Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если не внесли запись в трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Фиктивной будет запись о том, что работник трудился в компании, хотя на самом деле это не так. Бывает, так «оформляют» родственников. Это обман государства, так как человек не работает, но получает стаж для пенсии, если при этом работодатель сдает персонифицированную отчетность и форму СЗВ-ТД.
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Как исправить ошибки другого работодателя
Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.
Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись.
Завести новую трудовую книжку. Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись нельзя. Со слов работника делать записи в трудовой книжке запрещено.
Объясните сотруднику, что отсутствие записи об увольнении повлечет сложности при назначении пенсии и расчете стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности. По заявлению сотрудника, например, о потере трудовой книжки, оформите новую трудовую.
Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя.
Поэтому, если работник не хочет оформлять новую трудовую книжку, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, то по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.
Внести пропущенную запись по подтверждающим документам: основанием будет заверенная копия приказа об увольнении или архивная справка. Компания обязана оказать сотруднику помощь в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.
Как добавить пропущенную запись в ТК работника
Если в трудовой книжке пропущена запись, то ее добавление не должно нарушать последовательность нумерации, ведущейся в ТК. Она вносится после последней записи — под следующим номером. В графе 2 ставится текущая дата, а не дата фиксируемого события (она отражается в графе 3, где непосредственно указывается пропущенный факт трудовой биографии). Наконец, в графе 4 отражаются реквизиты документа, на основании которого в трудовую книжку вносится дополнительная запись. Обычно это номер и дата соответствующего приказа.
Итак, если в трудовой книжке пропущена запись, ее следует внести следующим образом:
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
Общество с ограниченной ответственностью «Третий Рим» (ООО «Третий Рим») |
|||||
|
6 |
03 |
08 |
2015 |
Принят в юридический отдел на должность юриста-консультанта по работе с клиентами |
Приказ от 03.08.2015 № 22-НС |
|
7 |
20 |
10 |
2017 |
Уволен по собственному желанию (п.3 ч.1 ст.77 Трудового кодекса Российской Федерации) |
Приказ от 20.10.2017 № 51-УВ |
|
Начальник отдела кадров Метелкин Метелкин М.С. |
|||||
|
Печать |
|||||
|
Общество с ограниченной ответственностью «Третий Рим» (ООО «Третий Рим») |
|||||
|
8 |
05 |
02 |
2018 |
Переведен с 15 июля 2016 года на должность руководителя юридического отдела |
Приказ от 15.07.2016 № 16-С |
|
Начальник отдела кадров Метелкин Метелкин М.С. |
|||||
|
Печать |
Как сделать запись об увольнении
Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата увольнения;
- в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины;
- в графе 4 дается ссылка на основание (приказ об увольнении).
Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать «уволен» или «трудовой договор расторгнут»?
Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:
- уволен по сокращению штата;
- уволен в связи с ликвидацией;
- уволен по собственному желанию;
- уволен в связи с неизбранием на должность и так далее.
Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.
Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса. Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац. Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.
Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ. Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится. Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.
Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:
- если на окончание трудовых взаимоотношений есть инициатива работника или работодателя, то имеет место расторжение договора;
- если такой инициативы нет, то есть трудовые отношения прекращаются из-за независящих от сторон обстоятельств, то идет речь о прекращении трудового договора (например, статьи 83, 79 ТК РФ).
Заполнение трудовой книжки
Любой документ – это законно сделанные записи, утвержденные уполномоченным лицом. Заполнение трудовой так же ответственно. Для каждой информации в книжке есть специально отведенное место. Все разделы четко регламентируются Трудовым кодексом России.
Работа с трудовой начинается, когда соискатель приходит на работу в компанию. Руководитель, готовый взять человека на вакантную должность, запрашивает у кадрового работника (другого лица) бланк рабочей книжки. Впоследствии сотрудник выплачивает работодателю сумму за предоставленный документ.
В трудовой имеются разделы:
- личные данные>
- сведения о работе>
- сведения о награждениях.
Первоначально оформляется личная информация, которая включает:
- фамилию, имя, отчество>
- число, месяц, год рождения>
- образование, специальность, профессию.
В конце титульника необходимо поставить подпись владельца и сотрудника, заполняющего книжку. Также печатью подтверждается вся написанная информация.
Все основные аспекты регистрируются на следующих страницах трудовой:
- прием>
- увольнение>
- перевод>
- награждения и так далее.
Здесь есть специальные графы, где вносится фиксирование данных:
- номер>
- дата>
- наименование организации>
- сведения о работе (награждениях)>
- указание документа, являющегося основанием.
Желательно в данном документе не допускать ошибок, но зачастую неточности, недочеты, пропуски случаются в самых различных ситуациях.
