Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила учета выставленных и полученных счетов-фактур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если нужно внести изменения в журнал учета (в т. ч. после завершения налогового периода), регистрируют счет-фактуру (в т. ч. корректировочный) за тот налоговый период, в котором он был зарегистрирован до внесения в него исправлений.
Сроки сдачи новой формы персонифицированной отчетности ЕФС-1
| Вид представляемых сведений | Отчетный период | Срок сдачи |
|---|---|---|
| Сведения о периодах работы (стажа) | За 2023 год | 25.01.2024 |
| Сведения о взносах на травматизм | I квартал 2023 года | 25.04.2023 |
| I полугодие 2023 года | 25.07.2023 | |
| 9 месяцев 2023 года | 25.10.2023 | |
| 2023 год | 25.01.2024 | |
| Сведения о дополнительных взносах на накопительную пенсию | I квартал 2023 года | 25.04.2023 |
| I полугодие 2023 года | 25.07.2023 | |
| 9 месяцев 2023 года | 25.10.2023 | |
| 2023 год | 25.01.2024 | |
| Сведения о трудовой деятельности | — |
при приеме на работу/увольнении:
при переводе на другую постоянную работу, а также при подаче заявления о переходе на ЭТК:
|
Кто ведёт и заполняет
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур применяют при расчетах по НДС. Его ведут за налоговый период на бумаге либо электронно только в случае выставления и/или получения счетов-фактур при:
- ведении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии (субкомиссии), агентских (субагентских) договоров, предусматривающих реализацию и/или приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента), договоров транспортной экспедиции;
- выполнении функций застройщика.
В последнем случае это:
- плательщики НДС, в т. ч. исполняющие обязанности налоговых агентов;
- лица, освобожденные от обязанностей плательщика, связанных с исчислением и уплатой НДС;
- лица, не являющиеся плательщиками НДС.
Внесение изменений в журнал учета счетов-фактур
Порядок следующий:
- В новой строке журнала учета делают записи данных по счету-фактуре (в т. ч. корректировочному) до внесения в него исправлений, подлежащие аннулированию (с отрицательным значением).
- В следующей строке регистрируют счета-фактуры (в т. ч. корректировочный) с внесенными в него исправлениями (с положительным значением).
|
СИТУАЦИЯ |
ЧТО ДЕЛАТЬ |
| Ошибочная регистрация счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) | В новой строке журнала учета делают записи данных по счету-фактуре (в т. ч. корректировочному), подлежащие аннулированию (с отрицательным значением) за тот налоговый период, в котором был ошибочно зарегистрирован указанный счет-фактура |
| Обнаружение в текущем налоговом периоде факта отсутствия регистрации в журнале учета счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), полученного в истекшем налоговом периоде либо после завершения налоговых периодов | Записи данных по такому счету-фактуре (в т. ч. корректировочному) делают в новой строке журнала учета за тот налоговый период, в котором этот счет-фактура (в т. ч. корректировочный) составлен. |
Кому и в какие сроки нужно сдавать журнал в ИФНС
Подавать журнал учета выданных и полученных счетов-фактур для проверки в налоговую инспекцию приходится фирмам-посредникам, осуществляющим деятельность в интересах третьих лиц, с которыми они сотрудничают на основе агентского, комиссионного, транспортно-экспедиционного договоров, а также при выполнении функций застройщика (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
Экспедиторы сдают журнал, если считают оплату по договору доходом и учитывают его при определении налоговой базы по налогу на прибыль или НДФЛ, если речь идет о предпринимателе. А при применении спецрежимов, доход учитывался в составе единого налога на УСН или ЕСХН.
На заметку! Если покупатель не является плательщиком НДС, то стороны могут оформить соглашение, в рамках которого счета-фактуры при сделках выдаваться не будут. Такие действия можно считать правомерными на основе разъяснений Минфина России (письмо от 31.10.16 № 03-11-11/63683).
Срок подачи журнала в налоговую — до 20-го числа следующего месяца по завершении отчетного квартала. К примеру, за 3 квартал 2022 года форму нужно было сдать до 20 октября 2022 года. Журнал подается в налоговую только электронным путем — через специального оператора или на сайте ФНС, заверенный электронной подписью (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
Вопрос N 3. Какие документы следует оформлять «упрощенцам», добровольно выставляющим счета-фактуры
Об «упрощенцах», добровольно выписывающих счета-фактуры при реализации и начисляющих НДС, не говорится ни в Налоговом кодексе РФ, ни в Постановлении N 1137. Оно и понятно, потому как термина «добровольная уплата НДС» для «упрощенцев» в налоговом законодательстве не содержится.
