Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы временного и постоянного срока хранения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Сроки хранения документов
Общие сроки хранения документов закреплены в НК РФ и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно ст. 23 НК РФ, все налогоплательщики обязаны хранить свои документы в течение четырех лет. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст. 23 НК РФ делается оговорка, что 4-летний срок применяется для случаев, когда законодательством не установлены другие сроки.
При этом 4-летний срок начинает течь не с даты составления документа, а с момента окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Что касается амортизируемых основных средств, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации (письмо Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).
Поэтому можно сказать, что 4 года – это обязательный минимум, в течение которого плательщики обязуются сохранять документы, используемые в налоговых целях. Но, во избежание различных неприятностей с ИФНС, при установлении правил хранения документов лучше ориентироваться на более длительные сроки.
Например, на те, которые установлены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Эта статья определяет два основных срока, которые применяются для разного вида документов.
Так, не менее 5 лет после окончания отчетного года (т.е. года составления) должны храниться:
- первичные учетные документы (договоры, акты, счета-фактуры, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.);
- регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, инвентарные карточки и т.д.);
- бухгалтерская (финансовая) отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, о целевом использовании средств и т.д.);
- аудиторские заключения.
Не менее 5 лет после года последнего использования в целях составления бухотчетности хранятся:
- учетная политика;
- стандарты экономического субъекта;
- документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета.
Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?
Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:
- Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
- Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
- Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
- Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.
Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов
На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.
Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.
Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».
То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.
Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).
Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.
Сроки хранения постоянных и временных документов
Сроки хранения временных и постоянных документов определяются общими и ведомственными перечнями, которые регламентируют минимальные сроки. Пометка «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» значит, что документы имеют лишь практическую ценность. Для отдельных документов сроки хранения устанавливает сама организация, в то время как для других время хранения устанавливается не менее 5 лет.
Документы постоянного срока хранения руководитель должен передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд Российской Федерации:
- приказы по основной деятельности
- журнал регистрации приказов по основной деятельности
- штатные расписания
- структура организации
- номенклатура дел
- описи дел
- акты об уничтожении дел и утрате документов
- целевые программы информатизации
- прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
- годовые планы и отчеты
- годовые бухгалтерские балансы
- годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
- годовые сметы и др.
- уставные документы
- документы о приватизации
- реестры акционеров
- реестры владельцев ценных бумаг
- списки лиц, имеющих право на дивиденды
- журналы, книги учета работы с акциями
- заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
- гранты
- лимиты
- паспорта сделок
- документы о благотворительной деятельности
- и другие документы
Документы временного срока хранения (5-10 лет хранения)
- приказы на отпуска и командировки
- приказы по административно-хозяйственной деятельности
- договоры с юридическими лицами
- документы по госзакупкам
- акты о приеме выполненных работ
- бухгалтерские документы
- путевые листы
- и другие документы
Что относится к документам постоянного хранения?
- приказы по основной деятельности;
- акты об уничтожении дел и утрате документов;
- номенклатура дел;
- штатные расписания;
- журнал регистрации приказов по основной деятельности;
- описи дел постоянного хранения и по личному составу;
- целевые программы информатизации;
- ценники, тарифы на продукцию и услуги;
- уставные документы;
- реестры владельцев ценных бумаг;
- годовые бухгалтерские балансы, сметы, планы и отчеты;
- годовые отчеты в ФСС, ПФ и ИФНС;
- документы о приватизации;
- списки лиц, имеющих право на дивиденды;
- паспорта сделок;
- документы о долгосрочной кредитной и инвестиционной деятельности (гранты, таблицы, заключения);
- документы о благотворительной деятельности.
Какой документ регламентирует сроки хранения документов?
Официальные документы для определения сроков хранения документов выглядят так:
- перечень типовых управленческих документов, сформулированный Росархивом 25.08.2010 г., содержащий сроки хранения типовой документации;
- перечень типовых документов, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании, который содержит информацию о сроках хранения (утв. Приказом Министерства культуры России от 31.07.2007 г. № 1182);
- отраслевые перечни, определяющие сроки хранения документов, которые не отражены в вышеперечисленных;
- федеральные законы.