Если забыли внести запись
Случается так, что компании или предприятия, на которых работал сотрудник и где был допущен пропуск записи в его трудовой книжке, ликвидируются или реорганизуются. В этом случае все исправления и дополнения вносятся их правопреемниками. При отсутствии таковых кадровая службы должна сделать запрос на предоставление выписок из архивов.
Пропущенная запись производится по месту новой работы сотрудника. Основанием для ее внесения является документ, в котором она пропущена, и соответствующий приказ по организации.
В случае утери документа, в котором имеется неточность, для ее исправления изыскиваются и рассматриваются иные источники, в которых имеется информация о трудовой деятельности сотрудника или о том, какие виды работ он выполнял. Не являются основанием для внесения изменений в рассматриваемую служебную документацию показания свидетелей.
Внесение дополнений, касающихся присвоения категорий и разрядов, производится на основании соответствующих приказов и тех же записей, которые имеются в самой трудовой книжке. Образец записи и алгоритм внесения изменений в трудовую книжку остаются в этом случае прежними, за исключением того, что необходимость соблюдения их хронологической последовательности здесь отсутствует.
Важно! При установлении недостающей записи в трудовой книжке о присвоении квалификационной категории сотруднику и при отсутствии или невозможности нахождения приказа об этом, в организации, где он работает в настоящее время, необходимо издать соответствующий приказ. Датой присвоения квалификационной категории в этом случае считается фактическая дата ее получения.
Порядок действий сотрудника
Правом вести трудовые книжки сотрудников фирм и вносить недостающую информацию наделен довольно узкий круг специалистов. Как правило, ответственность за допущенные ошибки несет сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер. Но что делать, если пропущенную запись обнаружил владелец книжки? Так, ему нужно предпринять следующие действия:
- Собрать документы, в которых содержатся необходимые данные;
- Написать заявление с просьбой о внесении пропущенных сведений;
- Подать заявление на подпись директору компании;
- Ознакомиться с приказом о внесении изменении в трудовую книжку;
- Подать заявление вместе с документами в кадровую службу;
- Поставить свою подпись рядом с новой записью.
Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то к этой инструкции добавляется еще один пункт – подача заявления на имя бывшего работодателя. Оно составляется в простой письменной форме и должно содержать просьбу о внесении пропущенных сведений в книжку. Нужно помнить, что если данный документ не будет содержать личной подписи заявителя, он будет считаться недействительным. Приказ же, составленный на основании заявления, должен иметь свой номер и дату составления – эти сведения также указываются в документе.
Порядок заполнения трудовых книжек необходимо знать каждому кадровику. Это поможет не допускать ошибок и избежать недоразумений при обращении сотрудника в Пенсионный Фонд. Кроме того, для внесения пропущенных записей могут понадобиться следующие документы:
- Внутренние документы предприятия;
- Личная карточка сотрудника;
- Трудовой Кодекс РФ;
- Правила ведения и хранения трудовых книжек.
Все дополнения в трудовую книжку должны быть внесены на основании соответствующих приказов и распоряжений компании. Если организация, в которой работал владелец трудовой, ликвидировалась или реорганизовалась, и ее руководитель не может предоставить необходимые бумаги, текущий работодатель должен сделать запрос на предоставление выписок из архива. Обратите внимание, что свидетельские показания не могу служить основанием для внесения каких-либо записей в трудовую книжку.
Если сведения не занесены
Вносим запись, если ее пропустили – это единственное правильное решение. Самые распространенные ситуации следующие.
- Строка о приеме есть, а о расчете – нет. При увольнении каждый человек должен контролировать внесение данных: если их умудрились пропустить, нужно сразу обращаться в отдел кадров.
- Нет информации относительно перевода на другую должность. Так как в процессе перевода на руки книжка не выдается, это удастся узнать только при увольнении, и если соответствующий пункт упустили, то его нужно вписать.
Ошибки в трудовых книжках
Трудовая книжка это один из важных документов, который потребуется гражданину при оформлении своей пенсии. Все записи, которые работодатели вносят в трудовую являются подтверждением страхового стажа работника.
Предположим, что гражданину, работающему на вредных работах или в тяжелых условиях, положена льготная пенсия. И для ее оформления потребуются доказательства, что работа действительно являлась вредной. В этом случае нужно будет, чтобы наименование его профессии, указанной в трудовой, совпадало с наименованием, которое содержится в ЕТКС. Если наименования профессий не совпадают, то гражданину возможно в назначении льготной пенсии откажут. придется собирать дополнительные документы, справки, договора с работодателями и другие бумаги для подтверждения стажа.