На заметку. Как вести журнал учета счетов-фактур
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур состоит из двух частей: ч. 1 «Выставленные счета-фактуры» и ч. 2 «Полученные счета-фактуры» (п. 1 Приложения 3 к Постановлению N 1137). При ведении журнала используют Коды видов операций по перечню, утвержденному Приказом ФНС России от 14.02.2012 N ММВ-7-3/83@.
Документ можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Бумажный вариант журнала заверяет руководитель (уполномоченное им лицо) не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом. Перед этим журнал следует прошнуровать, пронумеровать и скрепить печатью. Если журнал ведут в электронном виде, его заверяют электронной подписью руководителя (уполномоченного им лица) (п. 13 Приложения 3 к Постановлению N 1137).
Порядок заполнения журнала
Условно в бланке журнала регистрации счетов-фактур можно выделить 3 секции:
- Верхняя часть со сведениями о компании;
- Табличная часть, включающая 2 самостоятельных раздела:
- Для выписанных документов;
- Для поступивших документов.
В верхней части указывается полное или краткое название организации, ИНН/КПП или ФИО и ИНН ИП, квартал, за который вносятся сведения. Порядок заполнения таблицы на выставленные счета-фактуры на отгрузку приведен ниже.
|
№ столбца |
Какие данные отражаются |
|
Столбец 1 |
Порядковый номер |
|
Столбец 2 |
Дата выписки документа. Для бумажной версии – дата отправки покупателю, комитенту, для электронной – день получения оператором электронного документооборота. |
|
Столбец 3 |
Код операции по списку из Приказа ФНС России от 14.03.2016 N ММВ-7-3/136, «01» — поставка, «02» — предоплата. |
|
Столбец 4 |
Дублируется номер по порядку и дата составления |
|
Столбец 5 |
Нужен только для исправленных документов, обычно не заполняется |
|
Столбец 6, 7 |
Не вносятся сведения |
|
Столбцы 8, 9 |
Идентификационные данные компании-приобретателя из строк 6 и 6б перевыставляемой счет-фактуры |
|
Столбцы 10, 11 |
Название, ИНН и КПП компании-поставщика или комитента |
|
Столбец 12 |
Номер и дату полученной счет-фактуры, служащей основой для перевыставления текущей счет-фактуры |
|
Столбец 13 |
Название и код валюты |
|
Столбец 14 |
Общая сумма к оплате с налогом |
|
Столбец 15 |
Общий размер НДС |
|
Столбцы 16,17,18,19 |
Задействуются для корректировочных счетов-фактур, поэтому при отгрузке или авансе вносить в них сведения не требуется. |
|
Столбцы 20-23 |
Задействуют только в отношении продукции, подлежащей прослеживаемости |
Когда и как регистрировать
В части 1 журнала нужно будет регистрировать счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), выставленные за истекший квартал. А в части 2 журнала можно будет зарегистрировать также и счета-фактуры, составленные в истекшем квартале, но полученные с опозданием — до крайнего срока сдачи декларации по НДС или срока направления журнала учета в электронной форме по ТКС (п. 5.2 ст. 174 НК РФ, п. 3 Правил ведения журнала учета).
Актуально
Форма журнала изменилась несущественно. В части 1 журнала переименована шапка таблицы к графам 10 — 12, которая теперь именуется «сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов». Подписать журнал сможет не только сам предприниматель, но и уполномоченное им лицо. Скреплять печатью бумажный журнал и дополнительные листы к нему не придется.
Не нужно будет регистрировать в части 1 журнала счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), выставленные лицами, не ведущими журнал – продавцом, комитентом, принципалом (подп. «а» п. 7 Правил ведения журнала учета). А застройщикам или заказчикам, выполняющим функции застройщика, и экспедиторам-посредникам придется отражать в части 1 журнала счета-фактуры, перевыставленные покупателю (клиенту, инвестору) при приобретении для него своего имени товаров (работ, услуг, имущественных прав), в том числе на условиях полной или частичной предоплаты.
Указания по заполнению графы 2 «дата выставления» части 1 журнала утратили силу полностью.
