Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать с ЭЦП при смене генерального директора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно п. 3 ст. 40 Федерального закона № 14-ФЗ, прежний руководитель не имеет права подписи, даже если изменения еще не зарегистрированы в ЕГРЮЛ. Обусловлено это тем, что бывший гендиректор не является лицом, уполномоченным без доверенности действовать от имени организации. При этом и другой сотрудник не может воспользоваться ЭЦП. Применять подпись может лишь тот, на кого она оформлена.
Для чего можно использовать электронную подпись
Ключи ЭЦП позволят Вам подавать документы для регистрации, внесения изменений и ликвидации ООО в Федеральную налоговую службу в электронном виде через Интернет. Больше не потребуется обращение в ФСН лично, практически любой вопрос можно решить онлайн. Удалённо взаимодействовать можно с большинством ведомств, порталами и организациями, авторизоваться в информационных системах и вести электронный документооборот. А также:
- Подписывать контракты и договора с контрагентами и субподрядчиками также удобно посредством электронной подписи руководителя.
- Внутренний электронный документооборот предприятия тоже является полем для применения электронной подписи генерального директора.
- Подать заявку на открытие юридического лица онлайн, даёт возможность участвовать в электронных торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ, в торгах по банкротству, подавать иски в арбитражный суд.
- Создать профиль предприятия в какой-либо государственной информационной системе.
Информационные системы, электронные торговые площадки и иные системы, вправе устанавливать свои требования к принимаемым сертификатам ключей подписи. Рекомендуем заранее уточнять требования в соответствующей системе.
Что делать, если руководитель поменялся в процессе участия в закупке (заявку уже подали)?
В этом случае нужно как можно быстрее оформить полномочия нового руководителя. Нельзя подписывать документы подписью старого владельца, т.к. заказчик признает ваши сведения недостоверными.
Чтобы этого не произошло, заранее выпустите ЭП на уполномоченное лицо компании, которое сможет подписывать документы от имени компании. Пока вы будете оформлять нового директора, ответственный сотрудник будет подписывать документацию своей подписью. Назначить можно, например, главного бухгалтера или заместителя.
Данная позиция изложена в Постановлении АС Восточно-Сибирского округа по делу № А19-21253/2017 от 16.07.2018 г. Арбитражный суд вынес решение, что организация, имея одну электронную подпись, должна позаботиться о выпуске второй ЭП для ответственного сотрудника, который сможет выполнять необходимые действия в отсутствие директора.
Способы подачи документов при смене руководителя
В данной статье рассмотрим существующие способы предоставления документов в налоговый орган для смены руководителя.
Существует два основных способа подачи документов: лично и удаленно.
Каждый из них в свою очередь включает несколько вариантов. Подача документов лично включает как собственно подачу документов лично заявителем, так и через представителя по доверенности, оформленной нотариально. Подать документы лично заявителем (или через представителя) можно обратившись непосредственно в налоговую инспекцию, так и через многофункциональный центр (МФЦ).
К вариантам удаленной подачи документов относятся: подача документов по почте, через курьерские службы DHL Express и Pony Express (данный вариант возможен пока только в пределах г. Москвы), в электронном виде (самостоятельно или через нотариуса).
Рассмотрим плюсы и минусы каждого из способов.
- Датой представления документов при личной подаче является день их получения соответствующим органом.
- При представлении документов непосредственно расписка выдается заявителю в день подачи документов.
- Плюсы:
- не нужно нотариально заверять доверенность.
Минусы:
- временные затраты на личное посещение налоговой;
- регистрирующая налоговая может располагаться очень далеко от заявителя;
- при желании подать документы через МФЦ может оказаться, что по данному адресу компании нет МФЦ, которое сможет принять документы.
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федеральный закон от 8 августа 2001 года N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» представление документов в регистрирующий орган непосредственно или через многофункциональный центр может быть осуществлено заявителем либо его представителем, действующим на основании нотариально удостоверенной доверенности, с приложением такой доверенности или ее копии, верность которой засвидетельствована нотариально, к представляемым документам.
Плюсы:
- при частом оформлении документов, можно оформить доверенность на ответственного сотрудника;
- заявителю не нужно будет лично посещать налоговую или МФЦ.
