Отраслевые особенности в работе секретаря

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отраслевые особенности в работе секретаря». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Профессиональные стандарты для делопроизводителей и секретарей накладывают на специальность ряд необходимых навыков и знаний. Но на практике применение, по крайней мере половины из них, теперь практически редкость.

Суть работы секретаря

Секретарь – профессия весьма давняя, хотя в привычный нам вид оформилась сравнительно недавно, в начале XX века. Практически все высокопоставленные политики имели подчиненных, которым доверяли разную рутинную работу и могли посвятить в свои дела. Ещё в Древнем Риме так называли специальных слуг (отсюда и название профессии — secretus), которым доверяли тайны государственного управления.

Правильно данная профессия называется «секретарь-референт». Поскольку одна из основных задач специалиста – одновременно и представлять компанию, и выполнять поручения начальника, и консультировать его по определенным вопросам.

Конечно, в разных компаниях этот вопрос решается по-своему. Где-то гендиректор держит у себя целый штат помощников, а секретарь только отвечает на звонки и заваривает кофе, где-то – все офисные обязанности лежат исключительно на одном человеке.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

• Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
• Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
• Проверка корректности оформления внутренней документации.
• Регистрация, учет, хранение документов.

Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку.
Деятельность любой организации связана с большим документооборотом, без референта легко скатиться в хаос, вплоть до того, что работа будет парализована, важные договоры потеряются, предприятие понесет убытки. В обычных компаниях за порядок в бумагах отвечают один-два делопроизводителя. Но в крупных холдингах этой работой может заниматься целый отдел (секретариат). В любом случае обязанности секретариата будут похожи на должностные обязанности секретаря руководителя.

Достоинствами профессии можно назвать следующее:

• отсутствует физическая нагрузка;
• есть возможность получить важные коммуникативные навыки и наладить полезные связи;
• нет необходимости иметь специальность для получения работы;
• работа в комфортных условиях;
• в некоторых случаях можно в личных целях воспользоваться офисной оргтехникой (копир, скан);
• иногда можно совмещать учебу и работу.

Как и в любой другой профессии, должность секретаря имеет свои недостатки:

• постоянное нахождение на виду у руководства;
• ежедневный безупречный внешний вид (особенно важен в крупных компаниях);
• однотипные задачи и рутинная работа (часто характерны для небольших организаций);
• работа часто связана со стрессом;
• выполнение личных поручений начальства, не имеющих отношения к работе;
• редко есть возможность для самореализации;
• режим работы может быть ненормированным.

Перспектива развития для секретаря часто остается под вопросом. Одни руководители не спешат терять хорошего сотрудника и переводить его на другую должность. Другие по отношению к ответственным, трудолюбивым и профессиональным работникам проявляют понимание и нередко повышают в должности.

Специфика делопроизводителя

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, должностные обязанности секретаря-делопроизводителя. В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей. В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:

1. Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
2. Правильное ведение внутренней документации.
3. Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.

Секретарь: чем занимается этот специалист?

Приемная работа в офисе подразумевает приветствие посетителей и их комфорт. В целом, секретариат безоговорочно помогает новому сотруднику и посетителям ориентироваться.

Он включает направление посетителей к людям, которые получают доступ и просматривают новые приложения, развернутые в домашнем каталоге. Тем не менее, секретарская работа способствует укреплению репутации и имиджа компании, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые присоединились к компании.

Секретари Office планируют встречи и обновляют календари событий. Они также организуют встречи и координируют расписание конференц-зала. Перед встречами они собирают справочные материалы и создают пространство для встреч. Они посещают встречи и готовят протоколы или резюме результатов встречи.

Одна из важных функций секретаря — систематизировать и хранить файлы сотрудников и клиентов. Помимо файлов, ведите учет других вещей в компании.

Храните файлы в алфавитном порядке и используйте файловую систему, чтобы упростить хранение ключей и поиск ключей для успешной организации файлов.

График работы у секретарей довольно напряженный. По идее – это стандартная пятидневка с двумя выходными днями, но на деле секретарь находится на работе ровно столько, сколько и его руководитель. Секретарю приходится много планировать, отменять и назначать встречи, готовить документы, нередко сопровождать босса в деловых поездках.

В целом же профессия секретаря считается чемпионом по количеству переработок и задач.

Во всех объявлениях о поиске работы перечислены довольно стандартные условия для секретарей:

1. Уверенный пользователь ПК (знание всех рабочих программ, умение обращаться с оргтехникой);
2. Навык слепой печати;
3. Умение вести деловые переговоры, владение деловым письмом;
4. Знание правил документооборота, умение оформлять официальные бумаги (приказы, распоряжения, акты и т.д.);
5. Познания в архивном деле;
6. Знание иностранного языка (преимущественно — английского).

