Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила использования путевых листов в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.
Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:
- срок действия путевого листа;
- лицо, оформившем путевой лист;
- транспортное средство;
- водитель (водители) транспортного средства;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.
Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:
- полное наименование,
- адрес в пределах местонахождения,
- номер телефона,
- ОГРН.
Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:
- фамилию, имя, отчество (при наличии),
- адрес регистрации по месту жительства,
- номер телефона,
- ОГРН.
Приказом вводится классификация видов перевозки:
- коммерческие перевозки;
- перевозки для собственных нужд;
- передвижение и работа специальных транспортных средств.
Путевые листы – правила заполнения в 2022 году
С 1 марта 2022 года в путевке должно быть прописано парковочное место автомобиля. Это место указывает в документе диспетчер работодателя. Оно должно соответствовать схеме расстановки техники в гараже или на парковке. С введением правил по охране труда на автомобильном транспорте и новых правил по охране труда на промышленном транспорте с 9 апреля каждый работодатель утверждает схему расстановки транспорта. Эта схема требовалась и раньше, но правила тогда не были зарегистрированы в Минюсте РФ. За отсутствие номера места парковки каждого ТС оштрафовать предприятие или ИП не могли. Теперь – могут. Больше нет такого понятия, как гараж (депо) в путевке. Есть конкретное парковочное место автомобиля, от которого начинается запись передвижений в путевом листе.
Новые обязательные реквизиты путевых листов с 1 января 2021 года
6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
Ранее подпункт 2 требовал, чтобы в путевом листе указывался регистрационный номер транспортного средства. Однако троллейбусы и трамваи регистрационных номеров не имеют. В новой редакции в путевой лист допускается вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая. То есть номер, который указан на борту этого транспортного средства.
Как заполнять путевые листы в этом и следующем году
Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.
Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.
Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП – от его имени и заполняем документ.
Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:
-
тип ТС,
-
марка и модель (при наличии прицепа – марка и модель прицепа),
-
государственный регистрационный номер (при наличии прицепа – госномер прицепа),
-
дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС,
-
дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.
Изменения в порядке записи показаний одометра
Важное изменение для путевых листов — новые правила внесения даты, времени и показаний одометра. По действующему приказу показания одометра записываются при выезде транспортного средства с парковочного места, которое предназначено для стоянки по завершению рейса, и по возвращению автомобиля на парковку.
Минтранс добавил еще один случай включения пробега в путевой лист. Если несколько водителей работают на одном транспортном средстве, и на него выписывается несколько путевых листов.
С 1 марта 2023 года каждый раз при приеме-сдаче автомобиля требуется зафиксировать показания одометра с датой и временем. Эти сведения должны быть заверены в путевом листе ответственным лицом подписью на бумажном носителе или электронной подписью.
Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2021 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).
Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:
- «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
- «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».
Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!
Кто заполняет бланк путевого листа
На автопредприятиях для заполнения и выдачи п/л предусмотрена должность диспетчера. В крупных компаниях их несколько. В организациях с малым количеством автотехники этим занимается бухгалтер. ИП часто в одном лице совмещает несколько обязанностей: руководителя, механика, водителя и диспетчера.
Путевку готовят заранее. Водителю вручают только после сдачи предыдущего документа. Ответственный за внесение данных:
- ведет журнал учета (нумерации) п/л;
- оперирует данными расчета километража от пункта до пункта;
- расхода топлива определенным видом транспорта при нулевом пробеге и с грузом;
- прописывает задание для водителя;
- выдает заполненный документ работнику под роспись.
До выезда автотранспорта с места парковки водитель с путевкой проходит предрейсовый медосмотр. Получает допуск медика к управлению ТС. Вместе с контролером убеждается в исправности техники, о чем производится соответствующая отметка автомеханика. Расписывается в п/л о приеме автотранспортного средства и в журнале регистрации проведения техосмотра.
Важно: Кроме заверяющих подписей с расшифровкой фамилий + инициалов, медработник и контролер прописывает дату и время прохождения осмотра. Нужно следить, чтобы указанные временные периоды не совпадали. На проведение каждой процедуры требуется от 5 до 15 минут.
Путевой лист на несколько водителей
С 01.01.2021 обязательные реквизиты для путевых листов регламентированы приказом Минтранса от 11.09.2020 №368. В п. 10 данного приказа сказано: «Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя».
Раз допускается отдельное оформление, значит, допускается и указание нескольких водителей в одном листе Главное в таком случае, чтобы была обеспечена идентификация отметок о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из водителей. Для этого в применяемую форму путевого листа также требуется внести соответствующие дополнения.
Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц?
При отправлении водителя на служебном автотранспорте в продолжительную командировку, выписывается путевой лист сроком на месяц. Ниже будет описано пошагово, как необходимо записать сведения в путевой лист на месяц и на что обратить внимание.
Учреждение обязано выписать «путевку» легковой автомашины для подтверждения расходов на ГСМ и техническое обслуживание автотранспорта. Кроме того, в документе отображается сопровождающее лицо (если имеется).
При использовании учреждением унифицированного бланка, удобнее выписывать «путевки» на более продолжительный срок, например, на одну или две-три недели, и даже на месяц.