Минусы:
- затраты на оформление нотариальной доверенности и услуги представителя по подаче и получению документов в регистрирующем органе;
- не всегда есть возможность найти представителя.
- Документы направляются по почте письмом с объявленной ценностью и описью вложения.
- При направлении документов почтовым отправлением при наличии соответствующего указания заявителя направляется регистрирующим органом по почтовому адресу организации не позднее рабочего дня, следующего за днем получения документов регистрирующим органом.
- Плюсы:
- доступный способ, так как документы можно отправить из любого почтового отделения.
Минусы:
DHL Express и Pony Express заключили специальное соглашение с ФНС о доставке документов в налоговую инспекцию и обратно заявителю.
Данный вариант схож с подачей документов почтовым отправлением, но его преимуществом является надежность и более короткий срок выполнения.
Для отправки документов нужно доставить документы в один из офисов DHL Express. Нотариальная доверенность для подачи документов в этом случае не нужна. Документы будут поданы в налоговую инспекцию на следующий рабочий день, а результаты регистрации курьер привезёт на любой указанный при отправке адрес.
Пока доставка через DHL Express и Pony Express работает только для Москвы.
Плюсы:
- не нужно стоять в очередях в налоговой инспекции;
- не нужно оформлять доверенность на получение.
Минусы:
- услуга платная;
- услуга доступна только для жителей Московского региона.
Для того чтобы воспользоваться данным способом необходимо иметь электронную подпись, т. е. получить ключ электронной подписи, выдаваемый сертифицированными удостоверяющими центрами.
Готовые документы будут отправлены Вам электронно в сформированном транспортном контейнере, а на бумажном носителе документы можно получить в налоговом органе или по почте, в зависимости от того какой вариант Вы указали в заявлении.
Однако в случае смены генерального директора Вы скорее всего столкнетесь с отказом выдачи ЭЦП в удостоверяющем центре на нового руководителя. Для получения ЭЦП требуется подтверждение полномочий исполнительного органа, однако до смены руководителя сведений о новом директоре в выписке ЕГРЮЛ не будет.
Что делать с ЭЦП при смене генерального директора
Прежний управленец не имеет права утверждать цифровым сертификатом документы общества, даже если смена ЭЦП при смене руководителя еще не произведена. В противном случае возможны негативные последствия:
- Признание совершенных сделок недействительными.
- Внесение компании в реестр недобросовестных поставщиков.
- Непризнание госструктурами отчетности компании, которая утверждена ЭЦП уволенного директора, что повлечет за собой дополнительные последствия — пенни, штрафы и т. п.
- Несанкционированные расходы. Сертификат наделяет владельца широким спектром полномочий, в т. ч. возможностью распоряжаться денежными ресурсами. В этом случае оспорить банковские операции крайне трудно.
- Уголовная ответственность. В практике возникают спорные ситуации, особенно с причинением ущерба, когда использование ЭЦП при смене директора приводит к возбуждению дела о мошенничестве.
Вот подробная пошаговая инструкция по ЭЦП при смене директора в 2020 году:
Шаг 1. Подготовьте документы для налоговой:
- приказ о назначении или коллегиальное решение;
- форма Р14001 для ФНС, которую заверяют у нотариуса.
Шаг 2. Обратитесь в ФНС и внесите изменения в ЕГРЮЛ.
Шаг 3. Определитесь с областью применения нового сертификата (для сдачи отчетности, участия в тендерах и т. п.).
Шаг 4. Подайте заявку на изготовление цифровой подписи в удостоверяющий центр (замена ЭЦП при смене руководителя подразумевает личное присутствие или оформление доверенности, которую заверяют у нотариуса).
Шаг 5. Оплатите счет за услуги удостоверяющего центра.
Шаг 6. Подготовьте пакет документов для оформления сертификата в соответствии с требованиями центра:
- паспорт, ИНН и СНИЛС управленца;
- документы, которые подтверждают его полномочия, — устав, приказ о назначении (решение или протокол);
- выписку из ЕГРЮЛ;
- заявление на оформление сертификата;
- документы, которые подтверждают оплату услуг центра.
