Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить возврат от покупателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Мало вернуть деньги покупателю и пробить кассовый чек — надо еще правильно оформить документы. Закон не регламентирует документальное оформление возврата прихода по онлайн-кассе — достаточно фискального документа. В противном случае, сотрудники ФНС могут привлечь предпринимателя к налоговой ответственности, влекущей наложение штрафных санкций. Поэтому важно обосновать проведенную операцию.
Возврат прихода по онлайн-кассе: документальное оформление
В первую очередь, нужно, чтобы клиент написал заявление. Несмотря на то, что законодательством это не предусмотрено, такая мера обезопасит бизнесмена от вторичного обращения покупателя с требованием выплаты. Документ пишется в произвольной форме, однако некоторые магазины заранее подготавливают шаблоны. В заявлении указываются Ф. И. О. заявителя, его паспортные данные, дата совершения покупки, ее наименование и стоимость (продавец должен сверить личные данные с паспортом обратившегося). Кроме того, необходимо указать причину отказа от продукции.
Возврат денег при ошибке кассира
От технических ошибок никто не застрахован, поэтому кассиры должны знать, как сделать возврат по онлайн-кассе, если в чеке был указан неправильный товар. В этом случае в программе выбирается операция «Возврат прихода», указывается номер неверного чека, и производится его отмена. Конкретные клавиши и меню могут отличаться в зависимости от модели кассового оборудования.
В результате на печать выводится чек с признаком «Возврат прихода». После этого продавец обязан вернуть покупателю деньги. Если же фактический расчет еще не был произведен, то кассир просто пробивает новый правильный чек и берет у клиента нужную сумму.
Для налоговой инспекции желательно взять с продавца объяснительную записку с причинами возврата средств, даже если то была обычная техническая ошибка.
Как написать объяснительную записку?
Письменное объяснение по неправильно выбитому чеку является таким же документом, что и прочие служебные письма, поэтому к заполнению такого документа необходимо отнестись со всей ответственностью.
- Начинать заполнять такое письмо необходимо с правого верхнего угла, где требуется отобразить сведения об адресате, которому пишется записка. Кассир должен написать здесь должность, название учреждения, ФИО начальника. Все записывается в дательном падеже. После этого заполняются сведения о авторе записки в родительном падеже.
- Ниже, посередине строчки отображается название документа. «Объяснительная записка» Название лучше выделить полужирным шрифтом, и размер шрифта сделать на 1- 2 пункта крупнее.
- Затем описываются подробно обстоятельства, которые послужили причиной ошибочных действий.
- В конце письма ставиться дата и подпись кассира, сделавшего ошибку.
Объяснительная по возврату по кассе
Может возникнуть такая ситуация, что кассир пробил чек по неверной стоимости товара. Покупатель сразу же заметил это и просит вернуть ему переплаченную сумму.
Кассир должен забрать неправильный чек и пробить новый – по верной цене. В конце своего рабочего дня, кассир составляет отчёт КМ-3, в котором он отражает сумму по неиспользованным и ошибочно выбитым чекам. Неправильно пробитый чек обязательно прикладывается к отчёту, и на нём ставится отметка «Погашено». В конце операционного дня, провинившийся кассир пишет записку, в которой он подробно описывает факт и причины ошибочно пробитого чека.
Записка пишется в свободной форме, в ней нужно отразить:
- в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
- наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
- должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ. Как правило, это руководитель организации или же структурного подразделения.
- затем указывается название документа. В данном случае, «объяснительная записка», указывается без кавычек и посередине листа;
- дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
- заголовок – то есть основание. В данном случае, «об ошибочно пробитом чеке» или же «объяснительная на возврат денежных средств»;
- текст документа. Здесь провинившийся сотрудник лаконично описывает причины, по которым он опоздал сегодня на работу. Кроме того, он должен указать:
- дату происшествия;
- название ККМ;
- её заводской номер;
- номер ошибочно пробитого чека;
- сумма ошибки;
- причины произошедшего. Это может быть невнимательность кассира, неисправность техники и прочее;
- затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.
Как оформить ошибочно пробитый чек?
Способ исправления ошибки зависит от того, когда ее выявили.
