Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать заявление на отпуск и нигде не ошибиться». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как заявление на отпуск написано, его следует передать либо секретарю организации, либо специалисту по кадрам. Далее ответственное лицо обязано предоставить этот документ руководителю на рассмотрение. После принятия какого-либо решения, начальник ставит на заявлении свою резолюцию, подписывает его и возвращает обратно.
Как ликвидировать неотгулянный остаток отпуска
Решить вопрос с накопившимися днями можно несколькими способами. Первый – отправить в неиспользованный отпуск. Да, сделать это проблематично, если накопилось 50 и более дней. Тогда может подойти радикальный вариант: расторгнуть трудовой договор с работником по соглашению сторон, выплатив компенсацию за неиспользованный отпуск, а на следующий день вновь принять его. Ограничения у варианта тоже могут быть: например, это не позволяет корпоративная политика или откажется сам сотрудник, который не захочет терять стаж и другие льготы. Третий способ – предоставлять отпуск по выходным дням. Фактически сотрудник находится на месте всю рабочую неделю и в то же время получает оплату за отпуск. В нашей практике инспекторы в ходе проверок спокойно относятся к такому варианту, если человек сам писал заявление на отпуск (т.е. работодатель его не принудил к этому). Работникам такой вариант может быть выгодным, особенно, когда накопилось много дней неотгулянного отпуска (и использовать их в ближайшей перспективе нереально), а компенсация за них не положена (напомним, что ее можно выплачивать только за дни, превышающие 28 календарных дней отпуска в отношении каждого года). Сами работники могут захотеть пополнить свой бюджет таким образом. Однако надо понимать, что вариант этот довольно рискованный, а регион региону рознь, не известно, как ваша ГИТ отнесется к такой инициативе.
Если «хвосты» отпусков в компании есть, то, ликвидировав их, надо обязательно переходить к правильной схеме – внедрение реального графика отпусков и его соблюдение работниками и работодателем. Такой график отпусков потребует изменения мышления у всего коллектива и времени на принятие данной схемы. Наша практика показывает, что на это уходит 2–4 года применения графика. Но именно тогда будет уверенность, что компания полностью соблюдает закон, работа становится эффективной, а график отпусков стал преимуществом, а не обременением.
Как рассчитать отпускные
Для этого нужно знать расчетный период. Для тех, кто работает давно – это 12 месяцев до первого дня месяца, в котором сотрудник уйдет в отпуск. Если дата начала отдыха 15 февраля 2018 года, то расчетный период – с 1 февраля 2017 года до 31 января 2018 года.
Если уходит в отпуск работник, принятый меньше года назад, расчетный период начинается с первого дня работы.
Из расчетного периода исключите дни болезни, командировки, отпуска очередные и за свой счет, то есть все, что оплачивалось по среднему заработку или не оплачивалось вовсе.
Как определить сумму к выплате:
- Возьмите все выплаты в расчетном периоде кроме тех же отпускных, больничных, командировочных.
- Рассчитайте количество дней в полностью отработанных месяцах по формуле: (кол-во месяцев) х 29,3
- Рассчитайте количество дней в не полностью отработанных месяцах (в которых были командировки, больничные, разные виды отпусков и т.д.) по формуле: 29,3 / (кол-во дней в месяце) х (отработанные дни)
- Сложите дни в полностью и не полностью отработанных месяцах.
- Все выплаты для расчета из п.1 разделите на получившееся количество отработанных дней из п.4. Получится среднедневной заработок.
- Среднедневной заработок умножьте на число календарных дней отпуска. Это и будет сумма к выплате. Если на период отдыха попадают нерабочие праздничные дни, их не оплачивайте.
Как правильно оформить отгул в счет отпуска: пошаговая инструкция
Важно учитывать, что самостоятельно уйти в отгул без согласования с работодателем нельзя, поэтому он оформляется точно так же, как и оплачиваемый отпуск, так как является его частью:
- Составляем заявление. Если говорить об оплачиваемом отгуле в счет стандартного отпуска, причины указывать не нужно.