Учет затрат на хранение документов и регистров
Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:
- оплату коммунальных услуг;
- ремонт помещения;
- арендные платежи, если здание арендуется организацией;
- заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.
Проводки:
- Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
- Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
- Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
- Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
- Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
- Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.
Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:
- Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
- Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.
Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:
- Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
- Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
- Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.
Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).
В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.
Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
■ При регистрации документов в СЭД. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.
Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления
и выполнения задания электронной копии поступившего документа более чем достаточно. Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу.
■ При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета. Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся. Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов.
Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело.
Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело.
Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.
Очевидно, что первый вариант – самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд. Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени. А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.
Оформление импортируемых товаров на временное хранение
Размещение груза на временное хранение не требует от владельца предоставления таможенной декларации. Тем не менее нужен определенный пакет документов. Который будет отличаться в зависимости от вида груза, страны-импортера, способа грузоперевозки и других факторов.
Сама процедура достаточно быстрая и простая – таможенный орган принимает необходимые документы и в течение часа выносит решение о размещении импортного груза на временное хранение.
Кроме того, ввозимые грузы могут быть размещены на СВХ принудительно. Такие случаи предусмотрены действующим законодательством:
- Груз был ввезен на территорию РФ незаконно и невозможно экспортировать его немедленно обратно либо нельзя сделать это в принципе;
- Обнаружена партия товаров, которая ранее была ввезена незаконно;
- Выявлено нарушение норм таможенного законодательства со стороны участников внешнеэкономической деятельности.
В этих случаях оплата услуг СВХ ложится на плечи владельца груза либо компании-перевозчика. В дальнейшем, если проверка покажет отсутствие нарушений, уплаченная сумма возвращается. Также неправомерные решения проверки можно оспаривать в судебном порядке.
Аббревиатура или полная расшифровка подразумевают под собой специализированное и оборудованное профессиональными аппаратами помещение, где хранятся отправления, перевозимые через границу России, до момента завершения оформления растаможки. Территория, где выполняются разгрузочно-погрузочные работы, взвешивание, парковка, относятся к термину.
В это место направляются грузы от того момента, когда их предъявляют на таможне и до востребования после оформления разрешения от контролирующей организации. При этом для здания выдвигаются определенные требования, необходимые для сохранности любой продукции, при этом ограничения по свободному месту нет. Местоположение выбирают недалеко от крупных международных транспортных путей.
Требующиеся сведения для размещения
Для всех импортируемых изделий действует правило обязательной обработки. Сначала требуется предъявить разрешительные документы. Чтобы при размещении не возникло проблемных моментов, а процедура занимала минимум времени, рекомендуется заблаговременно подготовить справки и заполнить необходимые пустые поля в бланках. Владельцы таких площадок принимают на себя ответственность по мере постановки отметок о приеме, размещении и выделении участка. Подписание акта приема-передачи происходит от представителей двух сторон: человек от складского помещения и транспортной компании. После этого владелец СВХ обязуется предъявить в контролирующие органы отчеты, заполненные по бланку ДО-1.
Согласно ТК РФ ст. подготавливают следующую документацию:
- информация о заказчике и поставщике;
- адрес отправления;
- наименование для всех позиций;
- число изделий и грузового места;
- сведения об упаковке и типе маркирования;
- стоимость;
- масса;
- шифр ТН ВЭД.
В случае отсутствия требуемых сведений перевозчик дополняет документы, опираясь на имеющиеся вплоть до заполнения в свободной форме.
Что можно делать с грузом
При размещении товарной продукции в пункте права владельца отправления отличаются и являются более ограниченными по сравнению с использованием услуг таможенных площадок. Для второго варианта предусмотрена возможность доверенного лица или же собственника осуществлять проверку изделий или упаковочного материала на наличие повреждений, также допускается измерять и проверять параметры посылки, менять его положение и производить прочие манипуляции при соблюдении запрета на вынесение за пределы указанной территории. Иные операции, то есть подготовка к отправке, взятие пробы, могут быть выполнены при условии выдачи соответствующего разрешения от контролирующей службы. Смена владельца или передача прав на распоряжение в момент нахождения на СВХ запрещено.