Кассир составил чек на сумму большую необходимой, покупатель заметил разницу и сразу указал ответственному сотруднику на нее.
В этом случае нужно забрать неверный документ у покупателя и выдать ему правильный. В конце дня работник составит отчет п форме КМ-3, в котором отразит сумму возврата по неиспользованным и ошибочным чекам.
Неверный документ обязательно нужно приложить к отчету, поставив на нем отметку «Погашено». Если он отпечатан на термобумаге, рекомендуется снять с него копию. Текст, нанесенный на такую бумагу, быстро выцветает, и дополнительные меры позволят избежать проблем с контролирующими инстанциями.
Относительно совершенной ошибки кассир обязан в конце дня написать объяснительную на имя руководителя фирмы. В этой бумаге указываются причины допущенной оплошности: невнимательность, проблемы в работе кассовой аппаратуры и т.д.
Делать чек на дельту нет необходимости: эта операция не повлияет на величину налога, рассчитываемую кассовым аппаратом. Она может быть необходима только для упрощения ведения бухгалтерского отчета внутри организации. Сумма ошибочно пробитых чеков отражается в кассовом журнале в графе 15. Делать РКО не нужно.
Основание для уменьшения дневной выручки – КМ-3. Ошибочно пробитый чек вычитается из полученной суммы. Отчет распечатывается в одном экземпляре и подписывается директором компании, руководителем отдела и сотрудником кассы.
Если чек был пробит на сумму, меньшую нужной, следует выбить документ на разницу. Кассир не имеет права не выполнить эту операцию: его действия будут расценены налоговыми органами как неиспользование ККМ, что влечет серьезные штрафы для организации. Согласно действующей практике, чек на неполную сумму приравнивается к невыданному.
Если ошибку обнаружили после подготовки ежедневного отчета с гашением, ее необходимо исправить. Порядок действий ответственного сотрудника аналогичен Ситуации №1, за исключением пункта о внесении данных в журнал кассира.
Аннулирование ошибочной операции делается путем создание РКО на разницу. Ордер выдается из «головной кассы», потому что к этому моменту дневная выручка уже оприходована.
Оставить недочет неисправленным нельзя. Действия компаний, связанные с применением ККМ, строго контролируются налоговыми службами. Нарушения караются штрафами, составляющими 40-50 тыс. рублей за одну оплошность. Поэтому кассиру следует знать инструкцию по корректировке ошибок и применять ее на практике.
Возврат на кассе: деньги от покупателя к продавцу
Возможен сценарий, при котором денежные средства возвращаются покупателем продавцу. Их изначальная передача от продавца к покупателю фискализируется в памяти ККМ как «расход» (с указанием соответствующего реквизита в чеке).
В рассматриваемом случае возврат денежных средств фискализируется как «возврат расхода». Но когда он возможен на практике? Возврат расхода на онлайн-кассе — что это за правоотношение?
На практике такой возврат (как и ранее пробитый в чеке «расход») встречается, когда сам магазин выступает покупателем того или иного товара у физлица, не зарегистрированного как ИП, — продукции у фермеров или вторсырья, к примеру в виде металлолома.
Условимся, что далее речь пойдет о «возврате» в том значении, когда магазин возвращает денежные средства покупателю, ранее принятые от него, и забирает обратно товар. Рассмотрим подробнее, как оформлять возвраты по онлайн-кассе в таком сценарии:
- документально — с применением некассовых документов;
- фискально — с применением кассовых чеков.
С точки зрения налогового учета важны оба способа оформления возврата.
Настроим любые отчеты, даже если их нет в 1С
Сделаем отчеты в разрезе любых данных в 1С. Исправим ошибки в отчетах, чтобы данные тянулись правильно. Настроим автоматическую отправку на почту.
Примеры отчетов:
- По валовой прибыль предприятия с прочими расходами;
- Баланс, ДДС, отчет о финансовом результате (прибылях и убытках);
- Отчет по продажам для розничной и оптовой торговли;
- Анализ эффективности товарных запасов;
- Отчет по выполнению плана продаж;
- Проверка не попавших в табель сотрудников;
- Инвентаризационная опись нематериальных активов ИНВ-1А;
- ОСВ по счету 60, 62 с группировкой по контрагенту — Анализ не закрытых авансов.
