постоянно. А поэтому записка на закупку является частью постоянного документооборота.
В документе обычно фигурирует просьба о закупке таких изделий, как ручки, блокноты, скотч, скрепки, дыроколы. Перед составлением записки сотрудник должен точно выявить, столько единиц канцтоваров недостает. Для этого имеет смысл провести небольшую ревизию.
Просить нужно только о закупке тех изделий, которые действительно необходимы на данный момент. Канцтовары нельзя приобретать «на будущее». Кроме того, в записке не может фигурировать просто название изделия. Необходимо указать точное количество товара.
Положительные и отрицательные стороны подачи заявки на приобретение товара
| Положительные стороны | Отрицательные стороны |
| Заявка представляет собой документ, в котором покупатель фиксирует свое желание на покупку того или иного товара в определенный промежуток времени Заявка является гарантией того, что при появлении товара на складе, она бронируется под определенного покупателя |
Если покупатель хочет изменить один, указанный в заявке, товар на другой, который в заявке не указан, то могут возникать определенные сложности Также сложности возникают в том случае, если покупатель отказывается от направленной ранее заявки |
Как написать служебную записку
Служебная записка служит основным инструментом для обмена служебной информацией между структурными подразделениями организации.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Применение записки обусловлено необходимостью документирования информационных взаимоотношений внутри каждой компании.
Данный вид документа используется для коммуникации на горизонтальном уровне, без привлечения вышестоящих должностных лиц. Например, от ведущего специалиста одного отдела к ведущему специалисту другого, от руководителя к руководителю, от служащего к служащему, при условии их равнозначного статуса. Письменное обращение подчиненного к руководителю носит название докладной записки.
При помощи служебных записок регулируются практически все вопросы, касающиеся деятельности организации, в частности, вопросы организационного, хозяйственного, информационного или материально-технического обеспечения.
Как правило, записка выражает предложение или просьбу относительно одного из указанных вопросов, но может содержать и иную служебную информацию. Записка, составленная с целью объяснения причин невыполнения служебных задач и направленная на имя руководителя, называется объяснительной запиской.
Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.
При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.
Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.
Обоснование в плане-графике
После предыдущих этапов заказчик переходит к формированию плана-графика. Теперь это единственный документ планирования, который необходимо формировать в ЕИС. План-график утверждается в течение 10 рабочих дней после (ч. 6, 7 ст. 16 Закона № 44-ФЗ, п. 12 Порядка № 1279) доведения лимитов бюджетных обязательств до государственного (муниципального) заказчика.
При определенных обстоятельствах необходимо вносить изменения в план-график, эти действия требуют обоснования. Вот что писать в обосновании при изменении плана закупки по 44-ФЗ:
- изменения были внесены в требования к товарам, работам, услугам (в т.ч. предельной цене) или нормативным затратам по ст. 19 44-ФЗ;
- изменения внесли в связи с уменьшением или увеличением доведенных до заказчика объема денежных обязательств;
- изменения произошли в показателях планов (программ) финансово-хозяйственной деятельности госучреждений, ГУП и МУП;
- внесение корректировок в решения или соглашения о предоставлении субсидий;
- реализация решения, которое принято после обязательного общественного обсуждения госзакупки по ст. 20 44-ФЗ;
- отражение экономии, которая возникла в процессе определения поставщика;
- уточнение сведений о предмете торгов;
- исполнение предписания контрольных органов;
- признание конкурентной процедуры несостоявшейся.