Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бухгалтер: в штате, онлайн или на аутсорсе?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Реалии текущего времени. В 2020 году большое количество компаний и ИП были вынуждены переводить своих бухгалтеров на дистанционную работу. Многие теперь склоняются к решению частично или полностью сохранить такой подход к организации бухгалтерии. Для этого уже есть и законодательная база — внесены соответствующие изменения в ТК РФ.
Как аутсорсинг бухгалтерских услуг зарекомендовал себя в кризис
Весной 2020 года коронавирус заставил большинство предпринимателей отправить сотрудников по домам. Сложностей хватало, особенно с штатными бухгалтерами:
- непривычная обстановка выбила их из колеи: отсутствует возможность зайти к шефу за подписью, с коллегами приходится общаться по телефону или в мессенджерах, постоянно выясняется, что не хватает каких-то бумаг, оставшихся в кабинете, и так далее;
- нет системы контроля, а значит, приходится надеяться на сознательность бухгалтера. Не все умеют самостоятельно расставлять приоритеты и сосредоточенно работать, когда вокруг носятся дети, нужно готовить, убирать и решать десятки других бытовых вопросов.
История и тенденции развития бухгалтерского аутсорсинга
Бухгалтерский аутсорсинг — вещь на самом деле не новая и в реальности она существует уже много лет. Совершенно очевидно, что небольшая организация или ИП не будет содержать у себя в штате серьезного профессионального бухгалтера, — ей это просто не по карману. Тем не менее, бухгалтерию вести надо и естественным путем решения этого вопроса до сих пор было поиск среди знакомых и родственников людей, которые имеют хотя бы удаленное отношение к бухгалтерии и обращение к ним за помощью за небольшие деньги, или же — поиск приходящего бухгалтера-частника, который обслуживает одновременно несколько организаций.
По сути — бухгалтер-частник и есть реализация идеи бухгалтерского аутсорсинга в своем зачаточном состоянии. Однако риски такого подхода достаточно очевидны: отношения между организацией и приходящим бухгалтером зачастую ничем не регулируются, — все держится на честном слове. Частник может исчезнуть, найти себе постоянную работу или попросту набрать себе слишком много организаций, что снизит качество работы для Вас.
Компания, предлагающая услуги бухгалтерского аутсорсинга — это развитие идеи приходящего бухгалтера, но только на более цивилизованном уровне. Отношения между заказчиком и организацией, оказывающей бухгалтерские услуги, регулируются договором, что существенно снижает риск, связанный со снижением качества работы. Организация, которая заботится о своей репутации, будет заботится и о своих клиентах и не допустит снижения качества обслуживания.
В настоящее время все больше людей отдают на аутсорсинг ведение своего бухгалтерского учета в специализированные фирмы. И эта тенденция со временем будет только увеличиваться, все больше вытесняя с рынка приходящих бухгалтеров. По сути, использование услуг приходящего бухгалтера можно сравнить с торговлей на стихийоно организованном рынке, а бухгалтерскую компанию, — с супермаркетом. Время показывает, что торговые сети со временем вытесняют стихийную торговлю, то же самое произойдет и с приходящими бухгалтерами, которые все больше будут вытесняться бухгалтерским аутсорсингом.
Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг
Существует общая схема, по которой производится переход на ведение бухгалтерии сторонней аутсорсинговой организацией. Возможны, конечно, отклонения от данного плана или дополнения, но, как правило, клиент проходит именно эти этапы.
1) Заключается договор на оказание услуг. В таком документе прописываются в обязательном порядке следующие пункты:
- ответственности сторон, а также их обязанности;
- какие услуги будет оказывать исполнитель и какое денежное вознаграждение за это получать;
- как будут передаваться документы и в какие сроки;
- условия соблюдения конфиденциальности и безопасности передачи данных;
- как будут передаваться данные заказчику, если будет необходимо прекратить сотрудничество;
- как осуществляется доступ к данным;
- какие документы необходимо предоставить для работы;
- кто несет ответственность и за что.