- Подаем заявление руководителю. Он должен его подписать и передать вышестоящему руководству (если есть). Затем оформляется приказ и передается в отдел кадров. Документы получает и бухгалтерия – на их основании производится начисление отпускных.
- Получаем отпускные. Они рассчитываются по приведенной выше схеме в зависимости от среднего заработка и количества дней отдыха.
Другие варианты отпусков
Один из вариантов перечислен выше, и он касается тех, у кого есть переработки. Как все происходит на практике:
- Человек работает в компании, за это время все часы переработки фиксируются в табеле учета рабочего времени ответственным сотрудником или кадровиком.
- Когда работнику нужно взять несколько дней отдыха в счет отработанных часов, он договаривается об этом с коллегами и руководителем. Согласование с коллегами по закону необязательно, но лучше их предупредить, потому как именно им придется выполнять обязанности отсутствующего работника.
- В назначенные даты сотрудник не является на работу, но эти часы будут списаны из общего количества переработки.
Ежегодный удлинённый оплачиваемый отпуск.
Для работников педагогической и научной сферы предусмотрены ежегодные удлинённые оплачиваемые отпуска:
- Педагоги в ВУЗах, колледжах, лицеях, гимназиях, общеобразовательных школах любых видов: 62 календарных дня (п. 1 а) ст. 299 ТК РМ).
- Педагоги в дошкольных учреждениях всех видов — 42 календарных дня (п. 1 б) ст. 299 ТК РМ).
- Научные работники всех учебных заведений — 62 календарных дня (п. 2 ст. 299 ТК РМ).
- Научные работники организаций в области науки и инноваций, доктора-хабилитат — 42 календарных дня (п. 3 а) ст. 299 ТК РМ).
- Научные работники организаций в области науки и инноваций, доктора — 36 календарных дней (п. 3 б) ст 299 ТК РМ).
- Научные работники организаций в области науки и инноваций без ученой степени — 30 календарных дней (п. 3 с) ст. 299 ТК РМ).
Ежегодный неоплачиваемый отпуск
Статья 120 ТК РМ предусматривает предоставление отпуска без сохранения заработной платы в некоторых случаях.
- По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам каждый работник с согласия работодателя может получить неоплачиваемый отпуск продолжительностью до 120 календарных дней. На этот счёт работодатель должен вынести отдельный приказ, распоряжение, решение или постановление.
- Один из родителей или одинокий родитель, не состоящий в браке, имеющий двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребёнка с ограниченными возможностями, имеет право на ежегодный неоплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 14 календарных дней. Этот отпуск можно взять сразу после ежегодного оплачиваемого отпуска или использовать отдельно, полностью или по частям, в периоды, согласованные с работодателем.
Оплачиваемый медицинский отпуск, иначе говоря, больничный предоставляется всем работникам и лицам, с которыми работодателем заключен ученический договор, на основании медицинского документа (больничного листа). Больничный лист выдаётся в следующих случаях:
- временная нетрудоспособность в связи с заболеванием или травмой;
- профилактика заболевания (карантин);
- беременность и роды;
- уход за больным ребёнком.
Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией
Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника можно компенсировать деньгами только в двух случаях:
- сотрудник увольняется, и у него остались неиспользованные дни отпуска. В этом случае работодатель при увольнении вместе с зарплатой выплачивает компенсацию за те дни отпуска, которые сотрудник не отгулял;
- сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуск. В этом случае деньгами можно заменить ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.
Допустим, у сотрудника ненормированный рабочий день. По коллективному договору он может взять дополнительный отпуск к основному — 4 календарных дня. 28 дней он отгулял, а 4 дня — нет. Поэтому эти 4 дня перенесли на 2021 год.
Теперь сотрудник может взять 36 дней отпуска: 4 дня за 2020 год и 32 дня за 2021 год. Он может написать заявление и заменить денежной компенсацией ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, то есть 8 календарных дней: 4 дня за прошлый год и 4 дня за текущий.
Нельзя заменить деньгами дополнительный отпуск:
- беременным;
- лицам в возрасте до 18 лет;
- сотрудникам, который работают во вредных и опасных условиях.