Самое интересное, что из-за специфики работы секретарями могут работать далеко не все. В этой профессии нужны собранность, способность делать несколько дел одновременно, управлять своим временем, умение планировать, высокая работоспособность и организаторский талант.

Очень важны также презентабельный внешний вид, приятный голос и знания этикета, умение элегантно одеваться и быть доброжелательным.

1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
   • среднее образование;
   • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
   • законченные профильные курсы;
   • опыт работы не требуется.
5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
   • процесс документооборота в организации;
   • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
   • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
   • система электронных баз документов организации;
   • правила оформления соответствующей документации;
   • требования к хранению документов и их сохранности;
   • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
   • правила грамматики и орфографии;
   • принципы делового общения;
   • правила архивирования документации;
   • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
   • нормы ведения деловой переписки;
   • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
   • правовыми нормами и действующим законодательством;
   • положениями этой инструкции;
   • документами организации.

В штате 100 человек, несколько служб и, соответственно, три руководителя. Директор у меня женщина, есть ещё два заместителя. Я должна примерно понимать, кто за кем стоит, какие документы я кому отдала и кто что должен вернуть. И ещё где что лежит и как это найти.

На секретаре лежит вся входящая и исходящая корреспонденция, регистрация документов, распределение по сотрудникам, отслеживание исполнения заданий от руководителей. Также необходимо систематизировать всю документацию. Потому что к тебе могут прийти и сказать: «Месяц назад мы отправляли такой-то документ, а сейчас не можем найти копию». И тебе нужно будет его найти.

Меня все знают по имени. У нас очень тёплая атмосфера. Нет такого — «Эй, девушка» или «Подойдите, пожалуйста».

Функции и обязанности

Вам предстоит взять на себя все справочно-информационное обслуживание, касающееся документации предприятия. А также организацию и контроль за ведением делопроизводства в филиалах и отдельных подразделениях компании. Ничего удивительного — вы же не рядовой секретарь-делопроизводитель. Должны уметь документально обслуживать и оперативно организовывать деятельность ее руководства и совещательных органов. Если нет в наличии инспектора по персоналу — вести всю кадровую документацию и учет.

Секретарю-референту генерального директора нужно готовить документы, необходимые для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, организовывать их прием, регистрацию, учет, хранение. Он контролирует правильность подготовки, утверждения и согласования всей представляемой на подпись руководству предприятия документации. Принимает меры к качественному своевременному исполнению поручений начальства, доводит информацию непосредственно до исполнителей, ведет анализ и выдает заключения по докладам и справкам, направляемым руководству.

Кроме того, в функции секретаря входит поддержание оперативной связи по вопросам деятельности компании с гражданами — физическими лицами и отдельными организациями (как государственными, так и коммерческими). Он же принимает посетителей, может вести кадровую деятельность — оформлять личные дела, приказы, трудовые книжки, договора (контракты), командировочную документацию и листки нетрудоспособности, вести табель и выдавать справки о зарплате.

Разновидности профессии

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

• Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
• Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
• Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

• Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
• Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
• В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
• Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря. Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
• Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь. Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

Первые упоминания о секретарях, как о представителях отдельной профессии, относят ко временам Древнего Рима. Историки четко воспроизводят описание таких работников, востребованных у патрициев, высокородных плебеев и просто богатых граждан страны. Это были мужчины (вольноотпущенники, рабы или свободные) с хорошим образованием, которые вели дела своих хозяев, давали им советы, хранили их тайны. Уже тогда такие работники занимались делопроизводством, нередко отвечали за корреспонденцию и даже финансы нанимателя.

В течение двух тысяч лет работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Теперь секретариат на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.

Особенности профессии:

• повышенные требования к личным качествам сотрудника — он должен быть доброжелательным и позитивным, но при этом внимательным, ответственным и аккуратным;
• отличные организаторские способности — от качества работы сотрудника во многом зависит функциональность целой компании или отдельных представителей фирмы. По статистике, у женщин лучше получается налаживать бесперебойную работу офиса;
• необходимость работать в режиме многозадачности — мужчины не способны выполнять несколько дел одновременно или удерживать в памяти целую цепочку из заданий или задач;
• умение планировать рабочее время — девушки чаще опаздывают на встречи в повседневной жизни, но на работе они лучше мужчин соблюдают дисциплину;
• наличие обязанностей, выполнение которых мужчинам доставляет дискомфорт — секретари иногда должны поддерживать чистоту на рабочем месте (своем и руководителя), готовить и подавать кофе, выполнять личные поручения работодателя.