Из таких особенностей можно сделать вывод, что сам процедура подготовки сопроводительной документации и правила в коммерческих организациях являются более выгодными в том случае, если отправления нерегулярны, а партии имеют малый объем. В остальных ситуациях предпочтение отдают таможенным.
Документы необходимые для помещения товаров на склад временного хранения
При помещении товаров или грузов на склад временного хранения, в таможенный орган предоставляются документы, содержащие сведения о, стране отправления и стране назначения товаров, наименовании и местонахождении отправителя (получателя) товаров в соответствии с транспортными (перевозочными) документами о наименовании товаров, о количестве грузовых мест, о количестве товаров, весе брутто товаров (в килограммах) либо об объеме товаров (в кубических метрах), характере и способах упаковки и маркировки товаров, сведения о классификационных кодах товаров в соответствии с Гармонизированной системой описания и кодирования товаров или Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности на уровне не менее чем первых четырех знаков, а так же фактурной стоимости (рис. 2.1) Приказ Федеральной таможенной службы от 29 декабря 2012 г. № 2688 г. Москва..
Требования к обустройству, оборудованию и месту расположения складов временного хранения
Согласно статьи 168 ТКТС места временного хранения должны отвечать требованиям по их расположению, обустройству и оборудованию, установленным законодательством государств — членов Таможенного союза Таможенный кодекс Таможенного союза: текст с изм. и доп. на Т17 2011 г. — М.: Эксмо, 2011. — 132с., ст — 168..
В соответствии с приказом ФТС России от 19 августа 2014 г. № 1600 «Об утверждении требований к обустройству, оборудованию и месту нахождения складов временного хранения и прилегающей к ним территории, приближенных к государственной границе Российской Федерации и являющихся местом расположения таможенных органов или их структурных подразделений, осуществляющих таможенные операции и таможенный контроль в отношении товаров, перемещаемых через таможенную границу Таможенного союза» утверждены обязательные требования к обустройству, оборудованию и месту расположения СВХ Приказ Федеральной таможенной службы (ФТС России) от 19 августа 2014 г. № 1600 г. Москва. «Об утверждении требований к обустройству, оборудованию и месту нахождения складов временного хранения и прилегающей к ним территории, приближенных к государственной границе Российской Федерации и являющихся местом расположения таможенных органов или их структурных подразделений, осуществляющих таможенные операции и таможенный контроль в отношении товаров, перемещаемых через таможенную границу Таможенного союза»..
Хранение документов и архивов
Абсолютное большинство документов, которые необходимы для работы компании каждый день, существуют в электронном варианте или занимают не так много места на полках в офисе. Однако многие договора, акты и другие бумаги с подписями и чеками должны быть напечатаны, и необходимость хранить их в течение нескольких лет закреплена на законодательном уровне. Рано или поздно таких бумаг накапливается много и встает вопрос об архивном хранении документов. Они могут потребоваться в случае возникновения споров или претензий, и чтобы защитить интересы своей фирмы, нужно сейчас позаботиться о том, чтобы бумаги были систематизированы и хранились в оптимальных условиях.
Свои услуги по хранению документов в архиве предлагает Self Storage сервис «Кладовкин». Все наши помещения отлично подходят для сохранения бумаг в их исходном виде. Температура и влажность контролируются автоматически современной системой климат-контроля. Благодаря регулярной влажной уборке и продуманной системе вентиляции на складах не скапливается пыль, и отсутствуют посторонние запахи. Вы можете арендовать один или несколько боксов для хранения документов на любой срок. Мы рекомендуем упаковывать все бумаги в коробки, маркировать с указанием даты и типа. В случае необходимости мы готовы помочь с правильной организацией вашей документации.
Виды документов и сроки хранения
Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Можно выделить документы временного и постоянного хранения.
Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.
Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.
Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.
В таблице — виды документов со сроками хранения.
Налоговый и бухгалтерский учет
| Срок хранения | Вид документа |
|---|---|
| 1 год | Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета |
| 5 лет | Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции |