Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Всё о КЭДО: как внедрить кадровый электронный документооборот в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работники могут направлять заявления, сообщения и уведомления с помощью информационной системы работодателя, а также с помощью Госуслуг или портала “Работа в России”, если их применение регламентировано внутренними документами о переходе на КЭДО.
Виды ЭП для работников
Чтобы документ был признан и зарегистрирован, его необходимо подписать с помощью электронной цифровой подписи. Со стороны работодателя используется только УКЭП или УНЭП.
Выпуск электронной цифровой подписи для сотрудника — это обязанность работодателя. В случае использования платных ЭЦП, работодатель несет все расходы на получение и использование электронной подписи.
Виды электронных подписей и документов
| Вид подписи | Документы |
|---|---|
| УКЭП | – трудовой договор; – договор о материальной ответственности; – договор на получение образования; – согласие на перевод; – заявление об увольнении; – отзыв заявления об увольнении; – изменение условий трудового договора; – приказ о дисциплинарном взыскании. |
| УНЭП | любые документы, кроме тех, что подписываются только УКЭП |
| ПЭП | любые документы, кроме тех, что подписываются только УКЭП, по соглашению сторон с требованием к соблюдению конфиденциальности ключа подписи |
Пилотный проект по переходу на кадровый документооборот в электронном виде
Бизнес стремится к цифровизации всех процессов, влияющих на его доходность. К их числу относится и кадровое делопроизводство. Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) позволяет уменьшить расходы на печать, логистику, обработку и хранение документации. Положительным моментом внедрения системы становится и ускорение кадровых процессов, а также сокращение трудозатрат на оформление и поиск требуемой документации.
Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве стартовал 5 мая 2020 года. Сначала планировалось, что он продлится до 31 марта 2021 года, однако позже сроки перенесли на 15 ноября 2021 года. Участие в эксперименте могли принять ИП и юрлица вне зависимости от организационно-правовой формы и типа бизнеса. Организации, которые успели начать переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) ранее, испытали меньше всего трудностей в процессе.
Пилотный проект охватывал различные типы документов, связанных с работой и предлагаемых на подпись сотрудникам после ознакомления, в том числе соглашения о внесении корректировок в трудовой договор, отпускной график, нормативные акты локального характера.
Результатом проведения эксперимента по переходу на КЭДО стали изменения в трудовом законодательстве, регулирующие вопросы электронного документооборота в сфере трудовых отношений.
Как организовать переход на электронный кадровый документооборот
Порядок перехода на кадровый электронный документооборот включает несколько этапов.
Шаг 1. Предварительный анализ
Для начала технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации.
В общем виде схема подготовки к переходу на КЭДО такова:
- Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
- Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота в компании. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый кадровый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.
- Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:
- Низкий — необязательные документы, в числе которых трудовые книжки и ряд заявлений.
- Умеренный — бумаги, на которые не налагается непосредственный запрет на перевод в СЭД, например, табели учёта рабочего времени, отпускные графики.
- Высокий — документы, которые не покрыты законодательством РФ, либо по ним существует отрицательная судебная практика или мнение контролирующих инстанций.
- Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке. В рамках данного этапа перехода на КЭДО компании нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.
Какие кадровые документы можно перевести в электронный вид?
КЭДО — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, кадровых документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге.
Речь идет обо всех кадровых документах, для которых ранее было предусмотрено оформление на бумажном носителе. Однако законом установлено 5 видов документов, которые все же надо дублировать на бумаге.
Документы, которые нужно дублировать на бумаге:
- трудовая книжка на бумажном носителе (до момента, пока работник не выберет электронную трудовую),
- сведения о трудовой деятельности работника по форме СТД-Р (работник даже при КЭДО вправе запросить этот документ на бумаге),
- акт о несчастном случае на производстве по утвержденной форме Н-1,
- приказ (распоряжение) об увольнении работника,
- документ, подтверждающий прохождение работником инструктажей по охране труда.
Рабочая группа готовит план перехода (дорожную карту, график), в котором прописываются задачи, этапы, конечный результат каждого этапа и ответственные за его выполнение. С ИТ-мероприятиями должны быть увязаны и организационные мероприятия, которые требуются для запуска проекта: нужно составить и подписать с работниками целый комплекс документов, чтобы новая технология была легитимной.