Профессия секретарь: особенности, обязанности, карьера, плюсы и минусы

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Секретарь-референт должен ответственно относиться к документообороту и не имеет права разглашать конфиденциальную информацию. Такой сотрудник несёт ответственность за сохранность документов и их своевременную подачу начальству. Секретарь несёт ответственность за невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции, т. е. за невыполнение своих рабочих функций, в том числе и таких нарушений, как опоздания. У сотрудника могут возникнуть проблемы, если он будет халатно относиться к работе с документацией.

Приемная работа в офисе подразумевает приветствие посетителей и их комфорт. В целом, секретариат безоговорочно помогает новому сотруднику и посетителям ориентироваться.

Он включает направление посетителей к людям, которые получают доступ и просматривают новые приложения, развернутые в домашнем каталоге. Тем не менее, секретарская работа способствует укреплению репутации и имиджа компании, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые присоединились к компании.

Мы не раз говорили о том, что трудно перечислить стандартные обязанности секретаря или помощника руководителя. В каждой компании, а иногда и в разных отделах одного предприятия своя специфика организации работы офиса, делопроизводства, взаимодействия с руководителем. Те, кто искал или ищет работу, знают, насколько разные, подчас непредсказуемые требования предъявляют работодатели. В трудовой книжке моей подруги такая же запись, как и в моей, но у нас нет ни одной похожей обязанности.

Около полугода назад я начала вести семинары в одном из обучающих центров города и еще раз столкнулась с этим явлением: мои слушатели только называются одинаково, на деле же их мало что объединяет, кроме телефона. Кому-то приходится ездить в аэропорт в другом городе, чтобы встречать гостей, приезжающих на завод. А сидящая рядом коллега не знает даже, как организовать чайные и кофейные паузы во время совещаний, т. к. для этого в компании существует служба протокола. Есть те, кто занимается исключительно контролем исполнения документов и подготовкой различных бумажных материалов, а есть и такие, в чьи обязанности входит быть «мамой» для руководителей, причем буквально: следить за тем, чтобы в офисе всегда были вода, еда, бритвенные принадлежности, двадцать раз в день носить чай, заказывать обеды, завтраки и ужины, во время совещаний сидеть до ночи на случай, если вдруг руководитель попросит еще голубцов. (Голубцов – так и есть. Я несколько раз переспросила, он, оказывается, любит есть во время совещаний. И всех участников заставляет.) На вопрос «Как же вы успеваете писать письма, оформлять командировки, разбирать почту?» моя коллега ответила, что это не входит в ее обязанности, мол, для документационного обеспечения есть специальный отдел. И из обязанностей, общих с другими участницами, у нее только ответы по телефону.

Такое многообразие выполняемых функций, с одной стороны, хорошо: оставаясь в рамках выбранной профессии, можно найти работу, которая больше всего соответствует вашим качествам и стремлениям. С другой стороны, это создает огромные трудности, особенно при смене работы. Работодатели порой сами плохо понимают, какие именно обязанности должен выполнять их секретарь, поэтому при составлении объявлений о вакансиях специалисты по подбору персонала часто указывают лишь часть обязанностей. В результате нередки случаи, когда, выйдя на новое место, вы узнаете, что вам придется заниматься тем, чего вы не умеете или не хотите.

Другая трудность состоит в организации обучения. Моя подруга не так давно жаловалась, что долго выбирала себе семинар, в итоге провела неделю в другом городе (оплачивала компания), но ничего, что было бы полезно ей в работе, там не рассказали. То есть все было очень грамотно, интересно, с коллегами познакомилась, город посмотрела, а для работы пользы никакой. И такие случаи не редкость.

Кроме того, такая ситуация не позволяет специалисту адекватно оценить себя на рынке труда. Вы можете считать себя крутым профессионалом (и быть им!), но при этом в компанию, где вы мечтаете работать, вас не возьмут, поскольку у вас другой профиль.

Кто самый главный человек в компании? Для секретаря, конечно, руководитель. И мы не раз писали о том, что одна из основных обязанностей секретаря – ограждать своего руководителя от «внешнего» мира – как сотрудников компании, так и представителей других организаций.

Но у компаний, которые продают что-либо (не так важно, товары это или услуги), есть в этом вопросе своя специфика. Если компания организована правильно, то все интересы ее сосредоточены вокруг тех, кто зарабатывает для нее деньги. В данном случае это именно менеджеры по продажам. Так называемый линейный «сейлз» – это те, кто приносит в компанию деньги: ищет клиентов и продает товар. Вам эти люди, безусловно, знакомы. Это они звонят с просьбами соединить с начальником отдела обеспечения или руководителем, это они ставят вас в тупик вопросом «Девушка, вам фланец нужен?», это они мечтают перевести вашу компанию на новый более выгодный корпоративный тариф всего на свете.