Следует отметить, что в договоре указываются обязанности не только исполнителя, но и заказчика, так как в случае, если он, например, не предоставит документы в срок, то аутсорсер не сможет составить отчет и не должен нести в этом случае ответственность.
2) Работы в соответствии с договором, оказание услуг. Как правило, для того, чтобы исполнитель мог выполнить свои обязанности в полном объеме, клиент должен предоставить документы для составления отчетности и расчета налогов к уплате. Также могут потребоваться трудовые договоры с сотрудниками, табель рабочего времени, данные о больничных и прочее, счета, накладные и акты при работе с партнерами и другие документы.
3) Расторжение договора при прекращении сотрудничества. Для этого необходимо убедиться, что предоставлен доступ к базе операций, которые были осуществлены в ходе работы. Также нужно составить запрос в ФНС для подтверждения отсутствия задолженностей, после чего скопировать базу данных и забрать документы, которые были предоставлены аутсорсеру для работы.
Современные компьютерные технологии уже давно используются при оказании бухгалтерских услуг. Это не просто удобство для бухгалтера или клиента, а сегодняшнее требование налогового законодательства. Например, есть такие виды отчетности, которые принимаются только в электронном виде, и эта тенденция будет и дальше развиваться.
Большим плюсом хорошего аутсорсера будет наличие собственного программного обеспечения, работающего в «облачном» формате. Это означает ваш круглосуточный бесперебойный доступ к своей отчетности и документам в личном кабинете, возможность задать вопрос специалисту, отслеживать расчеты с контрагентами и другие платежи и т.д. На случай прекращения договора с аутсорером вам должен быть гарантирован перенос вашей информационной базы в полном и неизменном объеме, для запуска ее на другом оборудовании.
Правильный расчет налогов и своевременная оплата
Снова обращаемся к профессионализму, от которого все зависит.
Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда обратившийся к нам клиент жалуется на “всплывшие” долги перед контролирующими органами, которые не позволили компании выиграть тендер или заключить важный контракт. Чтобы такой ситуации не возникало у наших клиентов, мы ежеквартально сверяемся с налоговыми и передаем информацию клиенту.
Еще одна распространенная ситуация — бухгалтер не рассказывает руководителю об альтернативных системах налогообложения и не просчитывает разные варианты. Мы часто встречаем магазины, которые находятся на УСН 6%, хотя экономически выгоднее УСН 15%.
Позвольте рассказать вам о нескольких правилах, которые действуют в нашей компании:
-
При начале работы с новой компанией или при каких-либо изменениях у клиентов, с которыми мы уже работаем, наши бухгалтера проводят анализ выбранной системы налогообложения. Для этого проводится финансовое планирование, производится оценка иных систем. Таким образом мы помогаем оптимизировать налогооблагаемую базу, конечно, в рамках закона.
-
Наши клиенты регулярно получают от нас информацию о том, на какую сумму уже накопилось налоговых платежей. Так мы помогаем собственникам эффективнее планировать расходы.
-
Мы проводим регулярные сверки с налоговыми. Это позволяет избежать долгов перед государством.
Как выбрать компанию для бухгалтерского сопровождения
Главным фактором при выборе компании обычно становится стоимость бухгалтерского аутсорсинга. Но выбирать партнера только по цене — большая ошибка. Важно учитывать, что такое сотрудничество — не разовый проект, а постоянная, повседневная работа. Кроме того от ее качества зависит, будет ли бизнес спокойно «жить» и развиваться, или руководителю придется постоянно контролировать работу аутсорсера, вмешиваться в нее, звонить в службу поддержки, требовать или просить, платить штрафы и неустойки.
Поэтому на первом этапе важно выяснить следующие моменты.