Шаг 7. Получите ЭЦП на нового руководителя на съемном носителе.
Внеплановой можно назвать такую ситуацию:
- Утерян или сломался ключевой носитель, при этом не сделана копия в реестре или на другой носитель.
- Подпись скомпрометирована: есть риск, что ключ электронной подписи стал доступен злоумышленнику.
- Изменились данные в сертификате (ФИО и/или должность владельца сертификата, наименование, ИНН, ОГРН организации, юридический адрес организации, и т. д.).
Во всех трех случаях, прежде всего, нужно отозвать старый сертификат и написать заявление на выпуск нового. В ЦУ СКБ Контур отзыв старого и выдача нового происходят по одному заявлению.
Увольнение старого директора и назначение нового должно произойти в один день.
Недопустимо оставлять ООО без директора даже на время и допускать накладки полномочий руководителей.
При необходимости с прежним руководителем нужно составить акт приема-передачи документов, вверенных материальных ценностей.
Заключите трудовой договор с новым директором и выпустите приказ с датой его назначения.
Заявление о внесении изменений вы должны заверить у нотариуса. Нотариус потребует документы:
- ОГРН
- ИНН
- Устав ООО
- Решение или протокол
- Выписку из ЕГРЮЛ, при необходимости
Подпись заявителя не нужно удостоверять нотариально, если документы подаются в электронном виде с помощью ЭЦП заявителя.
Через 5 рабочих дней налоговая внесет изменения в ЕГРЮЛ. Вы получите лист записи ЕГРЮЛ с новыми данными.
Проверьте, чтобы данные директора были указаны без ошибок.
Можно ли передавать личную ЭЦП другому человеку?
Все вопросы, связанные с ЭЦП регулируются Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Но в нем нет, ни прямого разрешения, ни запрета на передачу носителя с подписью другому лицу. Указано лишь то, что использование подписи без согласия ее владельца считается незаконным (ст. 10 закона № 63-ФЗ).
Таким образом, есть два мнения о возможности передачи ЭЦП другому лицу. Некоторые представители Минкомсвязи и ФНС говорят о том, что такую подпись можно передавать лицу, которому предаются полномочия владельца электронной подписи. Например, когда на время отпуска директора или главного бухгалтера их обязанности возлагаются на другое лицо, и которому предоставляется право подписи соответствующих документов.
С другой стороны, нарушается основное назначение ЭЦП – идентифицировать конкретное лицо, которое подписало электронный документ.
Если владелец ЭЦП все же решается передать ее другому лицу, то необходимо оформить все документы (приказ, акт приема-передачи), в противном случае вся ответственность ляжет на владельца ЭЦП.
Директор решил передать свою электронную подпись
Можно построить свою защиту на том, что таким образом она была согласна с передачей ЭЦП другим лицам, в данном случае, руководителю, одновременно с которым проработала с 11 декабря до 22 января.
| Elis | |
| Добавлено: | #5 Пн Мар 19, 2018 22:45:17 |
| Заголовок сообщения: | |
| http://adilet.zan.kz/rus/docs/Z1500000410
Добавлено спустя 1 минуту 57 секунд: О противодействии коррупции |
По ходу рассуждения стоит обратить внимание на один очень интересный факт. Кто собственно является владельцем КСКП ЭП для целей таможенного оформления — юридическое или физическое лицо?
В соответствии с ТК ТС и Законом о ТР (ст.210), декларантом может являться либо организация, либо индивидуальный предприниматель, либо физическое лицо. Но в любом случае подписантом декларации на товары, фамилия которого значится в графе 54, является гражданин — сотрудник предприятия, действующий в соответствии с полномочиями и выданной ему доверенностью.
Ни один нормативный документ не заставляет генерального директора подписывать таможенные декларации (в отличие от деклараций налоговых). Если внимательно перечитать все нормативные документы ФТС по данному вопросу, то складывается впечатление, что именно физическое лицо должно являться владельцем КСКП ЭП.
При внимательном рассмотрении состава полей КСКП ЭП, которые в настоящее время выдает ГУЦ СВУЦ ТО (а также основные доверенные УЦ), в качестве значения общего имени (СommonName) записаны фамилия, имя и отчество. Из этого делаем вывод, что налицо все признаки того, что владельцем КСКП ЭП, который выдается в ГУЦ СВУЦ ТО, является физическое лицо.
Исторически сложилось так, что в данное поле всегда вписывали Ф.И.О. конкретного человека. Но добавив к сертификату дополнительные поля «OGRN» (ОГРН) и «INN» (ИНН), а также «SNILS» (СНИЛС), получали некий «гибрид», который содержал в себе оба признака, как физического, так и юридического лица. Исследование причин почему так случилось — это тема для отдельной статьи.
Данный факт «гибридного» сертификата, который имеет место быть — это первопричина всех следствий, связанных с несоответствием данных КСКПЭП фактическим. Предполагалось, что ЭП, которая накладывается на документ от имени юридического лица, — это аналог печати организации, а ЭП, где владельцем КСКП ЭП является физическое лицо, — это аналог собственноручной подписи. А в результате мы имеем «гибрид» руки и печати, что, собственно, не смертельно, но проблематично.
Возможно, в будущем будет внесена ясность в понимании данного вопроса.
Как проверить, сколько действует подпись?
Срок действия электронной подписи. Обычно подпись действует 12 месяцев с момента получения. Если вы брали подпись на другой срок и не помните его, то найдите сертификат электронной подписи: в программе «КриптоПро CSP» на вкладке «Сервис» — «Просмотреть сертификаты… ». Откройте сертификат и на вкладке «Свойства» проверьте срок действия в строке «Действителен по».
Если срок действия сертификата истекает после 1 января 2022 года, то до 1 января 2022 года подпись будет работать. Если срок действия заканчивается до этой даты, то перед его окончанием вам нужно получить новую подпись. Куда обратиться за новой подписью сотруднику и руководителю — объясним ниже.
Срок действия аккредитации УЦ. Если у УЦ закончилась аккредитация, то все выданные им электронные подписи перестают работать. Проверьте, что срок аккредитации вашего УЦ не истекает до1 января 2022 года — тогда вам не нужно будет обновлять подпись раньше этой даты.
Возможные риски передачи ЭП
Поскольку нормативного запрета нет, люди часто рассуждают таким образом: ну да, использовать чужую ЭП неправильно, но мы же для дела, никому от этого хуже не будет, а пользователи нашей электронной документации ничего не узнают. Однако это не всегда так. Прежде всего, когда вы доверяете свою ЭП другим людям, контроль за конфиденциальностью ключей неизбежно снижается. Ваш «заместитель» может просто проявить невнимательность и допустить, чтобы ЭП воспользовался посторонний, либо неосторожно словить вирус, который скачает информацию. В результате ЭП попадет к жуликам и организация потеряет деньги или информацию. Но есть и другие опасности.
Рассмотрим судебную практику из различных сфер применения ЭП.
Как получить электронную подпись на нового управленца
Пошаговая инструкция, как получить ЭЦП на нового директора, если его нет в ЕГРЮЛ, по новым правилам:
Шаг 1. Подготовьте документы для налоговой:
- приказ о назначении или коллегиальное решение;
- форма Р13014 для ФНС, которую заверяют у нотариуса (бланк утвержден приказом ФНС № ЕД-7-14/617@ от 31.08.2020).
Шаг 2. Обратитесь в ФНС и внесите изменения в ЕГРЮЛ.
Шаг 3. Определитесь с областью применения нового сертификата (для сдачи отчетности, участия в тендерах и т. п.).
Шаг 4. Подайте заявку на изготовление цифровой подписи в ФНС или аккредитованный удостоверяющий центр. В новых правилах разъясняется, можно ли подать заявление на смену генерального директора электронно с ЭЦП физика, — да, с 01.01.2022 допускается подписание рабочей документации личной ЭП физического лица. Но использовать личную подпись разрешается только при наличии специальной электронной доверенности.
Шаг 5. Оплатите счет за услуги удостоверяющего центра (до 01.07.2021). ФНС и доверенные организации предоставляют бесплатную КЭП с 01.07.2021 для юридических лиц, ИП и нотариусов.