Именно с менеджерами по продажам и их клиентами больше всего приходится взаимодействовать секретарю в компании, которая занимается продажами. Расставляя приоритеты в выполнении задач, такой секретарь будет сначала учитывать интересы «сейлза»: в первую очередь отнесет на подпись их документы, забронирует переговорную, отправит в командировку, сделает копии документов и т. д.

Какие сложности создает такая специфика? Главные трудности возникают именно в расстановке приоритетов. И дело не только в том, какие именно задачи выполнять первоочередно. Ведь менеджер по продажам в компании не один, и когда перед секретарем их стоит двенадцать и каждому нужно машину, командировку, комнату для переговоров, не так просто бывает понять, на какую амбразуру бросаться грудью. Этому можно научиться, проработав некоторое время в компании и ознакомившись с основными правилами планирования времени.

Гораздо более сложная задача в данном случае – совместить интересы начальника, чей покой вы обязаны хранить, и тех самых менеджеров, которые приносят компании деньги (а значит, и покой руководителю). В таких компаниях редко бывает четко установленное время подписания документов, а если оно и есть, то нарушается. Потому что если вовремя не подписать и не отправить письмо/контракт/конкурентную карту, то можно упустить выгодный заказ и хорошего клиента.

При этом руководитель очень часто отсутствует в офисе, т. к. находится на переговорах или в командировках. Соответственно, секретарю необходимо следить за тем, чтобы всегда на месте был хотя бы один человек, наделенный правом подписи документов, а доверенности на подписание не были просрочены.

Еще одной особенностью работы секретаря в такой компании является очень большой объем телефонных разговоров. Формально первичное консультирование по товарам и услугам не входит в обязанности секретаря, но на самом деле хороший секретарь обязан иметь далеко не общее представление о том, чем занимается его компания, что именно она продает, какие преимущества есть у предлагаемых товаров и услуг, основных клиентов и поставщиков.

Также необходимо знать, кто из специалистов ведет то или иное направление, с кем можно оперативно проконсультироваться, если вы не можете ответить на вопрос, понимать, чем бухгалтерия на данном предприятии отличается от финансового отдела.

Не все так страшно, как кажется

Сразу после окончания университета я работала секретарем в небольшой компании, которая занималась продажей судовых запчастей. Первые две недели прошли как в тумане, люди, которые мне звонили, говорили на русском, но это был не тот русский, который я знала. Что-то нужно было с этим делать, причем срочно. Однажды утром я пришла на работу на час раньше. Специалисты на складе всегда приходили к восьми, я это знала. Так что до начала очередного безумного дня я зашла к двум серьезным мужчинам преклонного возраста, в прошлом судовым механикам, и попросила мне рассказать, что мы, собственно, здесь продаем.

До сих пор благодарна им за то, что они терпеливо разбирали фильтры, доставали заглушки, показывали картинки с судовыми двигателями (у меня даже было несколько подробных с подписями к каждой детали). В общем, я перестала пугаться звучащих в телефоне слов, поняла, кому переадресовывать тот или иной звонок, а позже перевела на заказ каталог опреснительных установок, на чем неплохо заработала, а также обогатила словарный запас.

В отличие от секретаря, скажем, горнодобывающего предприятия, которому не нужно разбираться в способах добычи руды, секретарь компании, предлагающей товары и услуги, должен иметь об этих товарах очень ясное представление.

Еще одной из особенностей работы на телефоне является работа с жалобами. Среди тех, кто приобрел товар или услугу, всегда найдутся клиенты, недовольные качеством. Не обязательно качеством товара – это может быть и доставка, и обслуживание, и неверно оформленные документы. И весь этот поток недовольства будет выливаться перво-наперво на секретаря, которому, в свою очередь, жизненно необходимо знать, на какой отдел переводить «жалобщиков», понимать, что высказанные даже самым грубым образом претензии не имеют к нему лично никакого отношения, иметь огромный запас терпения и стрессоустойчивости, чтобы результативно работать с такими людьми.

Кроме того, секретарь в компании-продавце выполняет огромный объем работы с документами: пишет письма, организует отправку документов, разбирает большой объем входящей корреспонденции, регистрирует документы и следит за их прохождением. Потеря времени означает потерю денег. Поэтому долгие поиски нужного документа могут обернуться потерей клиента – клиенты сейчас очень требовательные, иногда лишней минуты ждать не станут.

Знаний, которые можно получить в высшем учебном заведении, для работы корпоративным секретарем недостаточно. Нужно обращаться к дополнительным источникам структурированной информации, например, к курсам повышения квалификации и профессиональным тренингам. Вот примеры того, в чем нужно разбираться:

• Новеллы корпоративного законодательства РФ. Особенности практики сопровождения корпоративных процедур и сделок. Особенности перехода к новой системе организационно-правовых форм юридических лиц, приведение наименований и уставов в соответствие с ГК РФ.

• Правовое сопровождение создания корпорации. Понимание, когда можно использовать типовые уставы, когда нужно разрабатывать дополнения. Особенности перехода АО из публичного в непубличное и наоборот.

• Категории имущества, которое можно использовать в качестве вклада в уставной капитал.

• Актуальные особенности регистрации эмиссии акций. Особенности реорганизация и ликвидации.

• Регулирование прав и обязанностей акционеров, нюансы использования корпоративных договоров и учредительных документов.

• Порядок признания недействительными решений органов управления общества, с учетом условий договора. Детали порядка разрешения сложных ситуаций в управлении обществом. Основания и порядок прекращения прав на акции и доли. Возможности исключения участника из ООО.

• Особенности и правоприменительная практика законодательства об акционерных обществах, нюансы применения постановлений Президиума ВАС РФ по крупным сделкам, в том числе постановление №28 об оспаривании крупных сделок.

• Правовое сопровождение совершения крупных сделок. Нюансы и последствия нарушений в таких сделках. Сделки с заинтересованностью, порядок их одобрения, последствия несоблюдения требований законодательства к такой сделке.

• Правовое обеспечение корпоративного управления, работы общего собрания. Порядок организации, порядок формирования повестки и выборного процесса, нюансы подготовки бюллетеней для голосования. Порядок предоставления акционерам информации к общему собранию.

• Особенности организации и обеспечение работы общего собрания, последствия отсутствия кворума, нюансы порядка голосования и удостоверения результатов, порядок оформления протоколов и хранения документов.

• Возможности оспаривания результатов голосования, результатов общего собрания. Проблемы оспаривания и удостоверения решений с точки зрения нормативных документов.

• Нюансы работы с советом директоров, обеспечение их правовой деятельности. Формирование совета директоров, проблемные вопросы.

• Факторы повышения эффективности работы совета директоров. Институт независимых директоров, правовые основы его регулирования.

От корпоративного юриста как от главного юриста общества требуют глубокого понимания корпоративного и трудового законодательства, их проблем. Специалист должен понимать, как решается проблема множественности директоров в обществе. Знать способы распределения полномочий, порядок заключения договоров, отражение множественности в ЕГРЮЛ.

Еще придется разобраться в порядке раскрытия информации, в оптимальных решениях по его реализации. Нужно понимать ключевые требования к раскрытию информации, последствия ошибок. Отслеживать новации в законодательстве о раскрытии информации о вознаграждении членов органов управления эмитента и сведений о структуре и компетенции органов контроля за его финансово-хозяйственной деятельностью.

Первые упоминания о секретарях, как о представителях отдельной профессии, относят ко временам Древнего Рима. Историки четко воспроизводят описание таких работников, востребованных у патрициев, высокородных плебеев и просто богатых граждан страны. Это были мужчины (вольноотпущенники, рабы или свободные) с хорошим образованием, которые вели дела своих хозяев, давали им советы, хранили их тайны. Уже тогда такие работники занимались делопроизводством, нередко отвечали за корреспонденцию и даже финансы нанимателя.

В течение двух тысяч лет работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Теперь секретариат на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.

Особенности профессии:

• повышенные требования к личным качествам сотрудника — он должен быть доброжелательным и позитивным, но при этом внимательным, ответственным и аккуратным;

• отличные организаторские способности — от качества работы сотрудника во многом зависит функциональность целой компании или отдельных представителей фирмы. По статистике, у женщин лучше получается налаживать бесперебойную работу офиса;

• необходимость работать в режиме многозадачности — мужчины не способны выполнять несколько дел одновременно или удерживать в памяти целую цепочку из заданий или задач;

• умение планировать рабочее время — девушки чаще опаздывают на встречи в повседневной жизни, но на работе они лучше мужчин соблюдают дисциплину;

• наличие обязанностей, выполнение которых мужчинам доставляет дискомфорт — секретари иногда должны поддерживать чистоту на рабочем месте (своем и руководителя), готовить и подавать кофе, выполнять личные поручения работодателя.

Секретарь – это административный офисный работник, имеющий широкий функционал от помощи руководителю до обеспечения жизнедеятельности офиса.

Мнение эксперта

Екатерина Колоколова:

«Еще нужно помнить, что такой работник — это лицо компании. По статистике, с женщинами новые клиенты, просители, заказчики и просто посетители легче идут на контакт, чем с мужчинами.»