В графах 10 — 12 части 1 журнала учета посреднику, экспедитору, застройщику или заказчику, выполняющему функции застройщика, нужно указывать сведения о продавце из полученного от него обычного или корректировочного счета-фактуры.
При регистрации таможенной декларации графа 11 не заполняется, в графе 14 указывается стоимость ввезенных товаров, отраженная в учете (подп. «о» п. 7 Правил ведения журнала учета). В графе 15 журнала указывается сумма НДС из колонки «Сумма», отраженная по коду вида таможенного платежа 5010 графы 47 основного или добавочных листов таможенной декларации (подп. «п» п. 7 Правил ведения журнала учета).
При регистрации в графах 10 — 12 части 1 журнала заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов в графе 14 отражается налоговая база, указанная в графе 15 этого заявления. В графе 15 журнала указывается сумма НДС, указанная в графе 20 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (подп. «п» п. 7 Правил ведения журнала учета).
Также в графах 10 – 12 части 1 журнала необходимо отразить сведения из счетов-фактур, выставленных при исполнении обязанностей налогового агента при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговой инспекции. В таком случае графа 11 не заполняется (подп. «к», «л» п. 7 Правил ведения журнала учета).
О том, как зарегистрировать в части 1 журнала комиссионеру (агенту) счет-фактуру, составленный при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) двух и более комитентов (принципалов), и как зарегистрировать комиссионеру (агенту), экспедитору, застройщику или заказчику, выполняющему функции застройщика, счет-фактуру, перевыставленный при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) для двух и более комитентов (принципалов), покупателей (клиентов, инвесторов), подробно сказано в новой редакции подпунктов «о», «п» пункта 7, а также в пункте 7(1) Правил ведения журнала учета.
Актуально
появилось положение, касающееся комиссионеров и агентов, продающих товар комитента или принципала сторонним покупателям. Если такие покупатели не являются плательщиками НДС или освобождены от уплаты этого налога, и по письменному согласию сторон счета-фактуры им не выставляются, посредник не должен вести журнал (вновь созданный пункт 1(3) правил ведения журнала).
В части 2 журнала нужно регистрировать, в числе прочего, счета-фактуры (обычные, исправленные, корректировочные), полученные застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, экспедитором-посредником от продавца при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) от своего имени для клиента (покупателя, инвестора), в том числе на условиях полной или частичной предоплаты (подп. «а» пункта 11 Правил ведения журнала учета).
Указания по заполнению графы 2 «дата получения» части 2 журнала учета утратили силу полностью (подп. «б» п. 11 Правил ведения журнала учета).
При регистрации в части 2 журнала таможенной декларации в графе 4 нужно через точку с запятой указать ее регистрационный номер либо регистрационные номера таможенных деклараци (подп. «г» п. 11 Правил ведения журнала учета). При этом графа 9 части 2 журнала не заполняется (подп. «и» п. 11 Правил ведения журнала учета). В графе 14 части 2 журнала указывается стоимость этих товаров, отраженная в учете (подп. «о» п. 11 Правил ведения журнала учета). А в графе 15 указывается сумма НДС из колонки «Сумма», отраженная по коду вида таможенного платежа 5010 графы 47 основного или добавочных листов таможенной декларации (подп. «п» п. 11 Правил ведения журнала учета).
Обратите внимание
С октября 2017 года правила ведения журнала пополнились важными положениями, которые касаются счетов-фактур, составленных в прошлых периодах. Теперь четко сказано, что регистрировать их нужно в части 2 журнала за тот период, которым они датированы.
При регистрации в части 2 журнала учета заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов в графе 4 придется указать номер и дату этого заявления либо номера и даты таких заявлений – через точку с запятой (подп. «г» п. 11 Правил ведения журнала учета). При этом графа 9 части 2 журнала учета не заполняется (подп. «и» п. 11 Правил ведения журнала учета). В графе 14 части 2 журнала учета отражается налоговая база, указанная в графе 15 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (подп. «о» п. 11 Правил ведения журнала учета). А в графе 15 указывается сумма НДС, отраженная в графе 20 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (подп. «п» п. 11 Правил ведения журнала учета).
Налоговому агенту при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговой инспекции на территории РФ, в графе 4 нужно будет указать номер и дату счета-фактуры, составленного налоговым агентом. При этом графа 9 части 2 журнала учета не заполняется (подп. «г», «и» п. 11 Правил ведения журнала учета).