Шаг 6. Подготовьте пакет документов для оформления сертификата в соответствии с требованиями центра:
- паспорт, ИНН и СНИЛС управленца;
- документы, которые подтверждают его полномочия, — устав, приказ о назначении (решение или протокол);
- выписку из ЕГРЮЛ;
- заявление на оформление сертификата;
- документы, которые подтверждают оплату услуг центра.
Ответственность за преступления, связанные с ЭЦП
Механизм использования квалифицированной электронной подписи более или менее понятен. Но чтобы он полноценно заработал необходим контроль и ответственность за нарушения.
МВД подготовило законопроект, ужесточающий ответственность за преступления, связанные с ЭЦП. Ведомство предлагает ужесточить ответственность за нарушения, связанные с неправомерным использованием электронных подписей. Сумму штрафа за это хотят увеличить до 300 тысяч рублей и установить уголовную ответственность вплоть до лишения свободы.
До трех лет будет грозить нарушителю за неправомерное владение ключом или сертификатом ключа электронной подписи. Если же нарушение допустит сотрудник удостоверяющего центра, которые выдают ЭЦП, сесть в тюрьму он может на срок до четырех лет.
Как поступить с ЭЦП при смене директора
Назначается протоколом (решением) новый директор. Подготавливается документ для налоговой инспекции по форме Р14001. Дополнительно его необходимо заверить у нотариуса. Изменения регистрируются в ИФНС от имени нового руководителя. На основании новых данных ЕГРЮЛ директор получает в Удостоверяющем Центре электронную подпись на себя, как на должностное лицо организации. Новый руководитель (или его доверенное лицо) должен подъехать в УЦ лично с оригиналами документов.
Помните! Уведомить инспекцию о том, что произошла смена генерального директора, необходимо в течение 3 рабочих дней (п. 5 ст. 5 Федерального закона № 129-ФЗ).
Несмотря на то, что в должность гендиректор вступает с момента его утверждения, осуществлять юридически значимые действия руководитель может только после вписания его в ЕГРЮЛ. В противном случае генеральный директор не вправе действовать от имени организации. Недействительная сделка не влечет юридических последствий. А ее участники должны возвратить полученное в денежной либо натуральной форме (ст. 167 ГК РФ).
Можно ли передавать личную ЭЦП другому человеку?
Все вопросы, связанные с ЭЦП регулируются Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Но в нем нет, ни прямого разрешения, ни запрета на передачу носителя с подписью другому лицу. Указано лишь то, что использование подписи без согласия ее владельца считается незаконным (ст. 10 закона № 63-ФЗ).
Таким образом, есть два мнения о возможности передачи ЭЦП другому лицу. Некоторые представители Минкомсвязи и ФНС говорят о том, что такую подпись можно передавать лицу, которому предаются полномочия владельца электронной подписи. Например, когда на время отпуска директора или главного бухгалтера их обязанности возлагаются на другое лицо, и которому предоставляется право подписи соответствующих документов.
С другой стороны, нарушается основное назначение ЭЦП – идентифицировать конкретное лицо, которое подписало электронный документ.
Если владелец ЭЦП все же решается передать ее другому лицу, то необходимо оформить все документы (приказ, акт приема-передачи), в противном случае вся ответственность ляжет на владельца ЭЦП.
Заявление по форме Р13014 с документами на изменения нужно подать в налоговую в течение семи дней с момента принятия решения о смене директора. За более позднее обращение грозит штраф.
Приложите к заявлению решение или протокол о смене директора и приказ о назначении нового руководителя. По этим документам ФНС проверяет соблюдение сроков обращения.
Подать документы в ФНС можно следующими способами:
- лично заявителем непосредственно в налоговую или в МФЦ,
- электронно через нотариуса с помощью его ЭЦП.
Процедура смены адреса и смены прописки директора
Вы являетесь руководителем компании? У Вас сменились паспортные данные (ФИО, адрес регистрации и т.п.)? Согласно ст. 31 Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» при смене адреса директора, смене прописки директора фирмы в Москве паспортные данные попадают в налоговую инспекцию автоматически. При смене адреса директора, смене прописки директора органы Федеральной миграционной службы передают новые данные в налоговую инспекцию.