Представителю профессии на рабочем месте приходится много общаться, поэтому он должен быть коммуникабельным, обладать культурой речи. Желательно, чтобы у него не было речевых дефектов или особенностей произношения. Сотрудник в приемной должен выглядеть аккуратно и презентабельно. Также в перечне качеств, которые работодатели хотели бы видеть у такого работника: честность, пунктуальность, ответственность, обучаемость, отсутствие вредных привычек.

Современный секретарь обязательно должен отлично владеть компьютером и оргтехникой, знать основные виды ПО, которые пригодятся ему в работе. Если сотрудник будет выполнять обязанности делопроизводителя, он должен знать, как правильно оформлять и регистрировать документы, вести внутреннюю отчетность. В перечень знаний и умений входят: прием звонков по телефону и их переадресация, навыки быстрого поиска информации, получения и отправки корреспонденции. Все чаще в перечень базовых требований включают наличие высшего образования по любому профилю, владение хотя бы одним иностранным языком.

Самыми востребованными на рынке труда являются универсальные секретари, обладающие полным набором нужных профессиональных навыков. Они способны работать в любой компании, независимо от вида ее деятельности и предлагаемой должности. Таких сотрудников обычно приглашают в государственные учреждения, крупные холдинги или филиалы международных фирм.

Вообще, по неофициальной классификации существуют такие виды секретарей:

• ресепшионист — встречает посетителей, отвечает за прием телефонных звонков и их распределение, может выполнять дополнительные мелкие поручения и осуществлять исходящие звонки. Для получения должности не требуется наличие диплома ВУЗа или профессионального училища. Нередко к соискателям выдвигаются строгие требования относительно внешности;

• референт — занимается делопроизводством, контролирует работу сотрудников отдела или офиса, координирует действия курьеров, отвечает за использование оргтехники, следит за ее исправностью. Готовит документы, необходимые руководителю или сотрудникам к переговорам, ведет отчеты. Ответственная должность, для получения которой требуется наличие определенных навыков. Обычно на нее принимают выпускников профильных учебных центров, ВУЗов;

• ассистент или помощник руководителя — перечень обязанностей в каждом случае согласовывается в индивидуальном порядке. Нередко секретарю достаточно иметь навыки работы с компьютером и уметь готовить кофе. Но все чаще личный секретарь — это человек с высшим образованием и глубокими познаниями в сфере деятельности компании;

• технический секретарь — специфическая и не очень распространенная должность. Такой сотрудник должен быстро и без ошибок печатать (десятипальцевый «слепой» метод, не менее 150 знаков в минуту), уметь работать с оргтехникой, отвечать на телефонные звонки. Он редко выполняет творческие задания и дополнительные действия, практически все время посвящая работе с документами;

• переводчик — обязательно отличное знание иностранного языка по запросу работодателя. Уровень владения им должен быть достаточным для ведения переговоров, поиска информации, ведения переписки, работы с документами. Нередко отличных показателей на собеседовании для трудоустройства оказывается недостаточно, требуется диплом или сертификат. При этом сотрудник должен обладать навыками секретаря;

• офис-менеджер — исполнитель, который полностью координирует работу офиса. Он отвечает за доставку воды, заказ и распределение канцелярских принадлежностей, бронирование билетов и гостиниц, вызов такси. За ним закрепляется взаимодействие с внешними службами, ведение деловой переписки, прием и отправка почты. Под его контролем находятся все административно-хозяйственные вопросы подотчетного подразделения.

В отдельную группу выделяется судебный секретарь. Он работает в суде, закрепляясь за одним из судей. Сотрудник ведет протоколы судебных заседаний, отмечает явку участников процессов, рассылает повестки, печатает судебные акты, обрабатывает почту, выполняет распоряжения руководителя.

Чтобы работать секретарем, в большинстве случаев не нужно иметь высшее образование, достаточно закончить профильные курсы. Многие работодатели предлагают обучение на месте.

За что отвечает секретарь-референт?

На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.

В следующем разделе должностной инструкции указано, каковы должностные отношения и функциональные связи, существующие между секретарем-референтом и различными структурами компании. Как правило, в средней по размеру организации секретарю приходится взаимодействовать по материально-техническим вопросам (обеспечение офиса канцтоварами) с отделом административно-хозяйственным, по вопросам документооборота — с прочими подразделениями и, конечно же, напрямую с руководством.

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.

Функции и обязанности

Вам предстоит взять на себя все справочно-информационное обслуживание, касающееся документации предприятия. А также организацию и контроль за ведением делопроизводства в филиалах и отдельных подразделениях компании. Ничего удивительного — вы же не рядовой секретарь-делопроизводитель. Должны уметь документально обслуживать и оперативно организовывать деятельность ее руководства и совещательных органов. Если нет в наличии инспектора по персоналу — вести всю кадровую документацию и учет.