Немного законодательства
Право на отдых регламентируется конституцией РФ, трудовым кодексом и другими нормативно-правовыми актами и законами. Минимальная продолжительность оплачиваемого ежегодного отпуска — 28 календарных дней. Больше — пожалуйста, меньше — нельзя. Дополнительные дни к отпуску полагаются отдельными категориям работников, занятых во вредных условиях труда. К интернет-магазину это не относится, поэтому касаться темы не будем.
Отпуск можно делить на несколько частей — это законно. Но есть одно условие: продолжительность одной части не может быть меньше 14 дней. То есть, половину положенного времени сотрудник должен отгулять подряд, а все остальное — на его усмотрение. Хоть по одному дню в течение последующего года может брать — законом это тоже не запрещено.
Право на очередной оплачиваемый отпуск появляется у сотрудника через 6 месяцев после трудоустройства. Но по прошествии полугода он заработает только 14 дней, а не 28. Полный отпуск можно будет брать только через 11 месяцев. Если во время отпуска сотрудник оформлял больничный лист, то время отдыха продляется на количество дней, которые он проболел. То же самое касается и праздничных нерабочих дней. Если они попали на отпуск — он также увеличивается.
Отпуска нужно правильно оформлять. Во-первых, сотрудник обязан написать соответствующее заявление. Его должен подписать непосредственный руководитель и сам работник. Это делается не позднее, чем за 2 недели до предполагаемой даты ухода в отпуск. На основании заявления издается приказ по организации. Сотрудника необходимо ознакомить с документом под роспись. Приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное на это, например, заместители директора.
Что если сотрудник не хочет идти в отпуск
На практике может возникнуть ситуация, что работник по какой-либо причине не хочет брать отпуск, даже если это закрепляет график отпусков.
Есть несколько способов законно оставить его трудиться:
- Оформить перенос отдыха на другое время. Это можно сделать при письменном согласии обеих сторон. Однако нельзя переносить отпуска 2 года подряд, кроме этого закон определяет типы работников, для которых запрещено оформлять перенос. Если работник не желает брать отпуск два года подряд, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение приказа администрации фирмы.
- Уволить и принять снова. При увольнении за все неиспользованные дни отдыха нужно начислить и выплатить компенсацию. При этом такие дни погашаются.
Отпускные за рабочие и выходные дни
Трудовой кодекс не регламентирует, как работник может использовать разделение основного отпуска. Заявление служащий составляет самостоятельно. В качестве отпускных дней он может взять:
- рабочие дни;
- рабочие и выходные дни;
- выходные дни.
В зависимости от этого фактический срок отпуска может быть разным. Тут возможны следующие ситуации (см. таблицу).
| № | Что в заявлении | Что с отпускными |
| 1 | Сотрудник написал заявление на всю неделю – с 1 по 7 августа 2016 года. Период охватывает рабочие и выходные дни. | Руководитель выплачивает отпускные за все семь дней. Этот вариант встречается в большинстве случаев. Никаких споров и вопросов он не вызывает. |
| 2 | Заявление написано сотрудником на период с 1 по 5 августа 2016 года. Он включает пять рабочих дней. Такая ситуация возможна. | Работодатель не может обязать служащего исправить срок окончания на 7 августа. Отпускные выплачивают только за указанный период, а 6 и 7 августа считают выходными днями. Фактический срок отпуска из-за этого увеличивается на два дня. |
| 3 | Заявление написано работником на 6 и 7 августа 2016 года. Эти дни являются выходными | Такой вариант отпуска для сотрудника не выгоден. Он и без этого имеет право отгулять выходные дни. Отпускные выплачивают за 6 и 7 августа. |
В каком случае нужно писать заявление на отпуск?
ТК устанавливает, что время, в которое работник может пойти на отдых, должно быть зафиксировано в графике отпусков. При этом сам сотрудник за две недели должен быть письменно предупрежден о скором его начале. Закон не устанавливает, должен ли работник писать заявление об отпуске, но во многих компаниях это шаг все еще необходим.
Если работник идет в отпуск строго по графику, то он не обязан оповещать об этом руководство компании и как-либо согласовывать начало отдыха. Следовательно, и заявление в этой ситуации писать не нужно.