При разработке плана следует принять решение, будет ли компания распространять КЭДО на весь персонал или в порядке эксперимента разработает сначала пилотный проект для ограниченного круга работников. К пилотному проекту удобнее привлекать сотрудников административных подразделений и офисный персонал, поскольку для них легче обеспечить доступ к ИС.
Также важно определить виды документов, которые будут формироваться в ИС. Их список может быть приложен к локальному нормативному акту об электронном взаимодействии работодателя и работников (см. Пример 2). В идеале нужно:
- подготовить список автоматизируемых процессов,
- по каждому выявить оформляемые документы (лучше перечислить все: и электронные, и бумажные, чтобы была полная картина);
- установить, при помощи какого вида электронной подписи какие действия совершаются с электронными документами (кроме подписания еще возможно утверждение, согласование, ознакомление).
Расходы на получение и использование электронных подписей (ЭП) работникам несет работодатель (ст. 22.2 ТК РФ).
Если организация решила работать через портал «Работа в России», то их можно будет получить в МФЦ. Если же организация решила осуществлять КЭДО в другой ИС, то ей придется:
- либо оплатить работнику покупку квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в удостоверяющем центре,
- либо можно самостоятельно сгенерить неквалифицированную ЭП (УНЭП), но ее легитимность стороны должны подтвердить соглашением (см. Пример 3). Дело в том, что целый ряд документов, прямо названных в ТК РФ, работник должен подписывать УКЭП или УНЭП (см. Таблицу в № 2’ 2022), и только «иные документы» могут подписываться простой ЭП. Поэтому снабжать работников придется ЭП с защитой не ниже, чем у УНЭП.
УКЭП должна быть как минимум у генерального директора организации, потому что ряд документов со стороны работодателя должны подписываться именно ею. Но остальные документы со стороны работодателя, и даже все документы со стороны работников могут подписываться ЭП попроще. Это даст существенную экономию.
Уведомление сотрудников и получение от них согласия
Срок и порядок уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО определяется локальным актом работодателя, который устанавливает порядок перехода на ЭДО. Однако имеется ограничение — дата перехода на ЭДО не может быть раньше даты уведомления сотрудников. По соискателям, устраивающимся к работодателю, уведомление о применении в компании кадрового ЭДО также производится в обязательном порядке.
После уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО работодатель получает от них письменное согласие о том, что они согласны на переход. При отсутствии письменного согласия считается, что сотрудник отказался от оформления электронных кадровых документов. В таком случае за сотрудником сохраняется право подать такое письменное согласие в будущем.
Согласие не нужно получать от работников, которые устроились после 31 декабря 2021 года и у которых на эту дату нет трудового стажа (ч. 7 ст. 22.2 ТК). Если у лица имеется трудовой стаж на эту дату, то при приеме на работу он имеет право отказаться от кадрового ЭДО.
Отсутствие согласия на переход к ЭДО сотрудника или соискателя — не основание для отказа при приеме на работу или для увольнения. Кроме того, не является основанием и отсутствие у них электронной подписи.
Если сотрудник откажется от кадрового ЭДО, он не лишается возможности получать документы, связанные с трудовой деятельностью, которые оформляются в электронном виде. Работодатель должен безвозмездно и сразу же при поступлении требования предоставлять этим сотрудникам необходимые документы, оформленные соответствующим образом в бумажном виде (ч. 9 ст. 22.2 ТК).
Если сотрудник подает заявление о выдаче кадровых документов или их копий, работодатель выдает их в течение трех рабочих дней с момента поступления заявления.
Кадровый ЭДО – для чего
Электронный кадровый документооборот решает проблемы бумажного формата:
-
риски неправильного или несвоевременного оформления документов;
-
сложности с обработкой документов;
-
необходимость закупки бумаги, канцелярских принадлежностей, оплата работы курьеров и т.п.
Особенно эти проблемы ощущают компании с обособками, когда подразделения находятся в разных городах.
Результат перехода на КЭДО – автоматизация и упрощение отдельных бизнес-процессов:
-
нет необходимости вручную набирать и распечатывать документы;
-
программа с платформой для КЭДО контролирует полноту, целесообразность и правильность указываемой сотрудником информации;
-
значительно сокращается время оформления и подписания документов;
-
снижаются затраты на организацию бумажного документооборота.