1. Сколько лет компания или специалист работают на рынке. Новички, как правило, не имеют преимуществ перед штатными бухгалтерами. У них нет необходимой технической базы, штата специалистов, опыта и квалификаций. Чем больше возраст компании, тем больше шансов, что сотрудничество будет максимально комфортным для заказчика.
2. Осуществляет ли компания страхование профессиональной деятельности. Фирмы-однодневки не страхуют себя от ошибок, тогда как профессиональные игроки защищаются от всех возможных рисков, в том числе ошибок собственных сотрудников.
3. Есть ли профессиональные аттестаты у специалистов. Бухгалтерский и налоговый аутсорсинг требуют постоянного повышения квалификации сотрудников. И компании, которые дорожат своей репутацией, не скрывают, а напротив, демонстрируют профессионализм специалистов. Потенциальный клиент может запросить информацию о том, как часто сотрудники проходят курсы повышения квалификации, каков их профессиональный уровень. Уважающий себя аутсорсер не откажет в этом требовании.
Ориентироваться также можно на отзывы клиентов, но воспринимать их нужно правильно. Если на сайте есть целый раздел, где размещены отзывы по типу: как я благодарен, и сотрудничество планируем продолжать в дальнейшем, — обращать на них внимание не стоит. Такие отзывы пишут под заказ. Информативными будут отзывы на фирменных бланках клиентов, с печатью и подписью. Размещение таких благодарственных писем на официальном сайте — одно из правил хорошего тона для авторитетного аутсорсера.
Основы заключения договора на предоставление услуг персонала
На примере IT-организации рассмотрим, как заключать договор на возмездное оказание услуг.
Руководитель IT-компании желает повысить эффективность своей организации, поэтому он решил обратиться к HR-аутсорсингу. Он хочет, чтобы HR-специалист подобрал сотрудников в отдел связи и технической поддержки, рассчитал зарплаты персонала, а также занялся их мотивацией и обучением.
Встречаются руководители IT-компании и аутсорса, садятся за стол переговоров. Им нужно решить и прописать в договоре следующие моменты:
- Перечень оказываемых услуг. Тут четко прописывается, что сотрудник компании-исполнителя должен провести конкурс кандидатов в отдел связи и технической поддержки, затем отобрать соискателей, провести собеседование и выбрать конкретных работников. Сотрудник должен рассчитать зарплаты нанятого штата, а также обучить новых работников и мотивировать их: тут подробно описывается, какие мероприятия будут проведены.
- Сроки исполнения обязательств. Руководители договариваются и четко прописывают: подбор кадров должен быть завершен 11.04.2020 года; зарплаты должны быть рассчитаны не позднее 25.04.2020 года; мероприятия по обучению и мотивации сотрудников должны быть завершены до 10.08.2020 года. Также прописывается, что срок действия договора до 10.08.2020 года.
- Ответственность сторон. В договоре руководители прописывают конкретные суммы пени за дни просрочки, суммы штрафа, а также ссылаются на общие нормы закона.
- Условия расторжения договора аутсорсинга.
Первым делом разберемся, что и сколько стоит.
1. Штатный бухгалтер. Может стоить по-разному, потому что родина наша велика, и зарплаты в ней разные. Если говорить на примере Москвы, то «вилка» зарплаты специалиста – от 45 тыс. руб. до 150 тыс. руб. в месяц. В регионах же зарплата может начинаться от 20 тыс. руб.
Однако зарплата — только вершина айсберга. Кроме ежемесячных поступлений на карту, бухгалтер будет рассчитывать еще и на полноценное рабочее место. Желательно у окошка, с фикусом на столе, недалеко от чайника и с последней версией Windows на компьютере. Кроме того, бухгалтер будет постоянно тратить вашу офисную бумагу и краску в принтере, занимать место под хранение всяких папок, просить денег на такси для поездок в ФНС… А вишенкой на торте станет факт, что за любого штатного специалиста (и за бухгалтера тоже) нужно платить страховые и медицинские взносы.