Секретарю-референту генерального директора нужно готовить документы, необходимые для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, организовывать их прием, регистрацию, учет, хранение. Он контролирует правильность подготовки, утверждения и согласования всей представляемой на подпись руководству предприятия документации. Принимает меры к качественному своевременному исполнению поручений начальства, доводит информацию непосредственно до исполнителей, ведет анализ и выдает заключения по докладам и справкам, направляемым руководству.

Кроме того, в функции секретаря входит поддержание оперативной связи по вопросам деятельности компании с гражданами — физическими лицами и отдельными организациями (как государственными, так и коммерческими). Он же принимает посетителей, может вести кадровую деятельность — оформлять личные дела, приказы, трудовые книжки, договора (контракты), командировочную документацию и листки нетрудоспособности, вести табель и выдавать справки о зарплате.

Кто разрабатывает ДИ?

Выбор сотрудника, на которого возлагается ответственность за разработку ДИ, напрямую зависит от масштаба предприятия. Если организация большая по количеству отделов, то типовая ДИ сотрудника составляется начальником определённого отдела для каждой группы должностей. В случае если предприятие небольшое, до 25 человек, то такой документ разрабатывается специалистом отдела кадров.

Нормативной базой для разработки должностной инструкции секретаря-делопроизводителя является Квалификационный Справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 г. № 37.

Профессиональные стандарты секретаря-руководителя составляются с учётом уровня квалификации, применяемые при разработке профстандартов, которые утверждены Приказом Минтруда РФ от 12.04.2013 №148н.

Чем отличается от секретаря

На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.

В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:

• прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
• организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
• регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
• обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
• выполнение мелких поручений директора;
• контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
• организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя. Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой.

Глава 2. Правила оформления реквизитов.

Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;

• эмблема организации или товарный знак;

• код организации;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП);

• код формы документа;

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• наименование вида документа;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• место составления или издания документа;

• адресат;

• гриф утверждения документа;

• резолюция;

• заголовок к тексту;

• отметка о контроле;

• текст документа;

• отметка о наличии приложения;

• подпись;

• гриф согласования документа;

• визы согласования документа;

• оттиск печати;

• отметка о заверении копии;

• отметка об исполнителе;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• отметка о поступлении документа в организацию;

• идентификатор электронной копии документа.

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на три основные части:

1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).

В документе реквизиты отделяются друг от друга 2–3 междустрочными интервалами.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Wоrd fоr Windоws версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Тimеs Nеw Rоmаn Суr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.

Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.

Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.

«Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа.

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа.

Глава 4. Бланки документов.

Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Устанавливаются два стандартных формата бланков документов – АЧ (210х297) и А5 (148х210мм). Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

1) 20 мм – левое;

2) 10 мм – правое;

3) 15 мм – верхнее;

4) 20 мм – нижнее.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов.

В зависимости от расположения реквизитов существует два варианта бланков – угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа;

• общий бланк используют для любых видов документов, кроме письма;

• общий бланк может включать реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

На бланках писем размещают все постоянные реквизиты. Бланк конкретного вида документа, кроме письма включает реквизиты 01(02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости 11, 12, 13, 18, 19.

При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов «страница» и знаков препинания.

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.

Глава 1. Имидж секретаря.

За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. И не зря секретаря принято называть «лицом фирмы», «правой рукой руководителя». Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами.

С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения. Но в тоже время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.

В связи с этим появились новые требования к личности и профессиональным качествам секретаря-референта, появились варианты названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер и т. д.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы.

Большое значение имеет то, как секретарь организует работу с документами. Неряшливо оформленный служебный документ, орфографические и логические ошибки, не вовремя и не по адресу отправленный документ, письмо или факс, забывчивость и небрежность могут нанести большой ущерб делу. Кроме того, секретарь должен быть всегда в форме: продумано и опрятно одет, уметь быстро, и квалифицировано выполнять данные ему поручения, уметь спокойно, без резкости и суеты решать вопросы в рамках своей компетентности. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ.

Чтобы достичь высокого уровня квалификации, секретарь должен развивать в себе необходимые для этого деловые и личностные качества, работать над своим характером, образованием, развивая хороший вкус.

В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые качества:

1) профессиональное мастерство;высокий уровень базового образования, умение работать на компьютере, знание основ работы с документами, хорошее знание русского и иностранного языка.

2) организаторские качества;умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций;

3) ответственность и надежность;умение нести ответственность за задачи, возложенные руководителем.

4) инициативность;умение принимать самостоятельные решения и проявлять инициативу в рамках вопросов своей компетенции, не дожидаясь специальных указаний руководителя.

