Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Банковская выписка (сокращенно – БВ) – документ, отражающий движение денежных средств организации или предпринимателя через открытый в банке расчетный счет за определенный период времени. БВ может предоставляться как по запросу клиента или контролирующего органа, так и в соответствии с условиями договора об обслуживании р/с.
Предназначение банковских выписок и платежных поручений
Платежные поручения (или ПП) являются документами, на основании которых банковская организация обязана перевести денежные средства клиента определенному лицу. В ПП указываются реквизиты плательщика и получателя, а также сумма, которая должна списаться со счета распорядителя.
Банковские выписки подтверждают, что платежные поручения клиента были выполнены. Кроме того, оба документа нередко запрашиваются налоговыми органами при проведении проверок.
Банковская выписка – это первичка?
Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. Например, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015):
| Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению. Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают. Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями. Законом не установлена необходимость внесения в выписки по банковскому счету сведений о получателях денежных средств и основаниях платежей. |
Также см. «Банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати».
Банковская выписка – это первичка?
Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. Например, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015):
Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению.
Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают.
Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями. Законом не установлена необходимость внесения в выписки по банковскому счету сведений о получателях денежных средств и основаниях платежей.
Также см. «Банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
>Срок хранения банковских документов в 2019 году
Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.
Срок хранения банковских выписок
Срок хранения выписок Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» Статьи, комментарии, ответы на вопросы : («Агентство бухгалтерской информации», 2017)
Банковская выписка — финансовый документ, выдаваемый банком клиенту, отражающий состояние счета и движение денежных средств на нем за определенный промежуток времени. Статья 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 №129 определяет, что операции, производимые предприятием, в обязательном порядке доказательно подтверждаются.
Таким доказательством служит банковская выписка.
выписка Банковская — финансовый документ, выдаваемый банком клиенту, отражающий состояние счета и движение денежных средств на нем за определенный промежуток времени.
Статья 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 №129 определяет, что операции, производимые предприятием, в обязательном порядке доказательно подтверждаются. Таким доказательством служит.
Хранение выписок банка и платежных поручений
При этом Минфин России обращает внимание, что «информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела». Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется сохранять резервную копию не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэшкарты, диски).
на Электронная подписка за 8400 руб.
Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.
Банковская выписка – это первичка?
Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. Например, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015):
Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению.
Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают.
Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями. Законом не установлена необходимость внесения в выписки по банковскому счету сведений о получателях денежных средств и основаниях платежей.
Также см. «Банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
>Срок хранения банковских документов в 2021 году
Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.
Срок хранения платежных поручений в организации
Насчет хранения платежных поручений разночтения нет. Эксперты сходятся во мнении, что они соответствуют понятию первичных банковских документов, которые упомянуты в п. 362 Приказа Минкультуры РФ № 558 – со сроком хранения не менее пяти лет. В отличие от банковской выписки, где отражены действия банка, в ПП выражена воля клиента, решившего определенным образом распорядиться своими денежными средствами. Этот документ является основанием для их списания, а БВ лишь подтверждает, что оно было произведено.
Для полной палитры мнений следует сослаться на письмо Минфина РФ № 03-11-06/2/72657 от 06.12.2016. В заключительном абзаце говорится, что и платежные поручения, и банковские выписки ведомство считает первичными учетными документами. Как уже отмечалось, это означает, что срок хранения платежных поручений и выписок по движению средств на расчетном счете составляет минимум 5 лет. Ведомственные письма не являются нормативными правовыми актами, а лишь излагают позицию государственного органа по тому или иному вопросу. Но ее можно учесть, готовясь к визиту налоговых инспекторов.
Кадровая документация
Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).
Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.
5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полный\сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.
3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.
В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.
Оформление платежки на уплату старых долгов
Если налогоплательщик желает после 1 января 2023 года произвести платеж в счет погашения недоимки по налогам, сборам, страховым взносам, задолженности по пеням, штрафам, процентам, такой платеж все равно будет учитываться в качестве ЕНП и определяться по принадлежности в соответствии со ст. 45 НК РФ (п. 10 ст. 4 Федерального закона № 263-ФЗ).
Специфические особенности при заполнении соответствующих платежных поручений отсутствуют: включите вы эту сумму в платежку по ЕНП или сформируете отдельное платежное поручение с реквизитами, идентифицирующими конкретный платеж, судьба этих средств не изменится.