2. Бухгалтерский аутсорсинг. Рассчитывается по одинаковым тарифам для любого уголка РФ. Стоимость начинается от 1 667 руб. и доходит до 600 тыс. руб. Да, разлет цены большой, и это не просто так. Стоимость зависит от того, сколько денег оборачивает бизнес за месяц, есть ли сотрудники (и сколько их), какая система налогообложения и др.
Другими словами: ИП на УСН 6% без сотрудников с доходом в 3 млн руб. в год, торгующий мандаринами у метро, и ООО на ОСНО со штатом в 500 сотрудников, оборотом 1 млрд руб., занимающийся добычей нефти, — получат совершенно разную стоимость услуг бухгалтерского аутсорсинга.
Сравнение аустсорсинга в компании и фриланса
При сравнении сотрудничества с физическими и юридическими лицами учитывают стоимость предоставления услуг, объем и качество работ в рамках договоренностей, а также ответственность сторон при возникновении спорных ситуаций.
| Основные показатели | Бухгалтер-фрилансер | Аутсорсинговая компания |
| Стоимость услуг | Как правило, фрилансеры предлагают услуги по ведению бухгалтерского учета дешевле, чем компании. Сотрудничество с физическим лицом предполагает заключение гражданско-правового договора, что влечет за собой удорожание услуг до 43 % по отношению к первоначальному тарифу (расценок фрилансера). | Сотрудничество с аутсорсинговой компаний осуществляется на договорной основе как с юридическим лицом. Оплата услуг производится через расчетный счет, что позволяет внести такие расходы в статью затрат компании. Общие расходы организации на сотрудничество с аутсорсинговой компанией ниже, чем при работе с фрилансерами. |
| Объем предоставляемых услуг | Один человек физически не в состоянии выполнить объем работ, сопоставимый с услугами, предоставляемыми несколькими специалистами из компании. Если вам попадется ответственный бухгалтер-фрилансер, то он изначально ограничит объем оказываемых услуг в рамках договоренностей, что для большой организации явно неприемлемо – зачем нанимать несколько фрилансеров и делить между ними работу, если можно заключить один договор с аутсорсинговой компанией. | В компании, предоставляющей услуги по аутсорсингу бухгалтерского учета, работает целый штат специалистов – главные бухгалтера, бухгалтера, помощники и т.д. Гарантируется эффективное ведение финансовой деятельности и для небольшого предприятия, и для крупного ООО. Также возможно предоставление дополнительных услуг – сопровождение налоговых проверок, подготовка отчетностей, планирование и т.д. Есть услуги по ведению финансовой деятельности предприятия «под ключ». |
| Ответственность сторон и соблюдение договоренностей | Устные договоренности с фрилансерами – это отсутствие гарантий на качественное и своевременное предоставление услуг. Задержка подготовки и отправки отчетов – значительные штрафные санкции в отношении ООО. Взыскать неустойку с физического лица сложнее, чем с юридического. | Заключение официального договора с аутсорсинговой компанией определяет ответственность сторон по выполнению обязательств в надлежащем объеме и качестве. При возникновении претензий к предоставленным (или не предоставленным) услугам всегда можно обратиться в суд. |
При обращении в аусорсинговую компанию всегда можно рассчитывать на возможность связи с сотрудниками в рабочее время – при возникновении срочных вопросов, консультаций можно связаться по телефону или приехать в офис компании. Если же работа ведется с бухгалтером-фрилансером, который, к тому же, предоставляет услуги удаленно, то не всегда можно рассчитывать на постоянную связь даже в рабочее время для решения экстренных вопросов.
Как видно, обращение к специалистам компании, предоставляющей услуги по аутсорсингу бухгалтерского учета и ведению финансовой деятельности, выгоднее, чем сотрудничество с бухгалтерами-фрилансерами.