Как внести пропущенную запись о переводе в трудовую книжку
Если при заполнении сведений о работе была упущена информация о переводе, а следующая запись датируется передним числом, то нельзя признавать предыдущие данные неверными (в связи с правильностью написания). Вполне законным способом является написание пропущенной информации ниже под всеми сделанными до этого записями.
Первая графа заполняется по правилам, то есть нумерация не сбивается в любом случае, ставится номер записи по порядку. Во второй графе необходимо указать число, месяц, год по факту (сегодняшняя дата). Дата перехода и начала работы на новом месте (должности) прописывается в третьей графе после слова «переведен». Затем пишется, куда и на какую должность было произведено действие перевода. Документ, который является основанием изменений, необходимо указать в последней графе (наименование, номер, дата).
Чтобы избежать неприятных последствий, сотруднику выдается определенная документация подтверждения стажа (справка, копии приказа и так далее).
Восстановление пропущенных записей
Исправления в трудовой книжке могут реализовываться несколькими способами:
| Ситуация | Решение |
| Если ошибка допущена на титульном листе | Можно ограничиться перечеркиванием некорректных данных с последующим вписыванием достоверных сведений и удостоверением их подписями ответственных работников. Правомерность действия подтверждают печатью. |
| Если неверная информация отражена в содержательном разделе – о работе или поощрениях | Её нельзя перечеркивать, также запрещено пользоваться корректорами и другими механическими средствами внесения правок. Записи с недостоверными данными необходимо признавать недействительными.
Фразу о переводе записи в ранг недействующей прописывают в трудовой книжке с указанием обоснования. В следующей строке формируют корректную запись. |
Законодательными нормами не предусмотрен алгоритм действий владельца документа и работодателя, если в трудовой книжке пропущена запись. По этой причине подходы к исправлению такого недочета разрабатывают на основе стандартных рекомендаций.
Как внести в трудовую книжку пропущенную запись о переводе на другую должность?
Вопрос:
Работник увольняется. При внесении записи в его трудовую книжку выяснилось, что год назад он был временно переведен на другую должность, затем перевод стал постоянным, но записи о переводе в трудовой книжке нет. Нужно ли вносить эту запись? Если нужно, то какой датой и что указывать в качестве основания?
Ответ:
Запись о переводе работника на другую должность должна быть отражена в трудовой книжке в обязательном порядке. Внесение пропущенной записи в трудовую книжку, свидетельствующей о переводе работника на другую должность, осуществляется на основании приказа (распоряжения) о переводе в порядке хронологии с указанием фактической даты перевода.
Обоснование:
В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).
Если предприятие, где допустили ошибку, реорганизовано, ищите правопреемника и именно ему направляйте все запросы. Может быть и так, что обратиться к предыдущему работодателю невозможно − предприятие ликвидировано.
«Если ошибку в трудовой допустили в компании, которая уже не существует, сотрудник на новом месте должен написать заявление с просьбой внести изменения. К нему должна быть приложена выписка из ЕГРЮЛ ― ее можно получить в налоговой по месту учета прежнего работодателя, а также все имеющиеся документы, которые могут подтвердить ошибочность записи. Если таковых нет, сделайте запрос в Госархив. Согласно Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 личные дела сотрудников ликвидированных организаций хранятся в течение 75 лет. Собранные материалы станут основанием для внесения изменений», ― разъясняет ситуацию руководитель проектов по управлению персоналом компании СКБ Контур Ирина Савельева.
Как видим, исправить даже одну букву может быть очень непросто. Поэтому отнеситесь предельно внимательно к заполнению трудовой. А кроме того, принимая человека на работу, дайте ему проверить его документ. Быть может, это избавит вас и вашего нового сотрудника от множества лишних хлопот.
Как внести запись в трудовую книжку за прошлое время
Важно учесть, что на основании пункта 1.2 Инструкции в разделах «Сведения о работе»; и «Сведения о награждении»; трудовой книжки нельзя исправлять ошибки путем их зачеркивания. В рассматриваемой ситуации запись в трудовую книжку о переводе на новую должность соответствует действительности, следовательно, недействительной она не является. Имеет место лишь факт пропуска записи о переводе в структурное подразделение. Следовательно, пропущенную запись необходимо внести сразу после заключительной записи в трудовой книжке, применяя общий порядок, установленный Правилами и Инструкцией. При внесении указанной записи в графе 2 следует указать ее фактическую дату. Конечно, в этом случае будет нарушен срок внесения соответствующей записи, а также хронологический порядок записей в трудовой книжке (т. е. пункты 10, 11 Правил), но иного порядка исправления подобной ошибки попросту не существует.