Законодательством предусмотрен такой вариант выписывания путевого листа. При этом продолжительность действия бланка не должна превышать более одного месяца.
При пользовании одним автомобилем несколькими водителями, можно выписывать несколько «путевок» легкового автотранспорта на месячный срок. Каждая путевка оформляется на одного шофера (Приказ Минтранса № 152 от 28.11.97г., п. 11).
Особенности заполнения
Помимо реквизитов, изменились и правила заполнения путевых листов в 2022 году: теперь при их оформлении, ведении и учете важно учесть следующие моменты:
- с 1 января стал обязательным путевой лист для ИП, вне зависимости от того, перевозит он людей (грузы) или нет; ранее путевки требовались только для коммерческих перевозок;
- показания одометра придется фиксировать как при выезде, так и при заезде на парковку;
- журнал учета путевок разрешили вести как в бумажном, так и в электронном виде (при наличии ЭЦП);
- если машиной пользуются несколько сотрудников документ , оформляется на каждого;
- необходимо проставлять отметку «Выпуск на линии разрешен» при контроле технического состояния ТС, указывать время выпуска ТС и его возвращения.
Обязательные реквизиты путевого листа
Опираясь на перечисленные сведения, бухгалтер компании или ИП не только осуществляет контроль использования ТС и эффективности работы водителя, но и производит начисление зарплаты водителю, механику и диспетчеру. Оформлением ПЛ и ведением учета их выдачи обычно занимается руководитель подразделения, бухгалтер, диспетчер или другое назначенное лицо.
С 2013 года единые стандарты ряда первичных документов упразднены — компании и ИП вправе разработать собственный бланк путевого листа либо использовать унифицированную, ранее утвержденную постановлением Госкомстата форму, что для большинства предприятий является предпочтительным вариантом. При этом существует набор реквизитов, заполнять которые следует обязательно. С начала 2021 года их перечень несколько расширен, введены новые реквизиты путевых листов, что отражено в приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368. Этим же приказом утвержден обновленный порядок заполнения ПЛ.
Путевой лист – документ первичного учета, он должен быть пронумерован и датирован. В нем обязательно указываются следующие сведения:
- о сроке действия ПЛ, т.е. дата – число, месяц год, в течение которого документ актуален, если ПЛ оформляется на несколько дней, то указывают его период действия;
- о собственнике ТС (для компании – название, организационно-правовая форма, ОГРН, место нахождения, телефон, для ИП – ФИО бизнесмена, ОГРНИП, адрес, телефон);
- о ТС (рег. номер, тип ТС, его модель, при использовании с прицепом/полуприцепом – его рег.номер и модель; показания одометра в полных км пробега на начало и конец рабочей смены; факт проведения предрейсового техосмотра ТС, а также послерейсового осмотра; дату и время выпуска ТС на линию и его возвращения);
- о водителе (ФИО, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра).
Перечисленные реквизиты приведены в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152, прекратившем действие по завершении 2020 года. Тем не менее, они по-прежнему остаются актуальными, а с начала текущего года в разряд обязательных входят новые реквизиты путевого листа 2021. Это:
- сведения о перевозке — потребуется включить в документ данные о видах сообщения (например, городском, пригородном, междугородном или международном) и видах перевозки пассажиров или грузов (регулярные, по заказам, легковым такси). Данные сведения закреплены в ст. 4 и 5 закона от 08.11.07 № 259-ФЗ);
- сведения о ТС — кроме типа и модели ТС теперь следует дополнительно указывать его марку, а при использовании с прицепом или полуприцепом следует отразить в ПЛ и марку прицепа/полуприцепа. Уточняется, что сведения о ТС включают в себя показания одометра как при выезде его с парковочной стоянки, так и при заезде на парковку по окончании рабочей смены. Если в компании эксплуатируются трамваи и троллейбусы, в ПЛ следует указывать их регистрационные и (или) инвентарные номера;
- обязанность послерейсового медосмотра водителей предусмотрена лишь в случае обязательности этой процедуры согласно законодательству РФ.
Учет расходов на топливо
Все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) относятся к горюче-смазочным материалам (ГСМ), которые входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ). В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Для обобщения информации о наличии и движении топлива в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 10.03 «Топливо», подчиненный счету 10 «Материалы».
Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист. Формы путевых листов для различных видов автомобильного транспорта утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Эти формы документов носят обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве (тип, государственный знак, показания одометра);
- сведения о водителе.
Все о путевых листах: образцы и правила заполнения
Путевой лист (п/л, путевка) относится к первичной учетной документации, которую ведут все компании и частные предприниматели, связанные с эксплуатацией автотранспортных средств. Если собственник ТС – предприятие, данный документ служит подтверждением права управления. Если машина частная и применяется для рабочих поездок, п/л помогает просчитать затраты. Проверкой путевок занимается трудовая инспекция, ГИБДД, ФНС. Знание новых правил заполнения путевых листов в 2019 году позволит избежать ошибок и возможных штрафов за несоблюдение стандартов. В данной статье содержится максимально полная и достоверная информация о корректном заполнении п/л, сроках его действия, а также приведен заполненный новый образец.
Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2019 году предусмотрена возможность продления периода его действия.