Система ценообразования услуг аутсорсинга функций бухгалтерии, на сегодняшний день, остаётся малопонятной и непрозрачной не только для потенциальных клиентов, но и для большинства поставщиков профессиональных услуг. И это является одним из основных сдерживающих факторов для роста рынка услуг аутсорсинга бухгалтерии в России в целом. Несмотря на то, что в сфере аутсорсинга давно известны как минимум пять классических моделей ценообразования, большинство из поставщиков услуг до сих пор не знают их и, как следствие, не могут в доступном виде представить потенциальным клиентам. Что порождает в большинстве случаев проблему недопонимания во взаимоотношениях клиент — аутсорсер. Ниже указаны несколько типичных проблем ценообразования услуг аутсорсинга на Российском рынке.
Что выбрать: аутсорсинг, штатный или приходящий бухгалтер
Организовать ведение бухучета на предприятии руководство может несколькими способами: с помощью нанятого штата бухгалтеров, привлечь со стороны внешнего специалиста, и заключить договор с фирмой-аутсорсером. Рассмотрим подробнее положительные и отрицательные стороны каждого способа.
| Бухгалтер, работающий по трудовому соглашению | Внешний бухгалтер по договору подряда | Организация-аутсорсер | |
| Качество оказываемых услуг | Зависит от объема знаний каждого бухгалтера, поэтому при приеме обязательно нужно тщательно проводить отбор специалистов. | Довольно высокое, так как договор заключается на основании имеющихся рекомендаций, также зависит от объема знаний. | Высокий уровень оказываемых услуг, так как в штате такой организации работают специалисты различных направлений. |
| Ответственность | Данные специалисты защищены ТК РФ. Поэтому взыскать штрафы с них очень сложно. | Возможно привлечь к ответственности за допущенные ошибки, но если специалист заключил договор как предприниматель. | Организация, оказывающая услуги по аутсорсингу бухгалтерии берет на себя всю ответственность, если из-за нее компанию привлекают к штрафам и возмещению убытков |
| Стоимость услуг | Достаточно высокая, так как в расходы компании входят затраты по организации места работы, зарплата, отчисления ее и т.д. | Стоимость услуг внешнего бухгалтера определяется на основании договоренности. Компания экономит на стоимости организации рабочего места, отчислений и т.д. | Организации-аутсорсеры разрабатывают несколько тарифных планов, и фирма-заказчик выбирает уже в соответствии со своими возможностями. Стоимость варьируется в зависимости от системы налогообложения, количества операций и т.д. |
| Вывод | Данный вариант подходит для компаний среднего и крупного размера, где бухгалтерия должна присутствовать, чтобы не прерывать хозяйственную деятельность. | Хорошо подходит для новых компаний и предпринимателей, а также юрлиц малого бизнеса. Но руководство может столкнуться с ситуацией, когда потребуется бухгалтер, а он будет недоступен. | Очень выгоден для компаний малого и среднего бизнеса. Он позволяет сэкономить не только на затратах, но и получить высокий уровень обслуживания.
Руководитель в этом случае будет освобожден от многих вопросов, связанных с учетом и налогообложением. |
Каким компаниям нужен аутсорсинг
Ответить на этот вопрос легче объяснив, кому он точно не подходит. Не следует пользоваться услугами аутсорсинга руководителям, которые привыкли раздавать поручения устно при непосредственном общении с сотрудником. Последний должен быть всегда доступен для руководства и решать задачи в формате «сделать нужно еще вчера».
Если у собственников бизнеса какие-то специфические требования к бухучету, то передавать его на аутсорсинг не следует.
Фирма, которая занимается аутсорсингом бухучета, в каком-то смысле схожа с конвейером. В своей деятельности ее сотрудники руководствуются регламентами, работают по четким стандартам, все учетные и бизнес-процессы протекают по отлаженным механизмам. Малейшее отклонение от такой структуры приводит к тому, что приходится отвлекать ресурсы и переходить на ручное управление.