Пару слов о кадровом ЭДО
Пандемия 2020 года внесла свои коррективы и стала отправной точкой в изменении законодательства по вопросам КЭДО. Вначале работодателям позволялось вести электронный документооборот в случае, если позже документы будут подписаны в бумажном виде. Наряду с этим электронные подписи признавались судами равнозначными обычной подписи, на основании закона Об электронной цифровой подписи. Сегодня же даже электронные документы о приеме на работу воспринимаются спокойно, что значительно упрощает процесс найма сотрудников, устраивающихся удаленно.
Переход компаний на ЭДО — главная тенденция 2022 года. Чтобы не ждать, когда его сделают обязательным для всех, перейдите на упрощенный способ ведения документов уже сейчас.
Для внедрения ЭДО в компанию необходимо:
- Сгенерировать для сотрудников уникальную электронную подпись
- Подготовить ряд внутренних документов для принятия ЭДО
- Настроить электронную систему (например, СБИС)
Что такое кадровый документооборот и кто может его применять?
Создание, подписание, применение и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с 2022 года принято называть электронным кадровым документооборотом.
Сразу необходимо отметить, что решение о переходе на кадровый ЭДО каждая организация принимает самостоятельно. В ТК РФ не закреплена обязанность перехода организаций на новую систему ведения кадрового учета. Тем же, кто принял решение о применении нововведения, следует руководствоваться новыми статьями ТК, внесенными Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Сроки перехода также не определены. Каждый работодатель может воспользоваться возможностью ведения кадрового учета в электронном виде уже сегодня, отложить на неопределенное время, или же оставить все в классическом виде.
Важно! В организациях, где принято решение о переходе на кадровый ЭДО, нет необходимости хранить копии кадровых документов на бумажных носителях.
Компоненты автоматизированной системы КЭДО
Наиболее значимые обстоятельства, которые нужно будет учесть при планировании перехода : уровень электронной подписи, которой следует подписывать различные виды документов, и перечень документов, которые можно оформлять только на бумаге.
| Вид используемой информационной системы |
Вид подписи |
Подписываемые документы |
| Информационная система работодателя |
Работодатель |
|
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Все виды документов |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора |
Все документы, кроме:
|
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Работник |
||
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Любые документы |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора |
||
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Простая электронная подпись в информационной системе работодателя |
Документы, кроме:
|
|
| Единая цифровая платформа «Работа в России» |
Работодатель |
|
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Любые документы |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Работник |
||
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Любые документы |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке за получением услуг в электронной форме. |
Какие документы переходят в цифровой формат
Этот вопрос все компании, государственные и общественные организации, предприятия разных форм собственности решают сами. Кадровый ЭДО применяют при формировании многих видов документации в отделе кадров, при подписании договоров (ТК РФ ч. 1 ст. 22.1).
В электронный документооборот кадровых документов включают:
-
правила внутреннего трудового порядка;
-
договоры с наемным персоналом;
-
табели по учету рабочего времени;
-
должностные инструкции;
-
расчетные листки;
-
приказы на очередные и внеплановые отпуска или командировки.
После того, как введен электронный кадровый документооборот, персоналу компании не нужно подписывать авторучкой трудовые договоры с работодателем, приказы о переводе на новую должность или график отпусков. Они могут напечатать заявление на компьютере или отправить его со смартфона.
В бумажной форме по-прежнему (ТК РФ ч. 3 ст. 22.1) нужно заполнять:
-
трудовые книжки;
-
акты о произошедших несчастных случаях;
-
приказы о принудительном или добровольном увольнении;
-
сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СТД-Р;
-
журналы по различным производственным инструктажам.
Если сотрудники добровольно получили электронные подписи для кадровых документов, их можно сразу переводить в цифровую систему, предварительно отправив каждому уведомление о переходе на КЭДО. Если кадровикам какие-то документы удобнее оформлять привычным способом, можно параллельно вести бумажную документацию.
Если отдельные сотрудники не хотят получать кадровые документы в непривычном для них электронном виде, кадровики обязаны их выдавать на бумажных бланках.