Расходный кассовый ордер (далее – РКО) – кассовый документ, применяемый для оформления выдачи наличных денег из кассы организации (пп. 4.1 п. 4 Указания № 3210-У). Форма РКО и указания по его применению и заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Пунктом 6 Указания № 3210-У определено, что выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам 0310002.
В различных документах упоминаются два разных номера формы РКО: КО-2 (номер унифицированной формы первичной учетной документации) и 0310002 (код формы по ОКУД). Речь идет об одной и той же форме документа. Применение данной формы при ведении кассовых операций обязательно (информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 “О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (ПЗ – 10/2012)”).
Необходимость для получателя наличных денежных средств (в данном случае – Покупателя) проставить подпись в РКОпредусмотрена п. 6.2 Указания № 3210-У.
Отметим также, что после введения с 01.07.2017 года онлайн-касс, на наш взгляд, существует неопределенность в обязательности оформления при возврате товара покупателем наряду с кассовым чеком с признаком “возврат прихода” также и РКО.
Так, существует мнение специалистов, что РКО следует оформлять в случае, если денежные средства выдаются клиенту из главной кассы организации, а не из наличности, находящейся у кассира-операциониста. Сразу оговоримся, что разъяснений уполномоченных органов по аналогичным ситуациям нами не обнаружено, а в упомянутом выше письмеМинфина России от 24.05.2017 № 03-01-15/31944 сообщено, что по вопросу соблюдения порядка ведения кассовых операций (выдачи денежных средств за возвращенный товар не в день покупки такого товара и документального оформления такой операции) необходимо обратиться в Банк России, наделенный функциями определения указанного порядка в соответствии со ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ “О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)” (смотрите также Письмо № 03-01-15/28914, где также указано, что по вопросам соблюдения указанного порядка (формирования приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров) целесообразно обратиться в Банк России).
Вместе с тем выдача наличных денег относится к кассовым операциям (п. 2 Указания № 3210-У) и проводится по расходным кассовым ордерам 0310002 (п.п. 4.1, 6 Указания № 3210-У). Эти нормы продолжают действовать и после введения онлайн-касс и на настоящий момент не претерпели изменений. Поэтому мы не исключаем, что при возврате наличных денег покупателю (сопровождаемом выдачей кассового чека с признаком возврат прихода), так же как и раньше, следует оформить расходный кассовый ордер (РКО), даже если денежные средства выдаются из наличности, находящейся у кассира-операциониста. Проставление покупателем подписи, подтверждающей получение денег, исключает дальнейшие претензии в том, что деньги не возвращены.
Как на онлайн-кассе оформить частичный возврат?
Если покупатель желает вернуть продавцу либо обменять не все приобретенные им товары, а только часть из них, продавец должен оформить обратный возврат по онлайн-кассе, указав в фискальном документе вместо всей уплаченной клиентом суммы только стоимость того товара, который возвращается в магазин.
Если покупатель обнаруживает недостатки у части приобретенных им товаров, он имеет право попросить продавца снизить их стоимость. В данном случае продавцу необходимо выполнить следующие действия:
- оформить на всю стоимость покупки возвратную квитанцию;
- создать и выдать покупателю документ, в котором будет указана новая цена продукции, а также переплаченная сумма.
Возврат на расчетный счет
Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.
Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.
Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.
Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.
КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:
- за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
- выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
- выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
- на госпошлины — 00000000000000000852.
Оформление возврата товара по онлайн-кассе на карту
Если товар был оплачен наличными, покупатель вправе потребовать, чтобы денежные средства были возвращены либо наличными из денежного ящика кассы, либо переводом средств на расчетный счет (т.е. безналичный расчет).
В случае возврата на расчетный счет, покупателю необходимо написать соответствующее заявление.
А если товар был оплачен банковской картой, возврат по онлайн-кассе строго должен быть оформлен только по безналичному расчету.
Для того, чтобы произвести возврат, кассиру необходимо вставить карту покупателя в платежный терминал и выбрать соответствующую операцию. Срок зачисления денежных средств в этом случае составляет около 3 рабочих дней.
Но в данном процессе задействованы три лица: продавец, покупатель и банк, поэтому схема возврата выглядит следующим образом:
Соответственно срок возврата денежных средств может варьироваться в большую или меньшую сторону.