Если соответствующие суммы недоимок были предварительно задекларированы, подавать по ним уведомление не требуется.
Сроки хранения банковских выписок и платежных поручений
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка)об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет Отчеты об исполнении сметы расходов: сводные годовые Постоянно годовые Постоянно квартальные 5 лет При отсутствии годовых -постоянно Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности: Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета 5 лет Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка)о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе,в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.
Пример определения срока действия платежного поручения
Для того, чтобы определиться с периодом времени, в течение которого платежное поручение считается действительным, рассмотрим конкретный пример. В соответствии с п. 5.5 Правил перечисления денежных средств, утв. Центробанком, срок действия платежного поручения составляет 10 календарных дней. При этом не следует путать календарные и рабочие дни.
Теперь переходим к конкретному примеру. ООО «Компания» сформировала платежное поручение 11 февраля 2021 года. Для того, чтобы определить срок действия этого поручения необходимо отсчитать 10 календарных дней. Начинаем это делать с 12 февраля. То есть данный срок наступает 21 февраля 2021 года. Исходя из этого можно сделать вывод, что предъявить платежное поручение в банк ООО «Компании» необходимо не позднее 21 февраля 2021 года. Если сделать это позже указанного срока, то банковская организация вправе будет отказать в исполнении поручения по причине окончания срока действия.
Зная о том, что срок действия платежки составляет 10 дней, плательщик может легко осуществлять расчеты и своевременно предъявлять в банк платежные документы. Это позволяет компаниям и предпринимателям грамотно планировать свое рабочее время и посещать банк в любое удобное время, а не сразу же после составления поручения. В этом случае у пользователя банковских услуг появляется дополнительные удобства и комфорт при совершении платежных операций.
Таблица со сроками хранения документов в организации
Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.
| Наименование документа | Срок | Пункт Перечня* |
| Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно | 351 |
| Квартальная бухгалтерская отчетность | 5 лет. При отсутствии годовых — постоянно | 351 |
| Месячная бухгалтерская отчетность | 1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно | 351 |
| Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним | Постоянно | 353 |
| Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности | 5 лет | 354 |
| Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
1) годовые 2) полугодовые, квартальные |
Постоянно
5 лет |
357 |
| Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) | 5 лет | 360 |
| Регистры бухгалтерского учета | 5 лет — при условии проведения проверки | 361 |
| Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.) | 5 лет — при условии проведения проверки | 362 |
| Счета-фактур, декларации, расчеты | 4 года | 368 |
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | 5 лет после замены новыми | 380 |
| Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей | 5 лет | 387 |
| Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях | 5 лет | 410 |
| Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе) | 5 лет — при условии проведения проверки | 427 |
| Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий | Постоянно | 427 , 428 |
| Книги, журналы, карточки учета основных средств | 5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки | 459 |
| Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества | Постоянно | 459 |
| Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) | 5 лет — при условии проведения проверки | 459 |
| Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц | 5 лет | 459 |
Документы по личному составу, созданные до 2003 года К таким документам относятся:
|
Не менее 75 лет со дня создания | Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ |
| Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года | Не менее 50 лет со дня создания | Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ |
* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Банковская выписка – это первичка?
Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. Например, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015):
Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению.
Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают.
Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями. Законом не установлена необходимость внесения в выписки по банковскому счету сведений о получателях денежных средств и основаниях платежей.
Также см. «Банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Хранение выписок банка и платежных поручений
При этом Минфин России обращает внимание, что «информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела». Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется сохранять резервную копию не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэшкарты, диски).
на Электронная подписка за 8400 руб.
Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.
- В 2023 году, в связи с введением механизма ЕНП, расчеты в бюджет оформляются по-новому. В зависимости от критериев, рассмотренных выше, возможны 4 варианта платежных поручений.
- Если вы оформляете платежку для единого налогового платежа, а не для конкретного налога, сбора, взноса, обязательно подайте уведомление об исчисленных суммах или установленную к этой дате отчетность. Без этого ФНС не сможет распределить поступившую сумму, и за вами будет числиться недоимка.
- При оплате платежей, которые администрирует ФНС, используются общие для всех налогоплательщиков реквизиты УФК Тульской области.
- Обратите внимание, что некоторые КБК изменились, их актуальные значения можно взять из таблицы ФНС.
- В порядок оформления платежных документов в 2023 году продолжают вноситься изменения, поэтому следите за обновлениями.