Однако есть несколько исключений, когда заявление написать необходимо:
- График отпусков на предприятии не составляется. Однако надо помнить, что это может повлечь штрафные санкции до 50 тыс. руб.;
- Сотрудник поступил на работу только в текущем году, и отсутствует в графике;
- Работник хочет пойти в отпуск в другой день, чем закреплен в графике.
Это объясняется тем, что отсутствие на рабочем месте без согласования с руководством будет считаться прогулом, а также компания обязана рассчитать и перечислить отпускные не позднее 3-х дней до момента отдыха.
Внутренние документы предприятия
ТК РФ ограничивает продолжительность и условия предоставления отпуска на свадьбу. Но на каждом предприятии или в организации существуют свои нормативные документы, согласно которым выходные на свадьбу предоставляются на более выгодных для работников условиях.
К таким документам относятся:
- Коллективный договор между работодателем и всеми работающими сотрудниками;
- Положение о порядке оплаты труда;
- Индивидуальный договор между сотрудником и работодателем при устройстве на работу.
В Коллективном договоре может присутствовать пункт о предоставлении дополнительного отпускного периода, в том числе и с его оплатой, по ряду оснований, которые могут отражать следующие причины:
- регистрацию собственного брака;
- сочетание браком близких родственников, например, детей;
- отцу при рождении собственного ребенка.
Причем при регистрации собственного брака может предоставляться более продолжительный отпуск по сравнению с установленным ТК РФ временем, например, сроком на 7 или более дней. В Положении предприятия об оплате работы может быть включено условие о предоставлении оплачиваемого свадебного отпуска.
Отпуск по семейным обстоятельствам, включая и свадьбу, может также полагаться и по нормативным документам отраслевого значения, в случае принадлежности предприятия к определенной отрасли, а также постановлениям, изданным органами местной власти.
Нюансы оплаты свадебных выходных
Согласно ТК РФ, предоставленные на свадьбу, выходные дни не оплачивают. Однако если локальными документами предприятия предусмотрена частичная или полная оплата свадебных дней, то работник может рассчитывать на получение компенсации. Дополнительный свадебный отпуск также относится к отпуску по семейным обстоятельствам.
Если, например, в коллективном договоре предусмотрена его оплата, то расчет суммы отпускного пособия производится аналогично определению денежной компенсации, выплачиваемой при предоставлении обязательного ежегодного отпуска.
Денежная компенсация определяется следующим образом:
- высчитывается доход работника за предшествующий отпуску год. В расчет берется годовой заработок без учета сумм за командировки и по больничным листам, а также прочих социальных выплат;
- уточняется количество отработанных за расчетный год дней;
- определяется средний дневной заработок путем деления общего годового дохода на число отработанных дней;
- далее, ежедневный заработок умножается на число дней предоставленного отпуска. Полученный результат и есть сумма компенсации за свадебные дни.
Уведомление о начале отпуска
Несмотря на то что работник знаком с графиком предоставления отпусков, работодатель обязан известить его о начале отпуска, причем тоже под подпись — уведомлением. Обратите внимание, что работник должен получить данную информацию не позднее чем за 2 недели до начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Работник может потребовать перенести отпуск, если работодатель его в должный срок не уведомил о времени его отпуска или не выплатил до начала отпуска заработную плату за период отпуска вперед (пп. «г» п. 17 Правил об очередных и дополнительных отпусках).
Роструд в Письме от 22.03.2012 N 428-6-1 сообщает, что формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости, заблаговременная подготовка проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков и ознакомление с ними работников и т.п. В уведомлении желательно указать даты начала отпуска и выхода на работу, продолжительность отпуска (количество календарных дней), дату вручения уведомления. В документе должна быть подпись работника, свидетельствующая об ознакомлении с уведомлением, и лица, ответственного за вручение уведомления (как правило, это начальник отдела кадров).
А если работник настаивает на переносе отпуска на удобное для него время?
