Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возмещение командировочных расходов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главное требование налоговиков при признании расходов на такси – их экономическая обоснованность. В НК РФ (ст. 264) прописана возможность служебный транспорт и затраты на него учитывать в расходах по прибыли. При этом не обозначено, что транспорт обязательно должен принадлежать фирме. Из сказанного следует, что такси можно при определенных условиях считать служебным транспортом сотрудников.
Обоснование расходов на такси
В качестве подтверждающих можно использовать:
- заказы-наряды;
- квитанции, чеки на проезд в такси;
- подписанные по результатам поездки документы (договоры с контрагентами, акты и пр.);
- договор с фирмой такси на оказание услуг (предпочтительно заключать его при постоянном использовании такси сотрудниками);
- выписки банка с оплатой услуг фирмы-перевозчика.
К подтверждению подобных расходов в НУ следует подойти особенно тщательно: чиновники проверяют их, вплоть до сверки маршрута и времени поездки с рабочим временем сотрудника по договору. Если имеются сомнения, что расходы удастся подтвердить без проблем, лучше отнести их за счет чистой прибыли. Такие выводы можно сделать из письма Минфина №03-03-06/1/68839 от 20/10/17 г.
Использование услуг такси в НУ отражается с учетом определенных нюансов, о которых следует знать бухгалтеру.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Возмещение проживания в командировке
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
- кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
- договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
- НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
- страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.
Учет командировочных расходов: проводки
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
Расходы на проезд в такси командированного работника
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.
Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.
Расходы на такси в бухгалтерском учете
Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.
Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.
Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.
В бухучете проводки следующие:
Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;
Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.
Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:
Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.
Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.
Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Если аванс выдан в рублях
Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:
-
по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;
-
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;
-
по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).
Расходы на проезд в такси командированного работника
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.
Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.
Расходы на такси в бухгалтерском учете
Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.
Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.
Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.
В бухучете проводки следующие:
Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;
Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.
Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:
Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.
Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.
Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Расходы на оплату услуг такси для доставки сотрудников в офис и обратно востребованы и оправданы в условиях пандемии коронавируса. Такой способ передвижения позволяет минимизировать многочисленные контакты, которые неизбежны в общественном транспорте и потенциально представляют угрозу для здоровья сотрудников.
Казалось бы, целесообразность таких расходов во время эпидемии очевидна. При этом есть одно «но» — Правительство РФ не включило такой вид издержек работодателя в разрешенные «коронавирусные» расходы, как это было сделано с расходами на дезинфекцию помещений, покупку для сотрудников спецодежды и СИЗ, приборов и лабораторного оборудования (п. 2, п. 3 ст. 1 Закона от 22.04.2020 № 121-ФЗ «О внесении изменений…»).
Чтобы учесть в НУ такие расходы, запаситесь дополнительными аргументами и документами, чтобы у контролеров не было повода прицепиться к их неправомерности.
Главный аргумент — применение такси позволяет работодателям выполнить предписания органов власти в условиях распространения инфекции (Письмо Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24, Постановление Главного государственного врача РФ от 18.03.2020 № 7).