5) пунктуальность, исполнительность;точное и своевременное исполнение поручений и документов, своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях; умение правильно спланировать мероприятия и строго выполнять их в установленное время.

6) осведомленность;хорошо ориентироваться в вопросах того направления деятельности, в котором работает его руководитель и предприятие в целом; быть в курсе событий, происходящих в подразделении и учреждении.

7) преданность работе, дипломатичность, умение хранить служебную тайну;любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию профессионального мастерства; секретарь должен быть тактичен, вежлив и доброжелателен с собеседником, независимо от личного отношения к нему. Недопустимо разглашать информацию, имеющую секретный характер, а также информацию, которая может нанести ущерб делу или отдельным лицам.

8) хорошая память;развивается секретарем за счет своих способностей, запоминания информации, за счет рационального использования современной оргтехники и справочно-информационного аппарата. В современной науке имеется ряд рекомендаций по развитию зрительной и слуховой памяти. Хорошо использовать такие приемы, как подчеркивание основных слов текста, выделение главной мысли и опорных моментов текста, запоминание их путем многократного повторения. Помогают секретарю в развитии памяти различные справочники, картотеки и т. п.

Для того, чтобы развивать и вырабатывать названные деловые качества, секретарю необходимо воспитывать в себе и целый ряд личных качеств.

Большинство из этих качеств закладывается в человеке воспитанием в семье и школе. В зависимости от полученного воспитания степень их развития у разных людей различна, многое здесь определяется индивидуальными наклонностями, привычками, типом нервной системы. Выделим наиболее существенные качества, необходимые секретарю.

9) коммуникабельность – умение легко устанавливать контакт с самыми разными по характеру людьми;

10) интеллигентность – умение секретаря тактично и вежливо вести беседу, сдерживать и не проявлять отрицательные эмоции, соблюдать принятые в обществе нормы поведения и общения, следить за культурой своего внешнего вида и рабочего места;

11) аккуратность – следует помнить, что «секретарь-лицо учреждения», а лицом самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места и внешнего вида;

12) доброжелательность – вежливость и любезность, создание психологического комфорта в офисе. В разговоре нужно употреблять вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты». Любой человек, обратившийся за помощью к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано.

13) любознательность – желание повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы.

Специалистами выделяются три возможных подхода к имиджу:

1) функциональный (имиджи классифицируют по их функционированию);

2) контекстуальный (имиджи подразделяют в зависимости от контекста);

3) сопоставительный (в основу положено сравнение близких имиджей).

При функциональном подходе различают следующие Имиджи:

зеркальный – имидж, соответствующий нашему представлению о себе: мы как бы смотримся в зеркало и рассуждаем, каковы же мы. При этом мы чаще всего видим в себе, особенно в молодости, больше плюсов, чем минусов.

текущий – наш имидж на взгляд со стороны. Необходимо помнить, что непонимание и предубеждение формируют мнение о нас в не меньшей степени, чем наши реальные поступки;

желаемый – имидж, который мы стремимся себе создать;

корпоративный – имидж организации в целом, а не ее отдельных подразделений. Это и репутация организации, и ее успехи, и степень стабильности;

множественный – имидж, который образуется из ряда имиджей независимых структур. К хорошему имиджу стремятся, например, авиакомпании, использующие собственную символику, униформу и т. д.;

отрицательный – наш имидж, создаваемый оппонентом, соперником, противником.

При контекстуальном подходе имидж классифицируется по социальному контексту, в который вписана личность (имидж политика, имидж бизнесмена, имидж поп-звезды и т. п.).

Сопоставительный подход заключается в сравнении имиджевых характеристик, например, двух лидеров. Их можно сопоставлять по степени компетентности, интеллигентности, готовности к силовому решению и т. д.

Чаще всего выделяют идеальный, первичный и вторичный имиджи.

Идеальный имидж – усредненное представление людей о качествах желаемого лидера. Идеальный имидж никогда не может быть создан.

Первичный имидж – представление о конкретном человеке, личности, субъекте деятельности, сформированное по результатам первичного знакомства с ним.

Вторичный имидж – отражение в сознании электората компромисса между стремлением обрести лидера, образ которого зеркально повторяет идеал, и желанием избежать лидера, образ которого в наибольшей степени противоречит идеальному представлению. Вторичный имидж возникает только в процессе конкурентной борьбы. Сохраняя базовые черты первичного имиджа, он получает новые, так называемые «поверхностные» черты, обретенные в изменившейся обстановке.

Женская деловая одежда является одним из важнейших аспектов современного делового этикета.

Похожие записи:

• Ежемесячное пособие на ребёнка в 2023 году
• Как безопасно получить или передать деньги за квартиру
• Связаться с Линией Консультаций