Обратите внимание, что работник может выбрать дату переноса отпуска или его части по своему усмотрению. Однако если работник не входит в категорию лиц, чье право выбора даты отпуска закреплено на законодательном уровне, руководитель может назначить период отпуска по своему усмотрению, чтобы оптимизировать рабочий процесс. В качестве примера приведем Определение Московского городского суда от 30.05.2012 по делу N 33-11505.
Сотрудница колледжа обратилась в суд для отмены приказа, взыскания неполученной заработной платы, понесенных расходов и компенсации морального вреда. В обоснование заявленных требований она указала, что согласно приказу работодателя ей был предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск, во время которого она проходила лечение. Однако больничный лист сотрудница передала в отдел кадров только через неделю после выхода на работу.
Работодатель предоставил сотруднице отпуск в счет временной нетрудоспособности в период основного отпуска в удобное для него время. Сотрудница посчитала, что работодатель нарушил положения ст. 124 ТК РФ, так как принял решение о предоставлении ей отпуска без учета пожеланий и без согласования с работником.
Однако судебные органы отказали в удовлетворении требований сотрудницы колледжа. Как было установлено, в должный срок директор колледжа утвердил график отпусков на год. С данным графиком отпусков сотрудница была ознакомлена, что подтверждено ее подписью. В положенное время она подала заявление о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска в соответствии с графиком отпусков. Согласно приказу сотруднице был предоставлен вышеуказанный отпуск и выплачены денежные средства за время отпуска.
То, что сотрудница в период отпуска находилась в стационаре на лечении, подтверждено копией листка нетрудоспособности. Однако о наступлении временной нетрудоспособности в период ежегодного оплачиваемого отпуска она уведомила работодателя только после фактического выхода на работу. Соответствующим приказом сотруднице был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск на 8 календарных дней, основанием для предоставления отпуска явился больничный лист. Однако сотрудница отказалась ознакомиться с приказом, о чем кадровой службой колледжа был составлен акт. Согласно табелю прочитанных педагогических часов сотрудница в период предоставленного ей отпуска на работу не выходила.
Суд указал, что по смыслу ст. 124 ТК РФ обязанность согласовать с работником срок предоставления неиспользованной в связи с нетрудоспособностью части отпуска, а также предупредить работника не позднее чем за 2 недели до начала такого отпуска в данном случае на работодателя не возлагается. Пожелания сотрудницы относительно времени предоставления отпуска не носили для работодателя обязательный характер. Работодатель свои обязательства перед работником выполнил в полном объеме.
Суд указал, что служебная записка, направленная работодателю сотрудницей, в которой она заявляет о желании использовать оставшиеся дни отпуска в удобный ей период, свидетельствует об изложении ею ее пожеланий. Суд не согласился с доводами сотрудницы, что при предоставлении неиспользованной части отпуска ее пожелания не учитывались. К тому же заявление о желаемом сроке отпуска поступило работодателю уже после предоставления отпуска. При этом, как уже указывал суд, на работодателя в данном случае не возлагается обязанность уведомлять работника о предоставлении отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала, а пожелания работника относительно времени предоставления отпуска не носят для работодателя обязательный характер.
Предоставление сотруднице неиспользованной части отпуска именно в указанный ей период было невозможно, поскольку администрация колледжа заботится о непрерывности учебного процесса, а сотрудница занимает должность преподавателя.
Отзыв и материальная компенсация
Отзыв сотрудника из периода ежегодного отдыха осуществляется только с его согласия. Неиспользованные дни отпуска предоставляются в удобное для сотрудника время в течение текущего года. Неиспользуемая часть может быть присоединена к следующему оплачиваемому периоду временного отстранения от работы.
Нельзя отозвать работника из отпуска, если его возраст не достиг восемнадцати лет; женщин, ожидающих ребенка; лиц, чья деятельность связана с вредными и опасными трудовыми условиями.
Работник вместо отпускных дней, которые не входят в основные 28 календарных суток, может воспользоваться денежной компенсацией.
Будущим мамам, работникам до 18 лет и лицам, чья трудовая деятельность является особенно тяжелой, вредной и опасной, материальная выплата вместо отпуска не предоставляется.