Компания не вправе уволить или не принять сотрудников, которые:
-
не имеют цифровой подписи;
-
не захотели сразу перейти на кадровый ЭДО.
Преимущества КЭДО: плюсы и минусы для работников
Среди преимуществ решения в первую очередь выделяют экономию бюджета. КЭДО позволяет отказаться от бумажных носителей и, тем самым, снизить затраты на покупку расходных материалов (например, на заправку картриджа для принтера), логистику и организацию архива. Также КЭДО способствует снижению трудозатрат. Система помогает сократить время на поиск, передачу и подписание документов. Сотрудник может подписать документ за 1 минуту и с любого устройства (в том числе и с мобильного), просто отправив его в системе согласующему. Работник получит уведомление и подпишет документ электронной подписью. Кроме того, КЭДО позволяет предприятиям исключить человеческий фактор и снизить ошибки при формировании и подписании документов, а также выстроить оперативную коммуникацию с удаленными сотрудниками с помощью слаженной организации дистанционного взаимодействия. В целом решение существенно экономит рабочее время сотрудников. В систему можно загрузить шаблоны всех необходимых типов документов, в дальнейшем не придется тратить время на их формирование. В любой момент работник может посмотреть, на какой стадии находится документ, что позволяет полностью контролировать движение и подписание документов, обеспечивая тем самым прозрачность процессов.
Шаг 2. Утвердить порядок осуществления электронного документооборота
Для перехода на КЭДО понадобится утвердить еще один локальный нормативный акт — порядок осуществления электронного документооборота. Он тоже утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. В данном порядке могут предусматриваться:
-
сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
-
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
-
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, которые работодатель решил оформлять в электронном виде, на бумажном носителе;
-
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ РАБОТА С БУМАЖНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Для начала посмотрим, как можно использовать системы электронного документооборота при работе с документами на бумажных носителях.
Словарь кадровика Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
В кадровой службе обрабатываются документы:
- входящие (поступающие из других организаций);
- исходящие (отправляемые в другие организации);
- внутренние (создаваемые в организации для использования в управленческих процессах).
Особенность кадровой документации состоит в том, что в основном это внутренние документы.
Процесс работы с документами всех видов сводится к их передаче от одного должностного лица к другому, т. е., по сути, к их перемещению внутри компании по определенному маршруту:
- входящие — от получения до исполнения;
- исходящие — от создания до отправки;
- внутренние — от создания до исполнения. При движении документов выполняются определенные процедуры,
- набор которых зависит от вида документа. Некоторые из них могут быть автоматизированы.
Какие процедуры работы с документами можно автоматизировать?
Прежде всего, согласование проектов документов, регистрацию, контроль исполнения и поиск в системе электронного документооборота.
Отметим основные особенности выполнения этих процедур применительно к кадровой документации.
Преимущества Кадрового ЭДО
Что бы понять, целесообразно ли переходить на КЭДО, необходимо рассмотреть преимущества данной системы:
- Быстрота работы. Система ЭДО во многом упрощает работу кадровой службы предприятия. Сотрудники получают документы в электронном виде и могут сразу же их подписать, при этом не надо разносить им бумажные документы и ждать, когда они их подпишут и вернут.
- Эргономичность. Электронные документы храниться в соответствующих папках, в которых легко найти нужный документ. Такие документы не занимают много места, не расходуют бумагу и иные канцелярские принадлежности.
- Контроль за подписанием документов. В электронном виде сразу же видно какой сотрудник не подписал документ. Причем, если он долго его не подписывает, можно выслать дополнительное напоминание.
- Цифровая подпись. Благодаря электронной подписи можно расписаться на всех трудовых документах, в том числе и в трудовых книжках. Для кадрового работника такая система удобна, так как экономит много времени и сил.
- Единая система для самозанятых и удаленных сотрудников. Сотрудники, которые работают на удаленной основе, могут не приезжать в организацию для подачи или подписания документов. Все кадровые вопросы будут решаться ударенным образом.
- Упрощение работы. Система КЭДО во многом упростит процесс работы кадровой службы. Вместе с тем пока данная система только вступает в свои права, предприятия, использующие ее, будут считаться более передовыми и технологичными.