Как оформить чек на возврат по онлайн-кассе
На любом кассовом аппарате при возврате товара чек всегда печатается с признаком «Возврат прихода». Оформление возврата зависит от ситуации. В каждом случае есть нюансы. Разберемся, как оформить возврат покупателю по онлайн-кассе в частых ситуациях:
Частичный возврат день в день. Иван оплатил на кассе детские игрушки и только после заметил, что продавец вместо двух товаров пробил три. Нужно убрать из чека лишний товар и вернуть переплату.
Если у ККТ формат фискальных данных 1.1, правку оформляют не обычными чеками, а чеками коррекции, а при формате 1.05 — обычными. Формат фискальных данных конкретной кассы можно узнать в реестре налоговой.
У большинства магазинов кассовые аппараты поддерживают формат 1.05, поэтому дальше рассказываем про оформление возврата обычным чеком.
Если ошибся в цене или количестве товара в чеке, продавец действует так:
Если у вашей ККТ формат фискальных данных 1.1, посмотрите в инструкции к ней, как оформить чек коррекции.
Полный возврат. Маша купила летнюю шляпу, но примерила дома еще раз и поняла, что она мала. Маше решила вернуть шляпу в магазин.
Если покупатель хочет вернуть товар полностью, то процедура во всех случаях одинаковая: и если он придет через неделю, и если он передумал на кассе, но уже оплатил товар. Подробно об этом писали в предыдущем разделе: покупатель пишет заявление на возврат, продавец составляет накладную, формирует чек на возврат и возвращает деньги.
Частичный возврат. Аня купила несколько светильников и уже дома поняла, что один с заводским дефектом и не включается. Она хочет обменять неисправный светильник, но такого товара в магазине больше нет, поэтому продавец должен вернуть ей деньги.
Если нужно заменить одну позицию в чеке, продавец печатает чек с признаком расчета «возврат прихода» на один товар, который нужно вернуть. В сумме чека указывает сумму за товар, которую возвращает покупателю.
Возврат маркированного товара. Игорю не подошла обувь, и он решил вернуть пару в коробке, на которой четко видно код маркировки. В таком случае продавец сканирует код маркировки и добавляет его в чек на возврат.
Саша вернул обувь без коробки, на которую была нанесена маркировка, или код есть, но поврежден. В ситуации, когда код маркировки не сохранился, можно его не указывать в чеке при возврате.
Чтобы после возврата выставить такой товар на продажу, продавец должен получить новый маркировочный код и ввести его оборот. Для этого через программу, которую он использует для маркировки, нужно запросить новый код в системе «Честный Знак».
Возврат товара, за который внесли предоплату. Ивановы решили купить мебель. При заключении договора в магазине они оплатили 30% от стоимости мебели, остальное — в течение двух недель. В магазине им озвучили срок изготовления — месяц. Сроки поставки вышли, а мебель так и не привезли. Ивановы решили заказать мебель в другом месте, а в этом магазине — вернуть деньги.
Для уточнения того, что покупатель внес предоплату, а товар еще не получил, в чеке есть дополнительный реквизит «Признак способа расчета».
При возврате нужно действовать в зависимости от того, полная была предоплата или нет:
Возврат товара, купленного в кредит. Алла увидела в магазине ковер нужного цвета. Денег для покупки не хватило, и она купила вещь в кредит с первоначальным взносом. По онлайн-кассе это проходит как продажа с частичной оплатой и постоплатой в кредит. Когда Алла привезла ковер домой, его цвет не подошел к интерьеру. Алла вынуждена вернуть товар в магазин.
Чек на возврат будет таким:
Возврат товара, оплаченного сертификатом. Надежде подарили сертификат в магазин кожаных аксессуаров. Она купила пояс, который через несколько дней треснул. Пришлось сдать его в магазин.
Продавец распечатает чек возврата, в реквизитах которого укажет:
Возврат товара, если оплатили с доставкой. Антон заказал домой офисное кресло для работы. Но у кресла оказался конструктивный брак, поэтому собрать его невозможно. Антон позвонил в магазин и попросил забрать бракованный товар.
В чеке на приход товар и доставка должны быть оформлены отдельно.