Выбирая аутсорсера необходимо учесть его специализацию. Кто-то может специализироваться на «упрощенцах», кто-то работает с компаниями, у которых есть «дочки» в других странах, есть аутсорсеры, наладившие учетные процессы на работу с крупными организациями с тяжелым учетом.
Учет за главного бухгалтера
Активно развивающиеся представители малого бизнеса часто обращаются к нам для передачи на аутсорсинг управления бухгалтерией. Популярность такой услуги объясняется тем, что учет компании имеет сложную структуру, а рядовые штатные бухгалтеры нужными навыками не обладают. При этом взять на работу высококвалифицированного специалиста возможности еще нет.
В большинстве компаний замечены следующие проблемы с бухгалтерией:
-
главбух контролирует качество, если на это есть время, так как он сам сильно загружен работой;
-
рабочие инструкции не отражают учетных процессов либо дают о них общее представление;
-
отсутствие необходимых навыков, понимания, мотивации.
Бухгалтерский консалтинг
Многосторонняя экспертная поддержка хозяйствующего субъекта – неотъемлемая составляющая аутсорсинга бухучета. У компании может возникнуть масса вопросы, касающихся бухгалтерии, налогового учета, валютного контроля, трудовых отношений и так далее.
Чтобы привлечь клиента каждая аутсорсинговая фирма будет уверять, что экспертная поддержка входит в пакет услуг. Но на практике выясняется обратное, что объясняется недостатком экспертов и многосторонних навыков. Понять, что выбор аутсорсера сделан правильно, можно еще при первой встрече, до подписания договора. Если эксперты стараются активно вам помочь, хотят разобраться в обстановке на вашей фирме, отвечают на все вопросы, то это отличный знак. Но стоит уточнить, имеются ли у провайдера ограничения в объемах экспертной поддержки.
Эксперты компании Самитов Консалтинг оповещают своих клиентов обо всех изменениях в законодательстве, которые способны повлиять на бизнес. Мы высылаем не просто новостную вырезку, наши специалисты подают материал, оцифровывая налоговые и бизнес-риски, и делая экспертные выводы.
Плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсе
Рассмотрим более подробно все способы передачи бухгалтерии на аутсорс.
И стоит помнить, что по факту любая из форм аутсорсинга может закрыть вопрос с бухгалтерским учетом, но полностью исключить его из вашей ответственности не получится.
- Обследование бухгалтерских процессов. Специалисты провайдера изучают процедуры и регламенты, анализируют учетную систему, проводят интервью с сотрудниками. В результате клиент получает заключение о том, какие процессы дублируются, какие настройки системы необходимы, чтобы сократить ручной труд и затраты, а также целевую модель организации работы. Компания может реализовать эти рекомендации самостоятельно или передать провайдеру, который настроит функцию наиболее оптимально и продолжит вести учет. Передача на аутсорсинг отдельных функций. Он подразумевает передачу процессов отдела бухгалтерии. Например, подачу декларации, подготовку статистической отчетности, подготовку авансовых отчетов. А долю функций организация берет на себя. Услугами такого вида пользуются организации, которые хотят освободить персонал от монотонных задач или сократить свой штат.
- Полный. Подразумевает полное бухгалтерское обслуживание организации сторонней компанией. Аутсорсер берет на себя все функции штатного бухгалтера, поэтому в последнем нужда исчезает.
- Аутсорсинг от лица главного бухгалтера. Такой формат подразумевает полную или частичную передачу права подписи на представителя сторонней компании.
- Консалтинг. К консультации обращаются, когда появляется определенная специфика процедуры, например, при работе с иностранными компаниями. Периодические консалтинговые услуги от экспертов будут полезны, особенно в условиях законодательства, которое постоянно меняется.
Выбор вида услуг бухгалтерских компаний зависит от готовности бизнеса перейти на удаленное ведение бухгалтерии и его финансового обеспечения.