Важно
Ряд поправок посвящен регистрации счетов-фактур, где есть данные о товаре, приобретаемом у нескольких поставщиков или предназначенном для нескольких покупателей. В новой редакции правил ведения журнала отныне есть четкие указания, какую стоимость и сумму НДС указывать в различных ситуациях: если посредник одновременно продает товар комитента и свой собственный, если комиссионер закупает у одного поставщика товар для нескольких комитентов и проч.
О том, как зарегистрировать в части 2 журнала комиссионеру (агенту) счет-фактуру, полученный при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) от имени двух и более комитентов (принципалов), подробно сказано в новой редакции подпунктов «о», «п» пункта 11, а также в пункте 7(1) Правил ведения журнала учета.
Кроме того, отменены требования (п. п. 8, 12 Правил ведения журнала учета):
-
регистрировать в журнале счета-фактуры, выставленные исключительно по необлагаемым НДС операциям;
-
заполнять строки журнала в случае отсутствия в соответствующем квартале выставленных счетов-фактур (в том числе исправленных, корректировочных) и счетов-фактур, составленных и не подлежащих выставлению.
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур
Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета — базовая и наиболее часто используемая. Вcе нюанcы такой формы были отражены в далеком 1960 году — в Письме Минфина СССР от 08.03.1960 N 63 “Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства”. Письмо не отменено и является действующим и по сей день. В нем разъяснены способы ведения бухучета и перечислены основные документы: в том числе журнал учета счетов-фактур и журналы ордера бухгалтерского учета по счетам (скачать образцы и пользоваться ими вы сможете, дочитав статью до конца). Подробно об этом можно прочитать в статье «Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета».
С 1 января 2015 года все предприниматели и организации-посредники приобрели обязанность вести и сдавать их в налоговые органы ( Федеральный закон от 20.04.2014 N 81-ФЗ и Федеральный закон от 21.07.2014 N 238-ФЗ ).
Делать это должны не только плательщики НДС, но и лица, которые освобождены от обязанностей, связанных с его исчислением и уплатой и которые не являются налогоплательщиками. Главный признак — осуществление предпринимательской деятельности по договору комиссии или агентскому договору в интересах другого лица. Кроме того, в эту категорию включены лица, которые оказывают услуги по договорам транспортной экспедиции, а также застройщики. Признаки таких лиц приведены в пункте 1 статьи 990 ГК РФ и пункте 1 статьи 1005 ГК РФ .
Кто составляет журнал
Единый журнал по сути объединяет в себе 2 журнала: журнал учета полученных счетов-фактур и журнал учета выставленных счетов-фактур. В форме журнала эти разделы именуются:
- Часть 1 «Выставленные счета-фактуры»;
- Часть 2 «Полученные счета-фактуры».
Вести данный журнал обязаны определенные лица при выставлении или получении ими счетов-фактур, при этом не важно, являются ли эти лица налогоплательщиками НДС, лицами, освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС, или лицами, не являющиеся налогоплательщиками НДС.
Так, вести журнал должны лица в отношении следующей предпринимательской деятельности:
- деятельность в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, которые предусматривают реализацию или приобретение товаров (работ, услуг) от имени комиссионера (агента);
- деятельность на основе договоров транспортной экспедиции (при определении своего дохода как вознаграждение при исполнении данных договоров);
- выполнение функций застройщика.
При этом важно учитывать, что в журнале не регистрируются счета-фактуры, выставленные на сумму дохода в виде вознаграждения по указанным выше договорам.
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур: кто и когда сдает в 2020
Элемент документооборота, о котором идет речь, а также его форма были введены в практику налогового учета постановлением Правительства России № 1137, принятым 26.12.2011. В соответствующем журнале должны фиксироваться сведения, которые отражают получение предприятием счетов-фактур, выданных контрагентами, а также тех документов, что выставляются партнерам.
При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав налогоплательщики вправе не выставлять как самостоятельные документы счет-фактуру и передаточный документ (товарную накладную, акт и прочее). Эти документы можно обобщить в один универсальный передаточный документ (УПД).
Журнал учета счетов-фактур 2020 заполняется поквартально в порядке поступления документов. Правила заполнения и ведения утверждены в Приложении 3 Положения Правительства от 26.12.2011 № 1137 (в ред. от 19.08.2017 № 981).