При изменении паспортных данных руководителя ООО, АО, ИП данные о смене адреса директора, смене прописки директора тоже сообщаются в налоговую автоматически.
Если Вы сейчас столкнулись с вопросом о смене паспорта руководителя (смене адреса директора, смене прописки директора) фирмы в Москве, смене паспорта директора, тогда нижеизложенная информация, будет Вам весьма полезна.
При смене адреса директора, смене прописки директора миграционная служба передаёт данные по внутренним каналам связи в налоговую. Затем в течение 5-ти рабочих дней новые данные вносятся в Единый Государственный Реестр Юридических Лиц (ЕГРЮЛ).
По запросу из ЕГРЮЛ может быть дана только выписка о смене адреса директора, смене прописки директора может быть выдана на руки директору организации. Руководитель организации пишет запрос в произвольной форме самостоятельно, заверяет его собственной печатью. Через 5 рабочих дней он сможет получить выписку из ЕГРЮЛ. Если потребуется срочная выписка, подготовленная за 1 рабочий день, в таком случае нужно будет оплатить госпошлину.
Смена адреса директора, смена прописки директора компании определяется как изменение сведений о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы.
Паспортные данные руководителя фирмы не вносятся в учредительные документы юридического лица, а только в (ЕГРЮЛ). Именно поэтому госпошлина за смену адреса директора, смену прописки директора юридического лица не взимается.
Вам непременно надо быть в курсе того, что в учредительных документах ООО и АО не публикуется никакая информация о кандидатуре генерального руководителя. Однако, несмотря на это, все данные о руководителе любой компании содержатся в ЕГРЮЛ.
Узнать о процедуре Смены адреса директора, смены прописки директора, Вы можете из нашей статьи, кликнув по ссылке.
Может возникнуть вполне логичный вопрос руководителя предприятия: «Что мне делать после государственной процедуры по внесению в ЕГРЮЛ изменений, связанных со сменой адреса директора, сменой прописки директора и получения документов из регистрирующего органа?»
После того, как вы получили документы о государственной регистрации изменений в ЕГРЮЛ в связи, если директор сменил адрес, если директор сменил прописку необходимо проверить эти документы на наличие в них ошибок, допущенных регистрирующим органом. Вам стоит проверить все паспортные данные генерального руководителя.
Быстро исправить ошибку, допущенную регистрирующим органом можно только в том случае, если вы заметите её в день получения документов.
Далее издаём приказ о вступлении в должность руководителя общества с указанием новых паспортных данныхПосле того, как Вы получили из регистрирующего органа документы о государственной регистрации смены адреса директора, смены прописки директора, Вам необходимо заново оформить приказ о вступлении в должность Генерального руководителя Общества. В этом приказе Вы уже указываете новые паспортные данные руководителя организации. Приказ подписывается руководителем Общества и на нём ставится печать организации.
Как сообщить в банк о смене адреса директора, смене прописки директора? После получения документа о смене адреса директора, смене прописки директора Вашей организации в регистрирующем органе (в налоговой инспекции, в Москве – ИФНС № 46) руководителю необходимо сообщить в банк, в котором открыт расчётный счёт юридического лица о том, что произошла смена его паспортных данных. Это просто необходимо сделать в том случае, когда у руководителя сменилась фамилия, имя, отчество, прописка? Как это сделать?
В банк необходимо предъявить нижеуказанные документы, которые подтверждают смену адреса директора, смену прописки директора:
1. копию свидетельства о перемене имени (если менялись ФИО);
2. копию свидетельства о браке (если менялись ФИО);
3. Решение (протокол) о смене паспортных данных руководителя;
4. Приказ о вступлении в должность руководителя с указанием новых паспортных данных.
Когда новый руководитель явится в банк со всеми этими документами, ему нужно будет обязательно заверить новую банковскую карточку с образцом его подписи.
Никакие другие государственные органы уведомлять о смене адреса директора, смене прописки директора компании не нужно. Фонды ФСС, ПФР получают информацию о новых паспортных данных руководителя организации в электронном виде через службу одного окна.
По всем вопросам, связанным со сменой адреса директора, сменой прописки директора Вы можете проконсультироваться с нашими юристами по телефону.