Налогообложение командировочных расходов: налог на прибыль
Порядок учета расходов, понесенных фирмой на командировку сотрудника, представлен в таблице ниже:
|
Вид расходов |
Возможность учета затрат при исчислении налога на прибыль |
| Суточные |
Полная сумма суточных может учитываться при расчете налога на прибыль. При этом какие-либо подтверждающие расходы документы не требуются — достаточно бухгалтерской справки с расчетами, приказа об отправке в служебную поездку, билетов с указанием пункта вылета и прибытия. |
|
Компенсация проезда к пункту назначения и назад к предприятию работодателя |
Полностью могут быть учтены при уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль. При покупке билетов на поезд в вагон повышенной комфортности (или авиабилетов в бизнес-класс) их стоимость также может быть учтена полностью. Если имеется документальное подтверждение и обоснование необходимости оплаты зала повышенной комфортности или расходов на фрахт воздушного судна для проезда к месту выполнения служебного задания и назад к месту работы, эти затраты также можно учесть при расчете налога на прибыль. |
|
Компенсация проезда при утрате проездных документов, подтверждающих факт совершения поездки |
Если не удалось получить дубликат билета, копии проездного документа или справки от транспортной компании, расходы по оплате проезда учитывать при расчете налога на прибыль запрещено. |
|
Компенсация покупки электронного билета |
Если имеются документальные доказательства покупки электронного билета (распечатка, посадочный талон, чек ККТ, слип, чек электронного терминала), можно учесть стоимость электронного документа при расчете налога на прибыль. |
| Компенсация проезда на такси |
Стоимость проезда на такси можно учесть, если:
|
|
Компенсация расходов на оплату проживания |
Если имеются документальные доказательства оплаты жилья, расходы фирмы могут быть учтены полностью. Если документов нет — учитывать затраты нельзя. |
| Расходы на выдачу визы |
Если поездка состоялась, учесть расходы при расчете налога на прибыль можно. Если сотрудник не выехал за границу, учитывать затраты нельзя. |
|
Убытки, связанные с выплатой штрафа за возврат билета при срыве международной командировки |
Можно включать в расходы и уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль. |
| Расходы на услуги посреднических фирм (турагентства и т.д.) |
Могут быть учтены при наличии акта выполненных работы с расшифровкой стоимости каждой оказанной услуги. |
Расходы на такси в командировке ндфл. Первичные документы на такси, подтверждающие расходы
— 1. По разъяснениям Минфина, расходы налогоплательщика на проезд работника на такси к месту командировки и обратно к месту постоянной работы учитываются при налогообложении при условии их оформления документами, соответствующими требованиям, установленным действующим законодательством .
По нашему мнению, при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на такие поездки в такси, подтвержденные распечатками сообщений от электронных приложений такси. Однако официальных писем контролирующих органов по данному вопросу нет.
Как правило, при оплате наличными водитель должен выдавать кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси . Поэтому расходы на проезд сотрудника в такси, услуги которого оплачены наличными, можно учесть на основании квитанции или кассового чека, напечатанного таксометром .
Однако такие правила перевозок, установленные в 2009 году, учитывают лишь наличные расчеты: и БСО, и кассовый чек подтверждают внесение оплаты наличными.
Если оплата списывается со счета банковской карты, такие документы не требуются.
Важно
Для такси, работающих в системе Яндекс-такси, Гет-такси или Убер, отслеживание маршрута и километража происходит централизованно по навигационным системам.
По итогам каждой поездки пассажиру приходит на электронную почту письмо с данными о поездке (конкретным маршрутом, километражом и временем поездки).
Если деньги списываются с банковской карты, то приходит сообщение на номер телефона о сумме, списанной в качестве оплаты поездки.
Отметим, что Минфин в аналогичной ситуации — при покупке компьютерных программ через Интернет, считает расходы подтвержденными, если имеются :
(и) распечатка электронного письма, подтверждающего поставку программы, заверенная в установленном порядке.
Таким образом, распечатка письма, поступившего по электронной почте, а также банковская выписка подтвердят реальность поездки и ее стоимость. Согласны с этим и специалисты Минфина.
- БУЛАНЦЕВА ВАЛЕНТИНА АЛЕКСАНДРОВНА — Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России
- Расходы организации на проезд командированного работника на такси к месту командировки и обратно, из места командировки к месту постоянной работы могут быть учтены при налогообложении, если они документально подтверждены .
- По моему мнению, для подтверждения произведенных расходов на такси будет достаточно распечаток, полученных из электронной системы такси (Яндекс-такси, Гет-такси или Убер), и выписки с банковского счета.—-
Некоторые организации предпочитают составить в качестве первичного документа справку бухгалтера, в которой они описывают сложившуюся ситуацию (кто из работников, куда и зачем ездил), проставляют подписи лиц, ответственных за оформление операции и прикладывают к этой справке распечатки электронных писем и выписок с банковского счета . Распечатки надо заверить подписью, указать Ф.И.О. и должность работника, проставившего подпись, также надо указать дату распечатки. Таким работником может быть как тот, кто непосредственно воспользовался услугами такси, так и бухгалтер организации, отвечающей за отражение данной операции в учете — если у бухгалтера есть доступ к личному кабинету в системе Яндекс-такси, Гет-такси или Убер, либо доступ к электронной почте, на которую приходят письма с подтверждением данных о поездках.