Журнал учета состоит из двух разделов:
- Выставленные счета-фактуры
- Полученные счета-фактуры
В журнале учета счетов-фактур в 2020 регистрируются документы, связанные с посреднической деятельностью, полученные и выставленные в пользу третьего лица, за исключением:
- на сумму вознаграждения за исполнение функций посредника;
- счет-фактуры выписанные продавцом при получении полной или частичной оплаты за будущую отгрузку товара (услуги).
Особое внимание стоит уделить:
- графе 3 – код вида операции. Если счет-фактура выписан на несколько видов операций с разными кодами, то они вносятся в графу 3 через разделительный знак «;».
- графам с одинаковой информацией в разных частях.
Наименование продавца, ИНН, КПП, номер счет-фактуры должны совпадать. Если данные расходятся, то при отправке отчета появится ошибка.
| Часть 1 «Выставленные счета-фактуры» | Часть 2 «Полученные счета-фактуры» |
| 8 | 10 |
| 9 | 11 |
| 12 | 4 |
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — журнал) – это налоговый регистр, введенный в практику налогового учета постановлением Правительства России № 1137, принятым 26.12.2011. До 2020 года все фирмы и ИП просто фиксировали в нем выданные контрагентам и полученные от партнеров счета-фактуры.
Структура журнала с 2011 года не изменилась и по-прежнему включает 2 части: в первой фиксируются выставленные документы, во второй — полученные.
Кто сдает журнал учета счетов-фактур
В отделение ИФНС предоставлять учетный документ обязаны только компании, занимающиеся посредничеством. Исключение составляют лишь случаи, когда контрагенты достигли между собой договоренности по поводу невыставления счетов-фактур – документа, который удостоверяет отгрузку продукции или предоставление услуги по факту их реальной стоимости.
Письмо Минфина № 03-11-11/63683 (31.10.16 г.) сделало пояснение: «Если установлено, что покупатель не оплачивает НДС, то агент имеет право подписать с ним документ о невыставлении фактурного счета». Данная процедура говорит о том, что заводить журнал по приобретению товаров не нужно.
Внимание! Фактическую сдачу документации осуществляет назначенный руководителем компании ответственный сотрудник.
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур — онлайн инструкция по заполнению, скачать бланк и образец. Период действия: c 01.07.2021
Посредники должны регистрировать в журнале учета:
- счета-фактуры, которые они выставляют покупателям от своего имени при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), принадлежащих заказчикам;
- счета-фактуры, которые заказчики выставляют покупателям по товарам (работам, услугам, имущественным правам), реализованным посредниками;
- счета-фактуры, которые продавцы выставляют на имя посредника при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) для заказчика;
- счета-фактуры, которые посредники выставляют заказчикам по товарам (работам, услугам, имущественным правам), приобретенным у продавцов.
Счета-фактуры, которые посредники выставляют заказчикам на сумму своего вознаграждения, в журнале учета регистрировать не нужно.
Вести журнал учета счетов-фактур можно как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 1 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Однако сдавать журнал в инспекцию в качестве налоговой отчетности можно только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Поэтому посредникам, которые не являются плательщиками НДС и не признаются налоговыми агентами, целесообразно сразу вести журналы учета счетов-фактур в электронном формате (утвержден приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93).
Остальные организации (плательщики НДС или налоговые агенты) могут вести журналы учета на бумаге. Но данные из этих журналов им все равно придется переносить в декларации по НДС, которые можно передавать в инспекции только в электронном виде через спецоператоров (п. 5–5.1 ст. 174 НК РФ).
Коды видов операций по НДС
Значения кодов определены в Письме ФНС России от 20.09.2016 N СД-4-3/17657@ — перечень приведен в конце статьи. В журнале учета счетов-фактур применяются коды, используемые в книге продаж и в книге покупок, нужно лишь учитывать, что при продаже агент указывает код 01 при отгрузке, а на аванс — 02. То же правило работает и для принципала, когда регистрируются перевыставленные агентом счета-фактуры. Из всех кодов, перечисленных в упомянутом Письме ФНС, для использования в реестре учета счетов-фактур используются коды 01, 02, 13, 15,118–20, 27–30. Для сводных счетов-фактур используйте коды 27 и 28.
Кроме того, существует еще код для обозначения сделок посредника. Например, при реализации товара, принадлежащего комитенту, счет-фактуру, выставленный посредником на имя покупателя, отразите дважды:
- в книге продаж комитента (принципала);
- в части 2 журнала посредника.