Что необходимо знать предпринимателю о возврате подотчётных сумм в кассу
В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014г. №3210-У, юрлица могут выдавать сотрудникам наличные средства на командировочные расходы или на хозяйственные нужды. Предпринимателям и самозанятым гражданам, помимо этих двух причин, можно брать наличные средства также на личные цели.
Выдача подотчётной наличности оформляется по следующей схеме:
-
Сотрудник пишет заявление (в свободной форме) на имя руководителя организации. В нём требуется указать цель и сумму получения аванса, а также срок, на который он предоставляется.
-
После того как руководитель его подпишет, выпускается приказ о предоставлении наличных средств под отчет.
-
Кассир формирует расходно-кассовый ордер и выдаёт деньги заявителю.
Возврат денежных средств покупателю в день покупки
Если посетитель, купивший у вас товар, передумал сразу после этого, то порядок возврата денег следующий. Покупатель предъявляет кассовый или товарный чек, либо иной документ, подтверждающий оплату. В случае, если чеки не сохранились, он, как сказано выше, может сослаться на свидетельские показания, подтверждающие факт покупки.
Как правильно оформить возврат товара от покупателя в данном случае? Необходимо заполнить накладную, например, по форме ТОРГ-13. В этом случае в графе «Отправитель» указываются данные покупателя, а в графе «Получатель» — данные организации-продавца. Документ составляется в двух экземплярах. Его подписывают продавец и покупатель. Для продавца накладная является основанием для корректировочных записей, а для покупателя — для возврата денег (или для обмена товара на аналогичный, если производится обмен). Бланк ТОРГ-13 вы можете бесплатно скачать на нашем сайте.
Деньги покупателю необходимо выплатить из той же операционной кассы, в которой был пробит чек на покупку возвращаемого товара. Причем, отдать их нужно до закрытия смены и снятия Z-отчета. При закрытии смены вам надо будет составить акт о возврате денежных средств по унифицированной форме КМ-3. На нашем сайте вы можете бесплатно скачать бланк и образец заполнения акта КМ-3.
Сумму, которая была выплачена покупателю, кассир по окончании смены указывает в журнале кассира-операциониста. Ее также необходимо отразить в справке-отчете кассира-операциониста. Если кассиров несколько, то старший кассир должен, наряду с другими данными, указать сумму возвратов покупателям в сводном отчете по всем кассам.
Итак, еще раз про документы на возврат товара от покупателя в день покупки. Клиент приносит чек, продавец оформляет накладную на возвращаемые товары, например, по форме ТОРГ-13, и акт КМ-3.
Возврат денежных средств покупателю не в день покупки
Такие ситуации случаются чаще. Ведь в том, что товар не подходит, покупатель, как правило, убеждается уже при возвращении домой, когда как следует его рассмотрит и проверит.
Каковы правила возврата денежных средств покупателю в данном случае?
Он должен написать заявление на возврат денег. Форма заявления произвольная, но в нем обязательно указываются ФИО покупателя, наименование товара в соответствии с его паспортом или документом об оплате товара, причина, по которой товар возвращается, а также требование заменить покупку или вернуть за нее денежные средства. Бланк и образец заявления на возврат товара можно скачать на нашем сайте.
Кроме того, покупатель предъявляет чек и паспорт.
Так же, как и в первом случае, необходимо оформить накладную, которая подписывается и продавцом, и клиентом.
Возврат денежных средств покупателю должен быть произведен в течение трех дней после обращения.
Обратите внимание: если у вас несколько касс, то деньги в данном случае должны быть возвращены уже не из операционной, а из главной кассы организации. Акт КМ-3 о возврате денег при этом составлять не нужно — деньги выдаются по расходному кассовому ордеру на основании паспорта покупателя. После этого кассир фиксирует РКО в кассовой книге. Бланк расходного ордера также можно бесплатно скачать на нашем сайте, там же опубликованы и инструкции по его заполнению.
Еще раз перечислим документы на возврат товара от покупателя не в день покупки. От клиента требуется чек, паспорт и заявление. Продавец заполняет накладную на возвращаемый товар, например, по форме ТОРГ-13, подписывает ее у покупателя и выдает деньги по расходному кассовому ордеру.